机关单位档案管理困境与对策探讨

邹薇+李鹏

摘 要：档案，即是记录过去，记录历史的回忆载体，其主要意义是让人忆古思今，铭记过去所犯下的错误，并在未来不再重蹈覆辙，其对于任何的组织成长来说都是极为重要的，而机关组织就更加是如此了。

关键词：机关单位；档案管理；困境；对策

机关单位的档案管理主要是对于其每日的实际工作主要内容进行记录，尤其是对于国家的有关政策改进来说是十分有用的参考，过去的经验可以为整体的改进提供有效的参考，同时也更加有效率。但是，当下我国正处在一个全新的发展阶段，在这一时期我国的机关单位档案管理出现了很多困难，比如缺乏效率、纸质文件过多不易于网络管理等等。因此，为了与时俱进，必须准确分析当下需要，并对机关单位的档案管理问题加以解决。因此，本文将从实际出发，分析相关问题的管理办法。

1 机关单位档案管理所出现的问题

当今社会信息量爆炸，社会发展日新月异，在这个互联网的时代，计算机的地位得到了前所未有的提升，由于有了电子技术的加持，很多的工作都更加富有效率了；但是于此同时，为了搭上电子信息技术的顺风车，对于体系自身的信息化管理建设也提出了不小的要求。面对着前所未有的经营理念以及大量使用计算机代行的新时代工作方式，不少机关单位中相对不受到注意的档案管理则在运行中遇到了大麻烦，以下列举几个主要方面。

1.1 对档案管理工作重视性不足

如今的某些机关单位对于国家相关法律，如《档案管理办法》、《档案法》等学习不充分，贯彻不彻底，没有意识到档案对于国家来说是重要的文化财宝，进而导致对档案管理工作的怠慢。

1.2 档案检索效率极其低下

在科技高度发展的今天，档案检索效率与硬件设施有着直接的联系。尽管计算机检索效率极高，但是尽管手工检索效率低下，很多单位却依然坚持并且设置过多检索工具。相比检索工具的数量，我们更应该注意向发展少而精的发展方向，推广计算机检索。

1.3 档案管理人员素质有待提高

很多机关单位对于档案管理人员并不重视，选拔随意，使人员不够专业且频繁变动，虽然经常举行培训但是因为人员经常流动所以几乎是白用工。

1.4 档案利用率低下

古人常常以史为鉴，对于机关单位来说档案不但可以用来回顾过往工作的得失，而且对于日后工作的展开也显得举足轻重；可长期以来，各大机关单位只顾及眼前，使档案落灰，非但损失了档案自身的价值，也损失了数之不尽的潜在效益。

1.5 档案管理制度不健全

目前档案管理的制度并不完善，存在着很多问题，案卷规格不统一，保护、借阅没有明确的规定，进而造成的档案破损、流失，大大的降低了档案的实际价值。

2 机关单位档案管理问题的相应对策

2.1 完善档案相关管理制度

制度的完善对于实际管理的作用是不言而喻的，制定相关规章制度使其工作时有条例可循，加强管理意识，时刻保持自身使命感荣誉感，增强档案管理的规范性，强化档案管理的科学性，从事使之满足机关单位发展的需要，是人员启用档案时有章可循，管理人员有条例可依。

2.2 增强管理人员使命感

使档案管理人员意识到自身工作的重要性是十分必要的，只有意识到自身的使命所在，管理人员才会充满工作热情，不为自身为何奋斗而迷茫，严格遵守规章制度。为此应当加大宣传力度，提高员工待遇，形成管理员精神代代相传。

2.3 提高管理人员整体水平

重整管理人员队伍建设，提高人材选拔标准，提高工作待遇，训练有素的团队非但极富工作效率，而且可以解决很多意想不到的难题，从根本上提高管理水平，促进单位发展，更好的尽到义务。

2.4 增加档案管理工作经费投入，深度挖掘档案资源

只是让管理人员提高重视是不够的，机关单位管理阶层应当提升自身眼界，加大对档案管理的经费投入，只有足够的经费才能改善现有的不良状况；而很多单位没有这么做的主要原因也是因为没有意识到档案之中所蕴含的实际价值，应当同时深度开发档案资源，为日后的工作提供前车之鉴，使之发挥其存在所应有的价值。

2.5 加速档案管理数字化

信息化的浪潮势不可挡，在电子设备如此发达的今天，档案库还启用大量人力简直是不可思议的，这不仅是人力的浪费也是档案管理水平与时代脱节的最好证明，为了打造更简洁，更精干，更有效率的档案单位体系，加快數字化刻不容缓，应当从计算机，网络化抓起，充分利用国内资源，借鉴国外数字化经验，切实提高现代化水准，最大限度发挥档案的服务价值与实用价值。

现在有很多档案有了年头，纸张开始泛黄、腐朽难以保存，应当动员团队力量，加快对纸质信息的数字化转变，保护档案信息健全，便于实际管理，这样不论是刻录成光盘保存还是上传到相关信息库都更加方便有效。

2.6 建立档案保存网络系统

一方面网络系统管理方便整齐划一，对于相关部门来说上传备份都极为轻松，大大的缓解了实际压力；另一方面在调用档案的时候运用查询引擎能够更加快速的找到想要的资源，大大提高办事效率，使得档案能够现实快捷有效的发挥自身作用。

2.7 更新人员调动规则

原来的工作规则使得人员流动过于频繁。提高待遇后，相应的提高工作签约时限，至少保证每次更新人员都有老成员指引，防止每个月都训练但是每个月的人都不同，减少人员代谢频率，从而增加人均工作经验，提高整体素质。

2.8 培养专业领头羊，带动开发创新

诚然，我国时下打的机关单位档案管理还存在着方方面面的问题，而这些问题也着实为提高人员工作水平创造了巨大的阻碍，加之我国目前对于相关档案管理的研究还远远不足，并不能为其提供有效地指导。为了适应新时代的快速发展，档案部门应当大力培养一批档案管理方面的先进知识分子作为领头羊，不断学习进步，更新知识，弥补研究程度不足的缺陷，组织前往国外学习先进管理知识，有道是授人以鱼不如授人以渔，唯有这样才能促进档案管理方法思路的不断开发创新，形成可持续发展的良性循环。

3 结语

综上所述，对于机关单位档案管理的困境对策的探究着实十分必要，这是中国目前机关单位所急需解决的现实问题，我们应当正视现有的不足，并及时加大对目前困境的研究，亡羊补牢为时未晚。

参考文献

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