高校档案管理中存在的问题及对策

何小萍

摘 要：高校档案管理工作是高校工作的组成部分，它不仅反映了学校在各个时期的活动和工作情况，也为学校的发展提供了有价值的参考。随着我国高校教育的发展，高校管理越来越受到重视，但是，其不足之处也愈加显露出来。本文对高校档案管理工作中的常见问题进行归纳，并提出了相对应的可行性建议，以此让高校档案能更好地满足高校和社会日益增长的服务需求，发挥更多社会效益。

关键词：高校档案管理；问题；对策

1 现阶段我国高校档案管理的问题

近年来，随着我国高等教育事业的蓬勃发展，档案工作作为高校全局管理工作的一个重要组成部分，已逐步受重视和加强，取得了较好的发展，但同时也存在一些制约其发展的不利因素，高校的档案管理工作还存许多问题。对于高校档案管理所出现的问题，本人将其归集为以下四点。

（一）高层领导不重视

长期以来，不仅整个社会都普遍认为档案的作用不是很大，就连高校的领导也是这样认为。他们只重视学校的硬件建设、素质教育工作等，认识不到档案工作在学校建设中所发挥的积极性作用。部分高校领导认为学校与政府职能部门不同，对于档案这方面不需要太看重。因此，他们不重视档案的统一管理，还把档案资料的收集、移交等一系列工作看成是一种负担，更多时候只会敷衍了事。只有在上级领导过来检查时，才会象征性地抓一抓这方面的工作。

（二）档案管理人员不专业

社会普遍认为档案管理工作不重要，认为档案管理工作没有技术性可言，经常安排一些非专业人员来从事档案管理工作。有些学校是科任教师兼管档案的管理，有些学校是教师的家属负责学校档案的管理。这两类人，不管专业素养或者操作水平上都是不专业的。他们没有受过专门的训练，没有相应的“硬件素质”，对档案的收集、立卷、整理、保管和利用等方面缺乏必要的业务知识和技能。

（三）档案管理制度不健全

现在很多学校的档案收集、保管、保护、借阅、保密等制度不夠健全，有的虽建立了一些管理制度，却流于形式，执行不严格。

第一，收集整理不规范不统一，如文字材料纸张规格不一、书写不规范、用圆珠笔书写、出现错别字、材料不全等等。

第二，没有将档案管理的好坏与业绩挂钩，容易造成档案管理人员的责任心不强，例如：文件资料堆积如山也不及时整理、档案资料收集不全、借出的档案不按照借阅手续进行登记等等，时间一长档案资料就不知去向。

第三，档案保管不严或者在收集的途中丢失而导致信息泄露，这是一个很严重的问题。尤其是有些学生的心理问题档案泄露之后就会在学校当中流传，造成学生的心理负担，导致学生的抬不起头或者使病情更加严重。信息泄露还会导致一个很常见的情况：很多大学生会无缘无故收到一些促销的信息，或者家长接到电话说自己的孩子在学校出事了需要一笔钱等等，这都会引起很多不必要的麻烦，轻则破财，重则丧命。

第四，制度的不合理设置，档案管理人员思想观念落后，会导致材料成为一堆“珍贵的垃圾”。

（四）管理设施落后

高校档案管理的设施过于老旧，也会对这一工作造成困扰。

首先，存放的设施落后。很多高校的档案室建设不标准、不规范，也就是档案保管条件简陋，硬件设施缺损，档案保管设备不齐全，甚至很多保管箱还是是七八十年代购置的，既不防潮也不防火，档案随时有可能遭到丢失或破坏。

其次，收集、检索的方式落后。近年来，科学技术突飞猛进，尽管计算机及网络技术在很多方面的管理中都得到了广泛运用，但是大多数学校的档案室却很少采用现代化技术。大多数高校还采用手工收集、检索方式，同时档案的查阅、借阅等服务环节功能不完备，使档案的检索极为繁琐，严重影响着档案管理人员的工作效率。

