浅析公文处理与档案管理的衔接

摘 要：档案资料主要来源于公文，公文经过处理后才能形成档案，档案质量的好坏取决于公文处理的优劣。档案是各类重要信息的载体，进行高质量的档案管理是充分发挥各类信息作用的前提。本文通过对公文处理与档案管理在衔接中的问题进行透彻的分析研究，根据存在的问题提出了具有针对性的改进措施，从而促进我国公文处理与档案管理水平的不断提高。

关键字：公文处理；档案管理；衔接

1 前言

档案是由公文经过一定处理形成的，公文质量的高低对档案具有非常大的影响，也就是说只有对公文进行精心的处理才能形成高质量的档案。档案中储存着各类重要的信息，对以后各项工作的开展具有重要的指导作用，为了充分发挥档案的借鉴参考作用，需要对档案资料进行完善全面的管理，取保档案资料的真实完整。通过不断地进行公文处理学习，提高自身的公文处理水平，同时，还要做到公文处理与檔案管理的完美衔接，从而提升自身的档案管理能力，将档案的管理工作做到极致。

2 公文处理与档案管理衔接中的问题

2.1 公文处理与档案管理衔接机制不完善

在某些单位的公文管理过程中，公文处理与档案管理之间没有指定规范性的衔接机制。由于无章可循，造成衔接过程中主观性占主导地位，最终导致工作交接过程中各种问题的出现，影响了档案管理工作的顺利进行。同时，由于公文处理与档案管理是由不同的工作人员进行处理与管理的，由于衔接过程中两者之间没有进行充分的沟通交流，也就不能进行良好的配合工作，影响了衔接工作的实施。除此之外，还缺乏适宜的惩罚奖励制度，对工作态度不端正、不认真进行工作的人员没有进行适当的惩罚，也就无法端正其工作态度，对其周围的人员无法起到警示作用；对于工作认真负责、管理效果好的工作人员没有给予合适的奖励，使其在工作中缺乏认同感，也就无法促进其工作积极性的进一步提升。

2.2 重视档案数量的增加，忽视档案质量的提高

公文经过一定的处理后形成了档案，公文处理的质量决定着最终所保存的档案质量。随着各类工作的大力推进，公文的数量也如雨后春笋般的猛增，随之而来的就是档案数量的快速增长。由于进行公文处理的人数有限，再加上管理层对公文处理工作的不重视，造成了在处理大量公文的过程中出现了很多问题，例如，格式错误、发文字号错误、行文不规范等，严重影响了公文的质量。由于无法保障公文的质量，由公文而来的档案质量也就无法得到有效保障，造成了在实际工作中只重视档案数量的增加，而忽视档案质量的提高。由于所保存的档案质量普遍偏低，导致了档案对未来工作指导意义的降低，可能会对以后工作的展开产生不利的影响。

2.3 公文与档案的格式不符合规定的要求

某些管理松散的单位在进行公文处理与档案管理的衔接工作时，没有严格按照相关的法律、法规以及规定等的要求执行，造成了公文与档案的格式不符合要求。在《档案法》、《行政机关公文格式》以及《行政公文处理办法》中，有关于公文和档案格式的详细规定，只有严格按照以上的要求进行公文处理与档案管理，才能将衔接工作做好。以上法规对公文处理中所用纸张的型号、纸张定量、装订位置等有详细的说明，但是在实际工作中，某些单位偷工减料没有严格按照相关规定的要求执行，私自使用有问题的纸张以及进行的装订也不规范，造成了档案资料在储存的过程中出现破损、漏页以及发黄等问题，严重影响了档案的正常管理；某些公文的版记与附件不符合规范，造成公文资料不能进行立卷和归档，严重影响了后续的档案管理工作；在公文的处理过程中，没有对原稿进行仔细的校对，造成了归档时原稿的缺失；书写用笔不规范，在进行公文处理时使用了易褪色的笔种，而档案资料需要进行长期的保存，造成了公文资料无法进行立卷归档。

3 公文处理与档案管理衔接工作的改进措施

3.1 完善公文处理与档案管理的衔接机制

为了保障公文与档案之间的有效衔接，应该根据各个单位的实际情况和相关规定的要求，建立一个全面的、具有操作性的衔接制度。通过实施一体化的管理模式，消除两者之间在衔接中出现的各种问题，进而将公文处理与档案管理进行紧密的结合，从而提升公文处理与档案管理的整体水平。除了构建完善的衔接机制，还应该建立工作的奖惩制度，对每个人的衔接工作处理情况进行全方位的考核，根据考核结果给予适当的惩罚和奖励。通过设立奖惩制度，能够促进那些工作态度不端正人员向好的方向转变，从而将自己负责的工作做好；对衔接工作完成好的个人进行适当的物质和精神奖励，是对其衔接工作的认可与赞赏，从而提高其工作的积极性，将以后的工作做的更加完美。

3.2 培养公文处理与档案管理中的质量意识

为了保障公文与档案的质量，要在平时的工作中，系统全面的培养工作人员的质量意识。相关人员在工作中要转变工作作风，对公文进行严格的筛选，要取其精华去其糟粕，优选出其中有价值的公文进行适当的处理。通过公文优选，可以大幅度减少需要处理的公文数量，降低公文处理人员的工作强度以及减轻他们工作压力，从而督促他们对公文进行细致全面的检查处理，以提升公文处理的整体质量，进而保障了档案的质量。除此之外，还应对公文处理与档案管理的整个过程进行标准化的管理，确保各项制度得以落实，从而做好公文处理与档案管理间的衔接工作。

3.3 严格按照规定进行公文处理与档案管理的衔接工作

对相关的管理工作人员进行系统全面的培训，确保他们对相关法律、法规以及规定有全面的学习掌握，并在平时的工作中严格的按照规定进行管理工作。培训的方式不限于某一形式，可以是邀请国内外著名的专家学者进行讲座，也可是举办公文处理与档案管理的知识竞赛，通过培训促使管理人员养成规范化的意识，从而在平时工作中能够按照规定进行公文处理与档案管理的工作。同时，还要建立衔接工作的监督检查制度，安排专人对管理人员的工作进行监督检查，当发现其没有按照规定进行工作时，要立即的予以制止，并督促其进行改正，从而保障公文处理与档案管理的衔接工作能够顺利的完成。

4 结语

综上所述，公文处理与档案管理是联系紧密、相辅相成的系统性工作，要想做好它们之间的衔接工作，就要在平时的工作中，建立完善的衔接机制、培养自身较高的质量意识以及严格的按照相关规定进行衔接工作，唯有这样才能处理好衔接工作中出现的各类问题，从而将衔接工作做到完美。本文对公文处理与档案管理之间衔接工作进行了透彻的分析，指出了衔接工作中存在的问题，并根据问题提出了有针对性的改进措施，希望能给从事相关工作的人员以一定的启示，从而提高他们的衔接工作水平，进而促进我国公文处理与档案管理水平的提高。

参考文献

[1]宋平.公文处理与档案管理衔接问题研究[J].办公室业务，2014（24）：45-46.

[2]王卓.对公文处理工作的几点理解和认识[J].兰台内外，2011（01）：101-102.

[3]沈苗芳，虞毅.规范办公室公文处理程序的若干思考[J].企业研究，2011（18）：70-71

[4]孙大松.基于规范化的文秘与档案管理的衔接问题研究[J].品牌，2015（01）：45-47.

作者简介

邓晶（1986-），女，山东，本科，毕业于四川大学，助理馆员；研究方向：档案，行政管理。