农业科研单位档案工作上等升级思考

刘煜

【摘要】我国地域辽阔，农业可以说占据着我国经济发展的半壁江山。而我国农业科研与科技推广，都需要农业科研单位的大力支持。一直以来，我国科研人员都致力于科研项目的研究工作，这是推到动我国农业发展的主要动力。农业科研单位将科研项目、技术等资料完整的记录备案，对我国农业发展有极大的促进作用。本文对农业科研单位档案工作上等升级展开研究与思考。

【关键词】农业科研单位；档案管理工作；上等升级；思考

前言

我国优秀的农业研究人才大都集聚在农业科研单位，农业科研单位发展壮大可以推动我国综合国力大幅提高。在农业科研单位，档案管理工作相当重要，其涉及面较广，包括多种类别，从中可以详细了解我国农业科研发展的轨迹，其内容是我国几代科研人员共同努力的成果，是劳动智慧的结晶。正是这些无价、珍贵的知识与信息资源，推动着我国农业飞速发展，对档案工作上等升级意义深远。

一、农业科研院所档案管理人员的现状分析

（一）缺乏专职的档案管理人员

2003年，我国农业部对农业科研单位实施改革，裁剪了许多管理人员，使各级农业科研单位管理团队更精简，从而导致许多单位不再设立专门的档案管理员，而改为兼职进行管理，因而导致档案管理问题重重。因档案管理员基本都是身兼数职，因此用于整理、归档档案的时间变得非常少，而这点时间对于档案管理工作是远远不够的，有时根本无暇对其进行整理、甄别与完整的记录。在其他工作之余对档案进行查阅、归档，极易出现档案信息输入错误，甚至档案丢失，从而增加了档案管理工作开发利用的难度，影响了档案管理的上等升级。

（二）科研单位忽略了档案管理工作，档案管理员工作不积极

农业科研单位顾名思义主要工作是搞科学研究，因此，单位领导更加重视科研工作与农业的发展，往往大部分时间都用于研究上面，而忽略了档案管理，因此对其所需要的设备置之不理，对其投入较少，档案室环境较差，在防火、防潮、防盗等方面的设备不到位，档案管理建设一再拖延。因科研单位的领导都不重视这项工作，这种现象直接对档案管理员造成了影响。档案管理员在工作时得过且过，并认为只要将档案归档、进柜，就是完成工作了，而不去掌握档案管理的各项要求，如搜罗、整理、编制、研发、利用等工作往往被忽略。

（三）档案管理人员的专业知识更新缓慢

农业科研单位对于档案管理员疏于管理，对其培训次数少之又少，使得档案管理员专业知识滞留不前，尤其是网络信息化技术的运用，档案管理员因缺乏网络信息专业知识，而在工作中无从下手。档案管理员从事这项繁重的工作，不常与他人交流，信息封闭，再加上培训教育环节缺少，导致思想落后。档案管理员就像是在一个封闭的场所进行工作，长此以往，必定会厌倦、烦躁，而且该工作工资待遇不高，能力不被认可，感觉晋升无望，在各种压力作用下，身处这种压抑的环境中，工作质量难以保证，不利于档案工作的上等升级。

二、农业科研单位档案管理中存在的主要问题

（一）管理设施条件有待改善

目前，档案工作逐步向信息化迈进，信息化发展对档案管理工作提出新的要求。传统的办公电脑与各项设备已经与现代高科技脱轨，因此需要对各种软件与硬件设施进行更新、升级，以实现信息化管理模式。但是，部分农业科研单位将大量资金投入到科学研究上面，很少将资金投入到档案管理上面，因此，档案管理所需要的仪器设备都因资金短缺而一拖再拖。就档案盒而言，现在仍有一些科研单位使用纸质，沿用传统的档案管理方法，使得其利用率低下。使用者在找寻需要的档案时，只能在档案盒中一章一章的仔细查找，这种档案管理方法既繁琐，又费时费力，同时在反复翻找过程中，往往会损坏档案原件，使得资料纸张出现变黄、没有韧性、字迹褪色等现象，若长此以往，档案的完整性不能确保。以往有许多档案材料所用纸的质量较差，在记录时采用圆珠笔或钢笔，从而使得字迹出现模糊，辨认难度增加，档案管理员在整理这些资料时，难度很大。

（二）农业科技档案形成周期长，不能确保其连续性和完整性

因农业科研受制于农业的特殊性，使得科研时间延长，有时甚至几年或更长时间。而且农业科研项目通常都是几家单位共同研发，研究人员不稳定，档案材料若没有专人及时整理，随时都有可能遗失。而科研档案因长期散落各处，使得材料的连续性与完整性不能得到保障。

不仅如此，部分科技人员所研发的亲本、育种、生物技术等材料，在市场上占据的份额比较大，出于经济效益考虑，对于交出核心内容非常抗拒，使得档案资料难以维系完备无缺、准确可信，这样的档案就如同废纸一张，没有任何意义。

