浅谈事业单位档案管理信息化建设

颜育珊

摘 要：信息技术的飞速发展，给事业单位的档案管理工作带来了新的要求，在档案管理工作中加强信息化建设，成为了当前社会事业单位档案管理的重要任务。本文将着重从事业单位档案管理的问题以及相应的解决办法对事业单位的档案管理问题进行探讨。

关键词：新时期；档案管理；信息化

随着我国社会主义经济与科学技术水平的迅速发展进步，事业单位档案的数量与需求也迅速增加，这些都促使了事业单位档案管理工作的形式发生了深刻变化。目前，事业单位档案管理的信息化是一种新的档案管理方式与潮流，但事业单位在档案管理信息化的建设工作中出现了一些新的问题，因此，事业单位要对这些新问题有充分清晰的认识，并对这些问题提出具有针对性的解决方案与措施，以此来促进事业单位档案管理信息化的建设顺利进行。

1 事业单位档案信息化建设的内容

新时期事业档案信息化的覆盖面很广，所包含的内容较多，主要包括环境构建和资源建设两方面的内容。

（1）环境方面的信息化构建。首先，要保证档案信息化建设过程中法规政策的健全完善。档案信息化建设的过程中，新的信息技术、计算机网络管理、电子工作内容必然会导致一些问题，如电子文件的保存、信息公开程度、信息化发展路径等等，这些国家将需要引导型的法律法规文件，为信息化产业的发展提供战略方向，使得事业单位档案信息化建设更加适应时代的发展的需求。其次，事业单位档案管理内部体制要完善。目前我国事业单位在档案工作方面主要的依据是《档案法》，但是该法律对于档案信息化建设方面的涉及面不够，因此国家政府机关需重新建立和完善档案管理体制，保障事业档案信息化的良性发展。最后，就是信息化人才的培养。无论是本文所研究的档案信息化建设工作，还是其他的技术行业，专业人才的培养都是一切工作开展的前提，对于事业档案信息化建设这项工作来说，相关单位一方面需要对新型人才把好质量关，针对性的招聘具有信息化技术的合格人才；另一方面对于在职人员要进行再教育，提升他们在档案信息化建设方面的工作能力。

（2）资源方面的信息化建设。如果说环境方面的构建工作是事业档案信息化建设的外在保护，那么资源方面的构建工作则是事业单位档案信息化建设的核心动力，因此要想提高事业单位档案信息化建设效率，应该做好以下三个方面的工作：第一，对档案内容进行科学化管理。数字档案信息资源丰富多样，需要对档案进行有效管理。但总的来说，信息化技术下，档案信息资料都是以电子形式存储的，但由于数字档案容易失真和丢失，所以在保存过程中要注意备份、转移、存取和安全控制等工作。并且对档案内容要进行筛选，将档案价值作为信息化建设的一个重要参照依据。第二，优化事业单位内部的档案服务工作。归根到底，事业单位档案信息化建设的目的还是更好地为用户服务，因此事业单位在进行档案信息化建设过程中，要对用户查取档案的服务手段进行强化，使之更加便捷、准确地得到自己需要的档案资料。第三，系统设计与管理。用于管理档案信息资源的计算机系统就是档案管理系统，而对该系统的设计、实施与维护工作就是系统设计与管理。系统设计与管理的任务较多，有计算机及其相关设备的购置和部署、备份与认证等安全保护技术的确定、管理软件的开发与维护等。

2 档案管理现状及存在的问题

（1）资金投入不足，缺乏完备的配置支撑。做好档案管理信息化工作离不开先进的技术手段和系统的软硬件配备。建立一套系统完备、运转流畅的数字化运行体系对网络环境、设备性能要求较高，需要較大的资金投入，事业单位资金有限，并且由于档案管理信息化建设在短时期内无法取得显著效果，得不到领导重视，使得本就在经费有限的情况下无法得到充足的资金保障，这就大大阻碍了信息化建设的步伐。

