浅析事业单位人事档案存在的问题及解决对策

摘 要：人事档案记载了大量个人信息，其实质上是事业单位的一种无形资产，对于事业单位的进步与发展具有极其重要的作用。基于此，本文在第一部分就当前我国事业单位人事档案管理工作现状及存在的问题进行了探讨；在文章第二部分，笔者通过结合个人多年的人事档案管理经验，就如何解决上述问题、如何做好新时期下的人事档案管理工作提出了个人几点看法，以期能够为切实提升我国事业单位人事档案管理工作的效率贡献自己绵薄之力。

关键词：事业单位；人事档案；存在问题；解决对策

尤其是近年来，随着事业单位人事改革的不断深入，人事档案的数量持续增长，由此也对事业单位人事档案管理部门提出了更高的要求。

1 事业单位人事档案管理现状及存在的问题

（1）人事档案管理工作现状分析

尽管近年来，随着社会的不断发展以及信息技术在档案管理工作中的运用，我国事业单位的人事档案管理工作有了很大的进步。但是作为一名档案管理人员我们也应当清醒的认识到，当前人事档案管理工作仍然存在着很多的问题，严重制约人事档案管理工作质量与效率的提升。

（2）我国事业单位档案管理工作中存在的问题

1.对档案工作重视不够，投入不足

人事档案管理是一项基础工作，涉及单位方方面面，也对单位的整体发展起到不可替代的作用。但由于人事档案管理工作见效周期长，难以在短期内看到这项工作所带来的实际利益，导致大部分人员认为档案管理工作仅仅是搜集资料、归档保管，能在必要时应付上级检查足矣。在这种思想影响下，很多单位基本未配备专业管理人员，没设置专项档案管理经费，很难满足档案管理业务培训、设备配置等基本需求，限制了档案管理工作水平的提高。

2.人事档案管理工作缺乏规范性

由于人事档案管理工作内容复杂繁琐，稍有不慎就会造成材料损失，因此对档案管理工作的规范性要求非常高。而笔者通过近几年的观察发现，很多事业单位没有建立健全的档案管理制度，或者制度管理松弛，有章不循，执行不严，缺乏一定的规范性，容易造成材料收集不齐全、归档不及时、保管不安全，阻碍档案管理工作效能提升。

3.档案信息化建设进程落后，缺乏必要的系统保护措施

利用信息化技术是快速实现档案价值的有效手段。我国目前多数事业单位已安装了“人事档案管理系统”，信息化水平得到一定程度的提升，但由于受系统功能以及办公设备的限制，仍需要采用传统人工方式收集归档，人事档案还无法实现无纸化阅读，档案建设信息化进程受到严重阻碍。此外，人事资料涉及个人隐私，做好保密工作尤为重要。但当前很多单位缺乏严密的安全防护系统进行档案信息维护，容易使黑客侵入单位内部计算机系统，具有极大的安全隐患。

4.档案管理工作人员专业性不强

档案管理是一门专业性很强的工作，而相当一部分事业单位档案管理工作者并非档案专业，缺乏档案管理以及信息技术相关业务的学习培训，对档案材料收集、整理、归档等业务知识了解不深。另外，由于多数事业单位编制不足，不能设置专门档案管理岗位，档案管理人员多为其他部门人员兼任，对档案工作投入力度不足，都影响着档案管理工作的质量和效率。

随着事业单位人事制度改革，编外聘用人员数量迅速增长，编外人员档案管理问题也存在一定问题。比如，按照《流动人员人事档案管理暂行规定》，编外人员档案由当地人才交流服务中心托管。单位不能及时掌握和了解编外聘用人员真实完整的个人信息。同时，编外聘用人员流动性大，在各单位工作期间的材料难以及时收集归档，易导致此类人员档案信息不完整。

2 新时期做好事业单位人事档案管理工作的几点对策

（1）提高全员认识，加大资金投入

首先应当从提升单位领导干部认识入手，使领导干部明白做好档案管理工作的重要性，最大程度的争取到领导对工作的支持。其次，檔案管理部门内部应当细化分工，对每一项具体的工作设置专职的管理岗位，将档案管理工作由被动局面转化为主动。最后，单位应当积极开展丰富多彩的宣传活动，普及人事档案知识，以提升社会各界对人事档案的重视程度。

（2）更新管理制度，推行责任追究

完善的人事档案管理制度是确保工作规范化开展的重要保障。因此，我们应当结合单位发展实际情况来制定出科学合理的人事档案管理制度。第一，档案管理工作人员应当严格依照《档案法》的各项规定进行材料收集、归档、调阅等；第二，单位要在《档案法》的基础上，依据单位实际发展水平对各项规则进行细化；第三，单位应当推行责任追究制度，对于一些档案泄密行为进行追责与制裁。

（3）完善基础设施建设，提升档案信息化建设进程

完善的软、硬件配置一方面有利于促进档案管理信息化建设进程，另一方面也有利于提升事业单位人事档案管理的质量和效率。因此，单位不仅要为人事档案管理工作配备良好的计算机及其系统；也要防患于未然，投入一定的资金来聘请专员设置严密的安全防护系统。

（4）提升档案管理人员综合素质

在信息化环境中，要想进一步提升档案管理的质量及效率就必须要对档案管理工作人员的工作能力、思想道德提出更高的要求。因此，单位首先要通过加强对档案管理工作者的专业知识培训，使其不断丰富人事档案管理工作知识，并引导档案管理者树立起终生学习的理念。其次，单位要加强对人事档案管理工作者的计算机技术培训，使其掌握一些现代信息技术知识，并熟练掌握与档案管理有关的应用软件的使用方法，以适应信息化的发展要求。最后，不管是编制内工作人员还是编制外工作人员，都应当不断提升个人道德素养，时刻保持对工作的积极性，恪守职业道德规范，对一些特殊档案做到严格保密。

3 小结

综上所述，当前我国事业单位人事档案管理工作与新形势下档案管理要求还存在一定差距。对此，我们要创新管理观念，不断改进和完善人事档案管理体系，推进档案管理的信息化进程，使档案利用价值得到更大程度的发挥，助力档案事业健康发展。

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作者简介

元玉杰（1987-），女，河北省邢台人，研究生，毕业于渤海大学。