实现企业档案信息化的举措及对策

杨格

摘 要：企业档案信息化建设是信息时代档案事业的的一个重要分支， 本文针对企业档案信息化建设中遇到的问题，提出了相应的应对措施，包括建立健全企业档案信息管理系统、信息化标准，加强企业档案信息化的人才建设及建立企业档案信息化建设的安全体系。

关键词：企业；档案；信息化

近年来我国企业档案信息化建设有了长足的发展，但是仍有巨大的发展空间，企业档案信息资源的开发利用能力仍有待进一步的加强。

1 技术支撑：建立健全企业档案信息化管理系统

1.1 强化档案管理，实现档案管理系统的信息化

升级强化档案管理是档案信息化管理系统的目标。它要求在档案管理的标准下，依托网络和多媒体技术、数据库以及完善的开发软件，对数据库和管理软件进行改造升级，最终确保档案管理基础工作得到加强和完善。建立和完善管理档案软件技术，对档案资源进行统一规划和集中管理。根据企业档案管理工作的特点，建立一个高技术含量、方便快捷的电子档案管理系统，实现档案各个环节如：收集、分类、鉴定、保管、调用等的信息化，以及档案管理的自动化和数字化，确保使用档案信息时的方便快捷，延长档案寿命，使企业生产、管理和经营活动得到紧密衔接，最终实现企业生产经营活动和档案管理编码的统一性和信息资源的高度共享性。

1.2 档案信息化的软硬件基础设施建设是前提

电子档案与纸质档案相对应，它存储在电脑磁盘和其他存储介质中，是已归档的、价值得到保存的图文和相应的支持软件参数和数据。拥有配套的软件和硬件基础设施是档案信息化规范管理的必要先决条件，这主要包括硬件环境和网络环境及系统软件三部分。服务器、文件数字化、网络设备及其他支撑资源构成了基础硬件；系统软件要选择性能稳定的，按照通用、实用、可靠、节约、成熟等原则实现档案信息化数据库及管理软件的建设；其网络环境包括局域网和与互联网相连接的公众网，并对双网实行物理隔离。

1.3 档案数据库和档案管理系统是实现档案信息化的软件保证

管理档案数据库过程中使用计算机软件管理系统，能确保检索的迅速性、查找的方便性、存储量的最大化并能降低成本、确保保密性和可靠性得到更好的保障。这些优点能够使得企业的管理效率得到极大的提高，也是企业实现科学化和正规化管理，实现与先进管理接轨的重要先决条件。所以在管理档案数据中使用先进的管理系统势在必行。

根據我国在档案信息化建设中的一些规范与规定，能够支持实时浏览、进行网络检索并能适应多种文件的存储格式等是档案管理软件应该具备的功能。根据对文档一体化的要求，要做到前端控制和全程管理并能够对电子文件流动过程实施监控。确保本企业的各类电子档案在在档案部门的监管下得到收集、整合、控制和传递。

2 制度保证：建立建设企业档案信息化的标准规范

2.1 档案信息化标准体系规范准则

标准规范建设是档案信息化快速、有序、健康发展的保障。管理规范包括数字档案的相关定义、移交、整理、价值鉴定、存储、著录、安全性保证、原始性保证、检索途径、利用方式等；业务规范包括数字档案的术语标准、资源描述、数字档案文件格式、元数据、对象数据格式标准等；技术规范包括软硬件基础设施建设技术标准、软件系统工作平台技术标准、存储压缩格式、数字水印、加密算法等。档案信息化标准体系的建设，需要以标准制定的基本原则为指导原则，并且要对国家资源进行合理利用，将科技成果推广出去，提高经济效益：还应和相关标准进行合理配套并且与国际接轨，对国际标准优先采用。

2.2 档案信息化标准体系的构成

档案数据主要包括：数据库、软件、多媒体、存储媒体，设备、图像与图形、以及档案信息技术术语。数据标准体系是构成档案信息化建设的基本和基础要素，是建设档案信息化过程中的“细胞”。利用现代信息技术，档案信息数据库将档案基本信息与档案管理信息转换成数字化信息，在这期间需要遵循一定格式和规则，这些数据库需要达到国内国际档案标准，实现较强的通用性和管理的便捷性、并且将检索、传输及系统联系起来。

3 人才建设：实现复合型高素质档案信息化人才的培养

3.1 档案信息化建设中对人才的需求

现在档案工作人员处于改革转型期，要适应新的形势，需要对档案人才队伍进行一次脱胎换骨的改造。把档案工作人员放在中心位置上是传统的档案服务，对上门用户提供档案使用服务的做法具有一定的被动性，而档案用户与远程服务的开发没有得到重视。在建设档案信息化过程中要对这一管理的服务模式进行根本性的改变，提高档案服务水平，实现档案服务水平的高质量化。

3.2 对档案信息化人才进行多途径培养

要使教育资源优势得到充分的发挥，将高等院校变成档案信息化培养专业人才的基地，培养出一支高水平研发研究型和管理型人才队伍，目前在我国的高等院校中拥有档案学专业课程设置的有29所，这样，档案信息化建设中所需的人才就通过完备的高校教学设施、较高的科研水平以及为优秀的师资力量得到了培养。

借助高等院校，拓宽人才培训途径，鼓励在职人员学习高校和科研院所有关档案的培训，听取专题讲座参与相关的实习培训，使新知识、新技术和新技能能让在职档案人员得到学习和掌握，并且及时提高他们的信息化素养及其技能，使得他们具备一定的分析和解决问题的技巧和能力，从而实现普及型和适用型档案信息化人才的培养。

4 安全体系：企业档案信息化安全保障体系

4.1 硬件设施的安全

对档案信息化中心的硬件要进行不定期的设备巡视，确保硬件安全运行。及时查看服务器和网络设备运行状态，更新档案日志中心的日志，加强机房的环境监控与保养，按时更换设备及老化线路，及时排查安全隐患。

4.2 网络安全

病毒、木马、黑客等一直危害着网络安全，不断产生并时刻变化的病毒直接影响到档案信息化的实现。病毒、木马程序、黑客、垃圾邮件是网络信息安全的主要隐患。

4.3 应用系统安全

有两方面，一是用户访问权限平台应该迅速建立起来。以档案信息管理软件为依托，对用户实行权限设置，用户登陆档案管理系统进行访问时要经过身份信息的验证，受保护的档案资源可以允许合法用户的访问，这样一来合法用户和非法用户间可能会出现的越权操作情况就会得到防止。权限平台的建立，主要涵盖了身份认证的实现、对生物技术进行加密和防密码盗窃技术等。二是建立日志文档中心，并实现档案的信息化。日志文档中心应该涵盖数据库更新日志、用户访问日志以及管理软件更新日志等等。

参考文献

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[2]黄嘉忆.论企业档案信息化建设的机遇与挑战[J].现代商贸工业，2011（15）.

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