民生档案信息资源开发利用探析

肖雅芸

摘 要：档案价值具有隐蔽性，只有开发利用，才能使档案的潜在价值变为现实价值。民生档案是国家档案信息资源的主要组成部分，也是档案利用的主体。如何更好地开发利用，服务民生？本文考察了上海市的民生档案“就地查询、跨馆出证、馆社联动、全市通办”远程服务，借助实地访谈、观察和文本资料，论文首先从民生档案远程服务发展历程、远程协同服务的技术基础、档案馆馆藏资源开发类型三个层面总结了民生档案开发利用的基本特点进行了诠释，并针对开发利用现存的问题，评析现存的诸多难点。其次，从馆藏建设、开发利用手段和面向用户的个性化档案信息开发服务这三个方面的加强改进，对民生档案信息资源开发利用的实现路径进行了分析，最终实现信息资源全面共享的目标。

关键词：民生档案；开发利用；馆藏建设

1 引言

在国家档案局提出的“人的档案最主要、最具价值”的理念指导下，各级档案部门出台了一系列与民生档案工作有关的指导性、政策性、规范性文件，做了许多有益的尝试。民生问题无论哪个方面都会产生形成档案，民生档案则是与民生问题最直接相关的档案材料。既有政治的，又有经济的；既有精神的，又有物质的，又有生活的等等，大致涉及以下领域：1.民生政务档案，2.社会保障档案，3.国企转制档案，4.教育卫生档案，5.工商管理档案，6.民政司法档案，7.安居乐业档案。涉及领域多，涵盖内容广泛，影响深远，是现阶段以及今后相当长时期内档案开发利用的重点之一。

2 民生檔案远程服务发展历程

20世纪末，随着档案信息化的推进档案网站产生并发展起来，但是单向的档案查询利用服务模式及民生档案资源在各档案馆和各类涉民机关档案室分散保存的现状使公众仍然难以实现真正的远程共享和便捷利用。2005年上海市档案局推出婚姻、知青上山下乡、知青返城、知青子女入户和独生子女5类民生专题档案目录的数据规范，并建成了19+1的档案专题目录中心。据2007年统计，全市2872个居委，建档率达到100%，达标率成果98.8%。“把社区档案工作重心转移到服务民生上来是档案馆拓展功能的创新机制”。2010年9月全市正式启动“就地查询、跨馆出证”馆际联动机制。2012年12月覆盖上海全市的民生档案远程服务“全市通办”目标全面实现。2013年，上海市浦东新区档案馆与浙江省宁波市档案馆签署民生档案跨省异地利用服务协议，首创了民生档案跨省异地查询服务。2014年，上海实现市和部分区、街道的民生档案远程共享三级联动，全市范围可供联网查询的种类在原先5类民生档案基础上增加到8类，浦东新区和杨浦区范围内可共享的民生档案分别多达20余种。自2015年起，上海市各区县民生档案远程服务与社区事务受理中心实事项目一起集中受理，成为全市各个社区服务中心常规服务项目。

近年来，黄浦区档案馆的接待利用率在全市区县档案馆中位居前列，其中民生档案利用率成果90%，且呈逐年上升趋势。

3 民生档案远程协同服务的技术基础

该技术基础表现为远程协同服务的硬件设备、信息系统和数据资源等。上海市档案部门主要从三方面构建相应条件：一是建设各区县档案馆的馆际业务协同平台。主要依托民生档案远程服务平台实施。该平台由档案部门基于政务内网建设，功能上实现了各区县档案馆民生档案的资源整合、在线接收和移交以及相互授权基础上的查询利用。二是将民生档案服务融入市政务平台。有效的民生档案服务需要走出档案馆，与政务平台相融合，在社区层面上服务民众。因此，将档案馆层面上协同开展的民生档案查询项目融入到社区层面的社区服务统一平台，就构成“馆社协同、全市通办”必要的技术基础。三是进行平台和系统的标准化建设。民生档案种类庞杂，数量众多，动态性强，归属复杂，标准不一，远程协同服务又涉及大量数据信息、多个管理部门和众多工作人员，非常需要进行信息标准化建设，保证各部门工作的统一。因此，上海市档案部门在四个“统一”中明确提出了“统一平台”和“统一文本”要求。

4 馆藏资源开发类型

从微观上来讲，档案信息资源的开发利用工作是由档案工作人员承担的，随着时代的变化，信息技术和互联网等技术开始在档案工作中应用，一些档案网站、数字档案馆开始建立，在档案信息资源开发方面，更能有效提高档案信息资源利用的效率及效果。在总体上来说，档案馆的开发行为可以划分为两大类：第一类是面向档案信息资源客体的，第二类是面向用户的。

