地方高校档案数字化研究内容综述

【摘 要】本文利用CNKI数据库中2010-2015年国内地方高校档案数字化领域的研究论文，从地方高校档案数字化的概念界定、发展历程、对象、方式和必要性、可行性等几个方面进行了数据统计和主题分析。

【关键词】地方高校；档案数字化；研究内容；综述

一、概念的界定

高校档案是高校在教学、科研、管理等活动中直接形成的文字、图表、声像等各种材料和历史记录，包括党群类、行政类、学生类、教学类、基本建设类、产品生产类、出版物类、外事类和财会类档案，载体形式有纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等。

档案数字化是指利用计算机、扫描、数字影像、多媒体、数据库、存储等各种现代化技术，把各种载体的档案资源转化成为数字化的档案信息，形成一个有序结构的档案信息库，把档案信息资源以数字化的形式存储，以网络化的形式相互联结，通过计算机系统进行管理，通过计算机网络及时提供利用，实现档案资源共享。

档案数字化包括档案数据库建设、管理，档案网络、网站建设与维护，软件开发与设计，计算机、网络硬件设备的管理与维护，缩微设备的管理与维护等内容。

二、文献统计与资料分析

本文以《中国学术期刊网络出版总库》为检索平台以“主题”为检索途径，以“地方高校”、“档案数字化”为检索词（其中“地方高校”涵盖“地方高校”和“地方院校”等各个词形），采取“模糊”匹配，时间跨度为2010年至2015年。对检索到的同一篇论文、误检论文、简报、简讯、文摘进行剔除。对一稿多投（即同一作者所著的题名和内容基本相同的论文）仅保留最先发表的论文，剔除其它。经过反复筛选核对，得到最终检索结果10篇。

表1可知，六年间地方高校档案数字化研究共发文10篇，年均发文1.67篇。其中2015年发文最多，为4篇，占发文总量的40%；2010年次之，为3篇，占发文总量的30%。除了上述两个年份发文量相对较高之外，其他年份发文数量总体平稳，说明目前我国地方院校档案数字化研究正处于初始阶段。

三、目前地方高校档案数字化研究的主要内容

（一）地方高校档案数字化的发展历程及数字化对象、方法

1.地方高校档案数字化需要经历三个发展阶段

（1）实现自动编目、标引、存储和检索的档案工作业务流程自动化阶段。

（2）馆藏档案数字化阶段。

（3）实现档案信息资源共享的联合数字档案馆阶段。

2.地方高校档案数字化建设作为“数字化校园”建设的重要组成部分，数字化对象主要有两种

（1）把纸质档案转换为数字格式。

（2）把计算机大量应用于教学、科研及管理而产生的电子档案；其基础建设主要包括计算机设备、路由器、交换机、存储器、数据库管理系统和操作系统等。

3.目前地方高校纸质档案数字化基本都是通过业务外包的方式进行，其内容主要有六个方面

（1）前期准备工作，包括拆订拆卷、目录校对、补页码等。

（2）文件格式要求，应选择占空间少，存储、浏览快捷方便，便于与学校档案系统相衔接的文件格式。

（3）编辑和著录规范，应依照《档案著录规则》（DA/T18）的标准，方便日后检索利用。

（4）存储和备份，检验合格的数据应及时备份，注意备份质量的同时要做好内容、类别、日期、磁盘标号和密级等标注。

（5）档案数据的关联和验收，要注意档号、文件名、页数、图像总数等是否一致，确保一一对应关系。

（6）数字化后档案实体的处理，要注意保持原貌。

（二）地方高校档案数字化的必要性、可行性

1.必要性

从对档案的安全保管上来看，数字化档案具有易于保存，保护档案实体不会因多次翻阅利用而受损，保护库存档案安全的最大化。

从对档案的利用来看，数字化档案具有方便查询利用的优势。建设数字档案馆，是实现信息社会数字记录持续积累，长期保存，保中管理、统一控制和有效利用的重要途径。

从长远来看，数字化档案能够降低成本，提高效率。地方高校经费紧张，可投入进行档案管理的资金有限，更应尽快进行档案数字化建设。同时档案数字化也有利于提升档案工作者的形象和社会地位，对学校教育发展具有促进作用。

2.可行性

（1）对地方档案高校数字化建设的可行性分析。

从技术支撑上看，目前我国各高校都已建立了能够将各部门信息资源进行整合的校园信息网络平台，档案管理部门能在各职能部门提供的信息的基础上，对其进行整体分类、录入数据库，进行数字化管理。

从客观需求上看，地方高校推行档案数字化管理有助于节约学校资源，提高教学资源的利用率，节约办学。

从可操作性上看，当今计算机的发展速度惊人，硬件、软件系统和数字化管理设备更新较快，这为档案数字化管理提供了现代化的办公设备和网络平台。

（2）对地方高校档案数字化业务外包的可行性分析。

从理论层面上看，通过用“核心竞争力理论”和“劳动分工理论”阐述了只有采用业务外包的方式，才能解决大多数高校没有专业的工作人员和设备这一问题。专业的档案外包公司不仅配备先进和完善的设备，同时具备经验丰富的数字化人才，由专业档案外包公司承担档案数字化在质量上和效率上更有保障，利大于弊。

从实践层面来看，档案数字化业务外包在国内非绝无仅有之事，在北京、上海、广州等地的档案馆外包成效显著，档案外包企业的业务流程、技术措施已相当完备，完全能够提供客户所需的数字化产品。

参考文献：

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作者简介：

官方（1992～），女，汉族，广东韶关人，硕士研究生，韶关学院档案馆档案管理员，研究方向：中国文学、档案管理。

基金项目：2015年度广东韶关学院立项科研项目：地方高校档案数字化建设研究（项目编号：S201501035）。