教学管理服务工作创新研究

许馨月++李梅

摘 要：在高校普遍实行管理重心下移的新形势下，教学秘书作为重要的教学管理者必须主动顺应新形势的要求，树立创新服务理念，追求创新工作方法和工作手段，努力成为具有专业化服务能力、高层次服务水平的教育管理者，进一步促进高校教学管理水平的不断提升。

关键词：教学秘书；服务；创新

教学秘书是高校教学管理队伍中的一员，是高校二级学院教学运行管理中不可或缺的重要岗位。教学秘书的工作质量直接关系到二级学院的教学运行质量、教学管理作风和教学管理水平，因此，教学秘书的工作起着至关重要的作用[1]。如何做好教学秘书工作一直是高校关注的话题，特别是在当前高等教育全面深化改革的新形势下，探索如何创新教学秘书工作尤为必要[2]。

众所周知，教学秘书的工作职能有服务职能、组织管理职能、检查监督职能、信息反馈职能等[3][4]。教学秘书的服务不能只停留在行为表现上，更重要的是要体现在服务质量和服务成效上。因此，在当前高等教育全面深化改革的新形势下，优秀的教学秘书应该具有很强的创新意识，更好地提升服务质量和服务成效。

教学秘书要在思想上创新，树立高标准服务理念

新形势下创新教学秘书工作首先应从思想认识层面大胆创新，提升思想高度和广度，建立全局观，从思想层面上提高创新服务意识。主要从以下两方面树立高标准服务理念：

1.教学秘书的服务定位。在新形势下，一名优秀的教学秘书要有一个较高的服务定位。服务范围应是全方位的、服务能力应是专业化的[5]、服务水平应是高层次的。服务范围的全方位，即凡是与本学院教学相关的工作都应是教学秘书分内的工作，它不仅包括教学运行管理、教学质量监控、教改项目管理、教学经费管理，而且还包括专业建设、课程建设、教材建设、实验室建设等诸多方面。总之，教学秘书应是一个多面手，其工作宗旨是协助教学院长为广大师生服务。因此，在教学管理队伍建设方面应首先做好教学秘书的服务定位，要采取具体措施培养一支具有创新服务意识、专业化服务能力和丰富经验且长期稳定的教学秘书队伍。只有教学秘书具备了专业化教学管理能力，才能够胜任教学管理中的各项工作，成为有经验的教学管理“专家”。[6]

2.教学秘书的服务意识。一名优秀的教学秘书应有高度的服务意识和责任意识。一切工作都要在严格遵守规章制度、严格落实文件规定的前提下，从服务对象的切身利益出发，尽力做到既与人方便、简便快捷，又科学规范、保证质量。努力做到不混乱、不返工、不走弯路；有章法、有条理、有成效；高效率、高质量、高水平。作为一个教学管理者，只有充分体现服务意识才能更好地发挥管理者的职能，在工作中体现出承上启下的关键作用。

教学秘书要在方法上创新，追求高效率的服务流程

二级学院的教学秘书一般只有一名，他们要面对成百上千名学生、几十或上百名教师和十几个学校科室工作人员，工作内容涉及面广且错综复杂，因此需要创新工作方法，追求高效率的服务流程。

1.做足“功课”，打好“前站”。一是学习文件，积累经验。大部分教学工作的运行规律都是每一年在同一个时间段、以同一种方式重复地、循环往复地进行。教学秘书首先要认真学习和领会各种教学管理制度，熟悉各个教学环节的工作流程，把各个工作流程用文字、图表等形式记录下来，并注明实施过程中可能出现的问题以及解决该问题的办法。只要坚持下去，就能做到吃透文件精神、弄清操作细节，把握关键、避免错误、少走弯路、提高效率。二是领会精神，细化流程。对于学校下发的文件或通知，不能简单地转发给教师和学生，必须要结合本学院的工作实际把学校文件分解细化成学院的文件。要简单明了，可操作性强；明确工作目的、意义和内容，明确任务分工，使领导、教师、学生等每一个角色都非常清楚其所承担的任务和具体要求。当每年再有同样的工作任务时，只需要根据当前学校和学院的实际情况稍做调整即可，这样既节省了大量时间，又保证了管理工作规范有序。三是早做谋划，当好高参。在“大众创新”的大背景下，学校各项工作都在努力创新。作为教学秘书，其对所有教学环节的运行最为熟悉，所以，教学秘书应该主动为领导出谋划策，当好参谋和助手。要做到多去沟通、常去提醒，时时去督促、样样去操心。每项工作开展前，根据学校文件及时起草学院的工作方案，明确指出每次工作的异同，提示教学院长注意并提请其修改和完善。从而使学院的教学工作目标明确、条理清晰、严谨规范。

2.学会“弹钢琴”，善于“巧布局”。首先，要将所有工作内容进行细化和分解。在分配任务时，也要尽可能分散，不要都集中到某个人身上，要尽量减轻每个人的负担，让承担任务的人感到轻松并有充分把握做好。教学秘书在调动和组织教师完成繁杂的任务时，应像一名演奏家，学会左右手并用，十个指头弹琴，并且合理地操纵十个手指弹拨节奏。

3.注重“互动”，加强“内控”。由于工作要求教学秘书不仅要制定好各项工作计划，而且还要组织每一项工作的实施，以及监控每一项工作的落实。这对于只有一名教学秘书的二级学院来说，工作压力是很大的。要注重“互动”，加强“内控”，即要想方设法调动起全体师生的积极性，让每个人承担的任务、责任与利益挂起钩来，各司其职、各尽其责。形成一种自我管理、自我约束的良性机制。

在手段上创新，追求高水平的服务质量

为了提高二级学院教学工作的效率和质量，需在教学管理信息化手段创新上狠下功夫，北京农学院植物科学技术学院率先研发和实施了“二级学院教学管理信息平台”建设。实施结果证明：采取信息化管理手段后，随时为教学管理者和广大师生提供所需信息，避免重复性工作，减轻了教学秘书和广大教师的工作负担。通过公开透明的信息平台，做到了让广大师生工作目标明确，工作成效可见；避免了以往不理解、乱猜疑，调动了广大师生的积极性；同时，也赢得广大师生与教学秘书间的相互信任和理解。尤其是采取信息化管理手段后，使教学秘书从繁杂忙乱中解脱出来，有更多的时间开展教学管理研究，有充沛的精力参与教学活动的组织协调和管理[7]，教学管理水平得以不断提升，服务质量得以不断提高。

参考文献：

[1]徐新丽.浅谈如何提高教学秘书工作质量[J].教育教学论坛，2014（42）：32.

[2] 孙文文，李连群.浅谈高校教学秘书工作创新的意义[J].教育教学论坛，2014（11）：54-55.

[3] 吴丽芬. 浅淡新时期高校教学秘书的核心工作职能[J].内蒙古财经学院学报（综合版），2005（1）：42.

[4] 高嘉璐.高校院系教学秘书工作职能和特征分析[J].现代交际，2015（10）：167.

[5] 任丽清. 论高校教学秘书专业化[J].宁波大学学报（教育科学版），2008，30（3）：137-139.

[6] 戴世英. 高校教學秘书专业化的思考[J].经济研究导刊，2015（8）：73.

[7]凌晓路，陈光平. 二级学院教学管理信息化平台的开发和利用[J].教育教学论坛， 2012（7）：257.

（作者单位：北京农学院植物科学技术学院）

[责任编辑：翟 迪]