2 解决高校档案管理问题的建议

（一）加强宣传档案的重要性

高校档案管理工作产生于高校管理活动的各个环节，是高校发展的真实记录。所以，在此，必须要强调高校档案管理的重要性。同时，还要把这一重要性进行传播、普及。高校的领导是高校发展的领头人物，让这一部分人对档案管理给予更多的关注与支持，是档案管理得到大力发展的关键。另外，高校档案工作者可以通过学校的渠道资源对档案的重要性进行传播，例如校广播、校刊、校报宣传栏等宣传渠道。

（二）改善档案保存场所的条件

对于储存档案的地方，一定要做到能够“九防”：防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防光、防有害气体，这是最基础最必要的设施，也是防止档案丢失损坏最基本的条件。高校档案管理的办公室应该是明亮通风的；存放档案的柜子一定要干燥且能上锁，最好是能配备密码锁；录音、光碟等材料也要放在合适的地方，切保不会受潮而受到损坏等等。解决设备陈旧的尴尬局面，可以在很大程度上提高高校档案管理工作的有效发展。

（三）建立健全的规章制度

依法办事是管理的基本原则，高校的档案管理也不例外。《档案法》和《高等学校档案管理办法》是国家对于档案管理所提出的总原则与要求。但是，由于每个学校的办学模式都有其特点，档案管理模式也不例外。也就是说，各个学校都要按照自身的特点与实际情况而制定与落实相应的制度准则。建立健全的规章制度是学校档案管理工作的基础和关键。高校的档案管理制度都要明确本校档案管理机构及工作职责，确定档案管理运行机制、归档规定和相关要求。[1]一旦没有规范的制度要求，就很难做到集中统一管理。即是说，有了健全的档案管理制度之后，学校就可以做到有章可循，有法可依。

（四）提高档案工作队伍素质

档案工作在近代已经形成了专业。由于档案管理工作是一项复杂的专业技术劳动，因此，要求从事档案管理工作的人员除了应具有合理的知识结构，还应该具备熟练的档案专业知识和丰富档案实践经验，只有这样才能满足档案管理工作的需要。[2]

（五）采用现代化档案管理技术

采用现代化的档案管理技术，就是要实现现代化的档案管理以及办公自动化。首先，现代化的档案管理，就是应用现代管理模式与先进的信息管理技术，改革原有的管理模式与手工管理方法，以提高档案管理部门的工作效益与工作质量，更好地提供档案信息为社会利用的行为或过程。[3]在考察实际的档案管理工作时，我们发现人工收集信息以及查阅信息的效率非常慢，这就导致时间成本大大增加。所以，对落后的档案管理模式进行适当的改革是非常有必要的一项工作。实现档案管理现代化，能提高档案管理工作的质量和效率，促进档案信息资源的开发，发展我国档案事业，为档案事业适应社会主义现代化建设服务。[4]也就是说，在计算机应用技术普及化之后，高校的档案管理工作也要实行现代化的档案管理模式。其次，办公自动化就是研究如何有效地将计算机技术、通信技术、系统科学和行为科学应用于数据信息和非数据信息的办公活动。[5]

（六）提高档案利用率

收集档案的目的是为了对档案进行使用，所以，档案的可用性是档案管理的生命。对于高校的发展来说，档案管理并不是一味地资料收集，而是要充分利用。这就要求学校的档案管理人员要积极扩充资源共享的途径，有效利用好相应的学校档案。在实际操作中，相关管理人员要针对资源利用中的相应问题，集中解决，提高档案的利用率。

参考文献

[1]韩秋黎.学校档案管理理论与实务[M].上海：上海交通大学出版社，2009.

[2]韩玉枚，张恩庆，黄坤坊.外国档案管理[M].北京：档案出版社，1987：299.

[3]教育部人事司.高等教育学（修订版）[M].北京：高等教育出版社，1999：112.

[4]傅荣校.档案管理现代化-档案管理中技术革命进程的动态审视[M].浙江：浙江大学出版社，2004：13.

[5]陆瑜芳.秘书学概论[M].上海：复旦大学出版社，2005：53.