浅析如何实现档案管理的现代化

周桂兰

摘 要：随着信息化时代的到来，档案管理工作也面临着许多的新挑战。各地方的档案管理工作普遍面临着现代化程度偏低的问题，这个问题的出现主要归因于管理人员素质偏低、经费投入不足、缺乏统一的管理标准等等。本文以档案的现代化管理为研究对象，具体分析了档案管理工作中存在的各种不足，并且针对提高现代化管理质量提出改进对策。

关键词：档案管理；现代化管理；提高

随着计算机在各行各业中的普及率不断提高，各个工作领域使用计算机办公的程度也随之提高，无形中提高了各项工作的自动化水平。现代化的档案管理指的是管理人员根据档案管理的实际需求，运用现代化的管理手段提高档案管理质量，为用户提供更好的服务。目前我国各个地区档案管理的水平存在很多差异，但是普遍都存在现代化程度偏低的问题，这个问题的存在也严重影响了我国档案事业的发展。

1 档案管理现代化的含义

档案管理指的是利用现代化的管理理念和管理方法，提高档案管理人员的素质，调动管理人员的工作热情，改善传统档案管理中的不足，提高档案管理的质量，使档案管理工作更加智能化、信息化。比如利用计算机微缩技术将纸质的文档缩微复制并储存到电脑中，提高档案的保存时间。现代化的档案管理对人力资源需求量较少，管理效率更高，能够及时为用户提供所需求的各种信息。可以说现代化的档案管理方式是顺应信息技术发展的体现，是档案工作不断向前发展的必然需求。随着计算机性能的不断提高，各类型管理软件数量的增长，计算机俨然成为档案管理的重要工具，也是实现档案管理现代化所必不可少的工具。因此在新时代中有必要提高档案管理的现代化水平，以更好地促进各项事业的顺利开展。

2 档案管理现代化存在的问题

2.1 管理缺乏标准

管理标准是否统一是决定档案能否实现现代化管理的重要因素。很多管理人员在从事档案管理工作的时候，会发现档案数据比较零散，不成体系，管理起来也比较复杂。同时受到政治體制以及历史发展因素的影响，各个单位几乎各自为政，自己管理本单位内部的档案，这也导致不同类型的档案管理依据的是不同的标准，很难规范统一。正是因为缺乏统一的标准，档案管理很难实现现代化，各地方的管理工作也存在着重复建设的问题，影响了档案管理事业的发展。

2.2 管理人员素质偏低

虽然随着信息化技术的不断提高，计算机已经逐渐取代了许多的人工工作，但是档案管理中仍然有许多工作必须依赖人工，因此人员素质的高低也直接影响到了档案管理的现代化水平，应为管理人员注入更多的现代化管理理念。从目前的管理现状来看，不同地区的档案管理现代化程度不同，主要原因在于员工的素质水平层次不齐。沿海地区经济比较发达，员工接受更多现代化管理的理念，因此管理水平整体偏高。西部地区档案管理事业发展缓慢，信息化水平偏低，很多员工还未掌握最新的管理方式，这也导致在平时工作中，这些员工仍然采用传统的档案管理方式，无法满足现代化管理标准。

2.3 资金设备投入不足

资金的投入量取决于领导对档案管理的重视程度。很多领导并未认识到档案管理的重要性，认为不需要花费大量的资金投入到现代化档案管理建设中，这也导致了现代化管理模式运行缓慢、档案室建设不符合标准，档案管理工作更为实现自动化。有的档案室占地面积小，内部条件差，不符合档案保存管理的条件。在这样的环境中，实现档案管理的现代化只能是空谈。

3 提高档案管理现代化途径思考

3.1 建立统一的档案管理标准

为档案管理确定统一的标准是实现档案管理现代化的重要途径，是各项档案管理工作开展的重要依据。保证档案管理的秩序，提高档案管理的效率，是实现档案管理现代化的重要途径。信息化时代中实现档案资源的联网管理，针对不同档案类型内容制定相应的标准，督促各个单位依据这些标准管理档案，能够有效提高档案管理现代化的质量。对于实践中很多单位强调自身的独特性，无法改进管理模式的问题实则是对标准的忽视，不利于档案的统一管理。

3.2 提高管理人员的综合素质

实现档案管理的现代化不仅需要管理人员拥有丰富的档案管理理念，掌握档案管理的技巧，还要求管理人员具备信息、经济等各方面的素质，这样才能提高档案管理工作者的整体实力。提高人员的综合素质首先要做好人员招聘的把关，为档案部门选拔出高素质的优秀人才。其次在后期的人员管理中，应当加强对人员的培训，采取多样化的教育模式提高管理人员的知识储备，让员工掌握急需具备的技术技能。在工作的时候，管理人员不仅要有辛勤工作、吃苦耐劳的精神，还应当勇于奉献，忠于职守，时刻优化自己的服务能力。

3.3 增强对档案管理的投入

要想提高档案管理现代化的水平，必须加强对档案管理工作的资金和设备投入力度。各级档案管理机构的领导成员应认识到档案管理工作对于各项工作开展的重要意义，提高对档案现代化管理的重视程度，保障档案管理事业的向前发展。

首先档案管理部门应当增强对档案馆建设的资金投入，做好档案馆的通风、采光，为档案的保存创造良好的环境。根据不同类型档案资源的需求程度不同，可以配备适量的电脑设备，提高档案管理的信息化水平。每个档案管理室应当设有监控设备，保证档案资源的安全性。

其次提高对档案管理事业的投入，也需要领导成员转变原先对档案管理的认识，定期检查档案管理的情况，了解现代化管理的进程，帮助管理部门解决现实问题。

最后对于经费的安排应当做好预算，特别是对重点档案管理工作的拨款要到位，通过设立专项预算的方式来预防不时之需。

4 结束语

新形式下提高档案管理的现代化水平是促进档案事业发展的重要途径，也是档案管理工作顺利开展的必然要求。各地方、各层级档案管理部门在开展管理工作的时候，应当认识到自身管理方面存在的诸多不足，努力通过改进各方面的工作来提高管理的质量，实现真正的现代化管理，为各项工作的开展提供可靠的参考。

参考文献

[1].张长河.档案管理原理在档案管理现代化中应用的分析[J].兰台世界，2013（20）：53-54.

[2].杨丽萍.现代化档案管理的研究[J].办公室业务，2014（7）：124-125.endprint