4.1 面向档案信息资源客体的开发

是指档案信息资源主体以已经存在的档案信息资源客体为开发对象，通过对档案信息资源客体进行的分类、排列、著录、标引、检索、转化、评价、总结等活动实现档案信息资源的价值升值。

4.1.1整理型开发

整理型开发是对档案信息资源建立各种类型的检索工具，如案卷目录、卷内文件目录汇集、分类目录、全宗指南、专题指南、档案馆介绍等等。便于用户的查找事宜，也为档案馆的进一步开发打下基础。

4.1.2转化型开发

是将不同类型、不同载体、不同形式、不同文种的档案信息资源军休形式转换以方便用户利用的开发活动。具体说来包括：多介质转化、数字化、多媒体化。方便了档案信息的传输和保存，以便于用户在各种环境下进行利用。

4.1.3主题汇集型开发

是档案馆将分散保存的档案信息资源，按照用户的特定需要，采用一定的技术方法，重新进行加工组合，汇编成新的档案信息产品的开发活动。例如：大事记、组织沿革、专题概要等。这种开发可以是一个档案馆范围的，或者一个数据库范围的，例如某一专题数据库——《人事档案数据库》、《婚姻档案数据库》。

4.2 面向档案用户的开发

面向档案用户开发的核心是服务，主要是档案馆与档案信息资源需求机构或人员之间进行的交互性行为，这时的档案信息资源开发主要是为了提高档案馆的服务水平和供给与需求双方的交流频率。

4.2.1共建共享型开发

这是面向档案用户开发最重要的一种类型，它是档案馆为了方便档案用户集中利用分散的档案资源，实现不同类型的档案馆之间档案信息资源的共享和互联互通，打破档案馆之间的部门限制，减少档案信息的孤立、片面、重复现象，实现档案信息资源的整体利用价值。例如档案全文数据库或档案目录数据库，实现了各档案馆馆藏档案的互联和共享。

4.2.2公布型开发

是指档案馆根据档案客观狀况及现实需要，将档案原件制作成围绕某一专题的档案文献物的工作。比如直接出版的各种类型的档案汇编、档案丛编、档案文集等。

4.2.3代理型开发

实质上是档案馆开发档案信息资源的第二阶段，也即应用型开发，开发含金量高，也考验着档案馆的能力和素质，是体验档案馆水平的一个主要标准，在未来有很大的发展空间。

针对档案信息资源客体的主题汇集型开发和针对档案信息用户的公布型开发类型，可以说是一个问题的两个方面，是因为目的不同而采用不同的划分标准，二者相依相辅，不能截然分开。

5 开发利用工作现存的问题

在科学文化事业不断发展的大背景下，档案利用者对档案部门服务质量的要求越来越高，不仅要求档案部门提供档案原件，而且要求能够提供具有更高知识含金量的二次、三次档案信息。可见，民生档案开发利用工作目前仍存在着诸多问题，而有些问题在网络环境下显得尤为突出，主要表现在：馆藏建设仍需加强、档案开发利用的手段仍需改进、面向用户的个性化档案信息开发服务等等。

5.1 馆藏资源的问题分析

对档案馆而言，其馆藏质量的好坏、品种多少及规模大小，在很大程度上决定着其社会服务能力的高低，馆藏资源建设问题备受理论界的关注并成为学界研究的重心。“馆藏结构不尽合理的状况还没有从根本上得到改善，资源问题仍然是其短板”。

5.1.1战略规划薄弱

信息资源规划的总体目标是促进信息资源的开发利用，最大限度地满足人们日益增长的信息需求。然而该理念尚未在我国馆藏资源规划中得到充分的重视，在管理层面，面向公众需求的馆藏资源规划仅仅停留在理念层面，执行力度疲软，缺乏顶层设计，缺乏全局和长远的建设规划，尚未出台针对信息资源开发的专项规划。

5.1.2内容建设失衡

目前，我国馆藏资源还尚未发挥其资政教育和群众维权价值，关乎公众切身利益的馆藏资源开发数量与质量令人忧心。主要源于民生档案资源馆藏数量的贫乏，质量也不过关，缺乏深层次的组织和加工，导致档案信息内容深度不够，综合性的编研成果较少。