（三）档案管理的科学化、信息化、利用率低

近年来，科技飞速发展，各种技术不断升级、创新，网络信息化技术的运用使档案管理系统整体提升了一个大台阶。但在一些农业科研单位虽然引进了大量的领先技术，却因各种因素的限制未能发挥出其功能。例如，某单位将人事档案记录到计算机中，但信息使用人员仍沿用人工方法来查找、阅读与资料检索，虽有设备却没有實现无纸化办公。而纸张材料增加了档案管理与保存的难度，使查档效率降低。开展搜集、归整、甄别、保管等一系列档案管理工作的主要目的是为利用者提供完善、真实的资料信息，为组织人事工作服务，而人事调动则需要这些可信的资料做出最正确的行动。人事档案管理通常都比较重视保密工作，而忽视了使用功能，往往使用者更倾向于自然情况、简历、工资、职称等查询内容，这种单一的使用方式，再加上等着他人主动寻求帮助，使得档案利用陷入被动局面。同样，科技档案管理不应只注重保密，更应发挥档案技术效用与社会效益，为使用者所用，才能体现出其真正的价值。

三、农业科研单位有效提高档案管理能力的对策

（一）加强宣传，提高档案管理意识

档案管理工作想做好，需要从两方面抓起。首先是转变单位领导的陈旧思想，对档案管理功能引以为重，将对其重视程度与单位发展、干部队伍建设相持平，投入人力物力促进其发展。给予档案管理工作多一点关心，定期检查，处理其中存在的问题，真正促使档案管理工作走上规范、科学、制度化建设路线。其次，动员所有人学习《档案法》，通过宣传教育，使单位员工的档案意识增强。管理员直接与档案亲密接触，是关乎档案完整的主要负责人。因此，让其认识到档案管理工作的重要性，才能对工作认真负责，恪尽职守，做好档案管理，杜绝出现人档分离事件，竭尽全力促使档案信息真实可信、合法有效、精确实时、完备无缺，为档案严肃性、科学性与完整性而努力。endprint

（二）培养档案管理员的综合素质、熟练掌握各种业务

就档案管理工作本身而言，有非常强的专业性，因此，从事这项工作的人员不但自身具有准确的思想理念，还应同时兼具深厚的理论基础，即所必须具备的专业知识与技能。农业科研单位的专家学者有多种类型，科研项目多种多样，而档案就像一个储藏室，包含了众多科研人员与科技成果的详细资料，因此，农业科研单位所需要的档案管理员必须具备良好的综合素质，认真的工作态度、优良的政治素养、強烈的责任心与使命感，同时对档案管理工作的规定与标准烂熟于心。单位领导还应在日常工作中对档案管理团队进行培训，通过加强培训、教育，将先进的业务知识传授给管理人员，拓展其知识面，掌握更多的技术，提高自身的操作能力与水平，从而做好档案管理工作。

（三）加大投入，使档案工作基础条设施更齐全

农业科研单位的领导应当加大对档案管理部门的支持力度，应及时的对档案管理的各项设备进行更新。对档案管理室配备计算机、打印机、扫描仪器等各种领先的硬件设备；而且，应对干部档案盒进行实时、准确的更新，将以往的档案盒全部淘汰，因老的档案盒已经与现今规范化的管理模式严重脱轨，档案管理人员应向单位领导或财政部门提出申请，争取更多的资金，完成更新；同时对档案库房与档案室进行翻新或重建，必须具备坚固的防火、防潮功能，而且档案柜全部换成规范的铁质，并在内部设立配套的降温、灭火、去湿等设备；最后，不能将档案库房、阅档室与办公室等混合使用，而应隔离开。

（四）强化档案信息化建设

档案建设实现信息化，可以提高档案的管理水平以及服务水平，通过现代化的管理模式，方便为资料使用者提供贴心的服务，将档案的利用价值发挥到极致。档案管理信息化建设的主要手段为网络、计算机与信息技术，围绕档案信息资源进行档案的搜罗、规整、保管、研发、利用等工作，整个过程都运有现代化管理模式。农业科研单位情况比较特殊，档案中有些重要资料保密性很强，因此按照其特点，将档案中可以公开的部分放到网络上，供人览阅。通过这种方式，将农业科技技术与成果推广开来，让更多的人了解，提高农民的认知能力、丰富其农业知识，既为社会发展做出贡献，也让档案服务社会的功能得以体现出来。通过信息化建设，将农业科技档案的作用与价值发挥出来，才能使利用效率增高。科研档案信息化建设可以让档案管理更规范，只有在这种现代化、数字化的管理模式下，才能使服务反馈体系更健全，利用率更高，其功能与成效才能发挥出来，使档案管理上等升级，促进我国农业的发展。

四、结语

农业科研单位的档案是国家科技档案中最重要的一部分，里面载录着我国珍贵的农业科学研究，这些知识是我国最宝贵的财富，彰显出我国农业科技深厚的实力。农业科研单位应当将立项课题的全部资料备录在案，务必确保其完整无缺、真实可信。经过长期的累积，这些完备的科学资料将成为农业发展的根本。所以，农业科研单位应当重视档案管理工作，在人力、物力方面给予大力支持。档案管理员应当坚守岗位，认真、科学、严格的完成档案管理工作，确保档案资料完整、真实、清晰、全面，使档案工作真正实现上等升级。

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