档案数字化管理在园区档案管理中的必要性

欧凌

摘 要：在社会的不断发展的进程中，传统的园区档案管理工作已经不再适用现在的社会需求，为了顺应时代的发展，推动园区的经济建设，充分发挥园区档案工作的重要作用，园区档案管理方式也要与时俱进，应该不断创新和开发档案管理工作，提高园区档案的数字管理水平。

关键词：园区档案管理；数字化管理；必要性

现在人们的生活节奏越来越快，国家城市化建设也非常迅速，尤其在园区中工程项目很多档案信息的数量也非常多，急需一种安全而高效的档案管理模式。档案是社会资源的组成部分，对经济、文化等影响紧密，合理管理档案是急需解决的问题。目前的信息化程度非常高，但是如何利用现在已有的信息化技术来对减少工作中的失误，降低工作成本，提高工作效益是目前园区档案管理部门应该去思考和解决的问题。档案的数字化管理是现代的一种新型的档案管理方式，通过对档案的数字化转换进行保存管理。数字化管理利用便捷的互联网建立庞大的数据库，提高档案的利用率和使用效率。

1 园区档案数字化管理工作的重要性

园区档案数字化管理是一个很有发展前途的管理模式，随着机算计技术的发展，同时网络技术的更替，产生了越来越多的电子文件，纸质版的传统档案对档案的保存条件相对严格，需要的保存空间大，查阅不方便，已经逐渐的不适用于现在的管理模式，并且其维护成本高，今后必将被数字化档案所取代。

园区的档案是城市园区建设的和经济发展的真实写照，其中记录着非常丰富的信息资源，见证着整个城市发展的过程，园区档案主要载体有磁盘、光盘、录像、照片等形式。园区声像档案是园区建设过程中的主要组成部分，主要包括图片、录音，并辅助以文字的方式记录说明的记录。我国大多数档案的载体是纸质或者是磁带。如何管理和保存此类信息的载体是一个值得深究的问题。

针对园区的档案的长期存放问题，我们迫切需要一个既能够长期保存档案信息，又能安全保存档案信息的媒介载体。优化档案管理的首要问题就是物质载体的性能，其储存期限的长短很大程度上决定了档案管理的优劣。传统的记录载体无非就是光盘磁带等磁性物质，这种磁性物质容易受到外界环境的影响而缩短寿命。因此将磁性物质的信息转变为数字化的电子文件将最大的延长档案信息的寿命。

开发园区档案信息建设工作对园区甚至是整个城市的未来的发展显得非常重要。档案工作要紧紧围绕着园区中心工作进行，充分的利用各种方式和手段，广泛的收集管理方面的各类资料，主动筛选和分析汇总信息资源，扩大服务范围和对象，以提高园区的建设水平和知名度。

2 园区档案数字化管理工作的意义

伴随着管理方式向着数字化方向的发展和落实，越来越多的企业开始关注实行数字化管理之后的工作效率。只有充分改善园区档案数字化管理模式才能促进效率的提高。施行园区档案数字化管理具有特别重要的意义，具体体现在三个方面：一是可以提高档案管理的效率，促进园区工作的展开和施行。现代的计算机技术发展迅猛，可以通过计算机等数字设备提高园区工作的工作效率，可以减轻工作者的工作复杂程度，极大地减轻了工作负担。当代适合是信息化的社会，只有把园区档案的信息合理的整理和保存，才能对工作进行合理的整体的规划，优化信息的流动。二是计算机等现代化设备极大的方便了工作人员工作，很多资料可以再计算机上完成，工作人员在计算机上就可以调查园区的档案资料和进行档案的交换。三是计算机技术的发展对档案的保存有着积极有利的影响。通过计算机系统可以备份大量的档案资料，这些资料以数字的方式保存下来，促进工作的进行。信息的保存技术可以下计算机的平台下不断革新技术，增强工作人员的管理水平。当然，计算机的网络安全问题是阻碍园区档案管理的一个重要因素，但是，如果要实现档案的数字化管理，就必须要依赖网络技术。不过针对数字化的网络安全问题，通常都能靠加强计算机系统的安全防护措施得以实现。以此，虽然发展园区数字化管理模式存在着种种的问题，但是从长远角度来看，数字化管理模式利大于弊，发展园区数字化进程是应该的，也是必须的。总而言之，园区数字化档案管理技术使得信息的管理高效化，值得推广。

3 园区数字化档案管理的优越性分析

园区数字化档案管理的优越性表现在很多地方，主要在效率上和信息储备的可靠性上有着传统档案管理不可比拟的优点。具体而言，对于管理人员方面来讲，数字化档案管理方案对档案管理的工作人员进行对计算机的训练有助于更新数字化的软件和硬件的设备，强化了管理的基础设施。另一方面，档案的管理需要不断地加强，只有合理的管理方法才能将档案管理的有条有理。现代化的管理体系的最终目标是组合服务管理体系，而数字化的档案管理体系最符合现代管理体系的目标，最有利于档案的资料管理，因此在园区的档案管理中被采用。最后，园区数字化档案管理可以提高园区的经济收益，增强园区的资料管理能力，促进资料的高效完成。但是如果最大程度的发挥园区数字化档案管理的效率，必须将数字化管理的方方面面进行整合。

4 结语

园区档案资料由传统的文件处理向数字化管理系统的转化是园区档案管理的发展趋势，但是建立这个过程需要也是有必要建立数据库。园区数字化档案管理模式的工作结合了网络技术和计算机技术和现代管理技术，必须综合的匹配各个方面才能真正发挥数字化管理的优势。园区档案数字化管理是一个很有发展前途的新生管理模式，在建設过程中不可避免的还有很多问题需要解决，但是其在档案资料的保存、查阅和管理，并且在其他方面都有不可比拟的优势，因此在园区档案管理中应该被采用。

参考文献

[1]何拥军，钟威.搭建档案数字化与档案修复“快速通道”[J].中国档案.2015（3）：61

[2]江雪青.信息化环境下的文化艺术档案数字化建设[J].电脑知识与技术.2016，12（4）：233-235

[3]张慧坚，陈开魁.热带农业科技档案数字化管理与开发利用[J].兰台世界.2015（35）：40-41

[4]肖艳清.新时期工业园区建设档案管理工作[J].建材发展导向.2016，14（9）：121-122