（2）专业人才缺乏。档案信息化管理作为一种网络化、现代化的管理模式，对专业人员的要求比较高。原始档案管理载体以纸质材料为主，只需要简单的登记、存储，对人员专业要求不高，一般不需专职人员或专业人员负责，管理方式粗放、随意，使得有价值的档案资料很难有效地加以分析利用。将档案管理与信息化技术充分结合，对管理人员专业水平提出更高的要求，但目前事业单位对这方面人才的引进力度不够，即使有素质较高的人才也因为待遇等原因留不住，引不进人才、留不住人才，使得信息化建设工作无法落到实处。

（3）信息化建设存在安全隐患。目前，对大部分事业单位来说，纸质材料保管年限较长，管理工具落后，在利用过程中很容易造成信息丢失、破坏，从而影响信息化成果。另外，纸质材料的数字化工做主要依靠信息公司完成，社会上各类信息公司鱼龙混杂，部分缺乏高度的安全意识，对于数据需高度保密性的事业单位来说，网络化手段更是一大风险和挑战。

（4）管理工作不规范、不严谨。档案管理信息化建设是一项规范性、系统性的工程。需要完备的软硬件设施、规范严谨的操作流程、严格保密的工作程序，但目前，有的事业单位对此存在认识上偏差，认为只要有电脑、有网络就能做好，并没有真正领会信息化的内涵，各项工作缺乏完备的管理举措，导致信息化建设存在漏洞、进程缓慢。

3 做好档案管理信息化建设的几点对策

通过上述两部分的讨论，对于新时期事业单位档案信息化建设内容以及存在的问题有了比较清晰的了解，针对上述提到的问题，谈论一下自己对于解决方法的一些思考与建议。

（1）完善软硬件设施配备。事业单位要高度重视档案管理信息化工作，合理资金投入力度，及时购置与信息化建设相配套的仪器设备和系统软件。只有具备能支撑数字化高效运转的软硬件设施，档案管理工作才能逐步走上信息化管理的道路，才能有效地挖掘资源，服务于发展大局。

（2）提高专业技术人员综合素质。人员素质对事业单位档案管理水平和发展方向起着重要作用。要积极引进有档案学、信息技术或计算机等专业背景的人才，将专业知识运用到档案管理工作中，定期进行软硬件系统维护以及数据资料的分析应用。加强对人员思想政治、专业技术培训，积极培养符合工作需要、单位发展的人才。建立完善的考核激励制度，最大程度的挖掘人员潜能，定岗定位，在各自的岗位上发挥出独特作用。

（3）加强安全管理，提高防范意识。在信息化过程中要注意对原始纸质资料的保护，按照规范流程进行合理开发，避免因疏忽大意、操作不当造成资料损坏、丢失等现象。同时提高管理人员安全意识、保密意识，增强政治责任感，定期升级系统的安全性能，并对数据资料进行备份，防止因系统损坏、数据外泄等原因影响工作大局。

（4）建立完善的规章制度。档案管理的信息化建设需要配套的规章制度作为保障。根据工作需要和岗位要求，有必要对档案管理的各项工作流程进行有效规范和严格控制。建立健全资料收集存储、开发利用、安全管理、人员保密等工作制度，加强督查力度，对违反纪律规定，造成严重后果的人员严肃追责。

4 结语

综上所述，我国事业单位工作如果想要长期的顺利高效进行，推进档案信息化管理建设是不可缺少的环节之一，它也是使档案管理质量持久处于优化状态的重要方略之一。尽管目前的档案信息化管理工作存在一些问题需要解决，但是我们坚信在不断的实践中，融合先进的现代化信息技术，最终使档案信息化管理体制完美的构建。

参考文献

[1]彭晓丹.事业单位档案信息化建设对策研究[J].黑龙江档案.2015（02）

[2]王贤.当前事业单位档案管理信息化建设问题探究[J].赤子（上中旬）.2015（11）