另一个原因是馆藏资源的内容体系失衡，馆藏资源的内容构成存在着“三多三少”现象，机关档案与民生档案、实体档案与网络档案、综合档案与专门档案等方面建设不协调。还有馆藏资源建设标准缺乏统一，导致存在着严重的馆藏资源重复性建设以及“信息孤岛”的问题。

5.1.3规划模式的封闭

“档案信息资源用户所需要的信息往往还会突破档案信息资源的范围”，然而，我国档案结构在馆藏资源规划方面过于内敛与封闭，档案部门同其他部门的联合乃至引进商业开发模式都未引起广泛重视。这种单一的规划模式不利于最大限度的发挥馆藏资源的社会效益，难以满足公众不断发展的综合性、集成性档案信息需求。

5.2 馆藏建设仍需加强

保存门类齐全、内容丰富、结构合理和价值珍贵的档案资料，是档案工作不断满足社会信息需求，服务经济社会发展的前提和基础。综合档案馆越来越不能满足管理及人们对信息的多元化要求。继续加强馆藏建设是当前档案信息资源开发利用工作的重点。

5.2.1改革档案管理体制，创新资源整合机制

我国档案部门实现的是条块管理体制，这种管理体制导致了档案管理机构之间各自为政、互不往来，或为部门利益不愿意移交档案及“信息孤岛”等情况的出现，造成了不同类型的民生档案信息资源之间的条块分割，阻碍了档案信息资源的整合。因此，有必要打破“局馆合一”的局面，另一方面，有必要从机制创新方面探讨一条档案信息资源整合新途径。

5.2.2构建结构合理、质量优化的基础档案信息资源库

逐步实现全国民生档案的目录级查询向文件级查询的转化，建立起全国性共享的全文数据库。在资源广度上，构建符合实际利用和普遍利用需求的数量充分的档案信息资源体系，加强对反映地方特色、文化特色的民生档案信息资源的专题建设。在资源深度上，构建符合学术利用需求的质量优化的档案信息资源体系，注重档案信息的完整性和深度，建立特色馆藏数据库，如：知青档案数据库、居民健康档案数据库、社会保障档案数据库等。

5.3 开发利用的手段仍需改进

档案部门的民生档案开发利用方式仍以传统为主，通常包括档案的外界、阅览、信息报道、实物陈列展览等服务方式，而对于档案信息深层次开发的服务，如定题跟踪、计算机检索、网上浏览等却很少提供，严重影响了档案信息资源开发的成效。

目前，不少档案馆仍以手工检索，速度慢，效率低。过分强调以编辑出版各种档案汇编为主，而编辑出版短则一年半载，长则两到三年才能完成、输入社会时，其现实意义已明显降低，导致社会效益大打折扣。另外，档案部门要重视公众网络的应用，充分利用公众信息高速公路，最大限度地发挥已开放档案的作用。

5.4 面向用户的个性化档案信息开发服务

在档案信息资源整合中，研究面向用户的档案信息开发服务方式，满足档案用户的个性化档案信息需求，也是开发利用向纵深发展的方向和主要内容。个性化服务主要包括三个方面的内容：服务时空的个性化，在用户希望的时间和希望的地点服务；服务方式的个性化，能根据用户个人爱好或特点来开展服务；服务内容的个性化，所提供的服务针对特定用户，各取所需，各的其所。

基于用户需求的个性化服务模式是指以满足用户个性化信息需求为目的，借助网络技术和人工智能主动评估和预测用户的需求，挖掘用户兴趣，提供主动的信息定制与推送的个性化服务模式。该系统主要由用户模型、用户兴趣数据库以及推送引擎三个部分组成。个性化服务模式强调用户界面的交互性。基于个性化服务的网络平台会向用户提供定制功能，用户根据自己的兴趣偏好向平台定制相关的内容，这些需求经过系统或者人工的整理后会推送到用户的页面或者直接发送电子邮件给用户。个性化的服务系统能够始终有效改善服务质量，提高用户体验和信息资源利用率。

6 结论

民生档案信息资源开发利用，有待各级档案部门借助民生档案的远程协同服务，挖掘多种开发手段，借助信息化手段，与其它政府部门协同，为公众提供更加方便、快捷、贴近实际需要的档案服务。相应地，学者们对涉民档案的概念、价值、法规、制度、技术和方法进行了较多的论述。总体上，目前涉民档案资源体系和利用体系尚未完善，相关理论与技术研究仍待深入。我国民生档案信息资源开发利用实践探索目前主體上尚处在局限于一定区域中各自为政、分头建设状态，必须看到开发利用民生档案信息资源，全面实现共享还有很长的路程。

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