关于文书档案现代化管理的思考

李健成

摘 要：文书档案现代化管理能够使档案管理工作水平大幅度提升，更好地为人们提供相应的档案管理服务。本文对文书档案现代化管理工作现状进行分析，对其现代化管理措施方面的内容进行阐述，探讨如何推进文书档案现代化管理，促进管理工作朝着现代化、规范化的方向发展。

关键词：文书档案；现代化；管理

文书档案占据档案资源的重要位置，其生成于行政管理事务活动，由文书转化而来，并且包括指示、决定、公告、会议记录、请示等多种内容，是机关单位管理发展的全程记录。当今世界已进入了信息化时代，信息化管理越来越被广泛应用，如何适应发展的新形势，推进档案信息化管理已成为文书档案管理中一个重要的课题。为了促进行政事业单位管理发展，我们需要更加重视文书档案现代化管理工作，通过适宜的策略开展现代化管理工作，进而对新时期档案数量增加、载体形式越来越丰富等方面的情况进行适应，为档案管理工作的开展奠定坚实基础。

1 文书档案现代化管理现状

传统体制、档案管理方式等均对文书档案管理工作产生一定影响，部分单位或企业未能对先进技术手段进行引进，在文档一体化建设方面的工作存在一些问题，对档案管理工作产生影响。随着我国档案文件管理制度的出台，文档一体化管理程序已经被更多的应用至文书档案管理工作中，为现代化管理体制、科技等方面的应用及落实奠定坚实基础，并且电子政务方面的发展和进步同样能够促进文书档案一体化建设，对档案及文书进行融合时，信息技术相关的电子文档周期论逐渐发展和成熟，为文件与档案之间单向转换的不足进行弥补，电子文档统一化管理在设计、文件规划等方面的工作中有更多体现，为新时期文书档案现代化管理工作提供更多支持。在现代化管理的大背景下，不同部门之间联系加强，对文书档案管理工作中文件回流、跳跃等方面问题的处理具有较大的积极影响，并且为文书档案管理工作的现代化、科学化建设及发展奠定坚实基础，下面对其现代化管理措施进行具体阐述。

2 文书档案现代化管理措施及提高方法

2.1 对现代管理技术手段进行合理应用

先进技术、设备等可谓是文书档案现代化管理工作的重要支撑和物质基础，基于此为了实现文书档案的现代化管理目标，需要对先进技术、设备等进行引进，为管理工作质量及效率的提升奠定基础。人们甚至可以将先进技术及设备的应用情况视为判断档案管理部门现代化管理水平的重要指标，缩微、光盘及计算机等载体及设备的应用能够使文书档案管理的兼容性有所提升，通过全盘扫描、存储的方式对其进行处理，文件级、案卷级等多层次信息检索、存储等方面工作的开展更加有序。为了确保文书档案的现代化管理工作质量及安全性，档案管理部门可将防盗监测系统、温湿度自动调控系统等安装至文书档案室，并且通过除尘装置、防磁装置等对其进行辅助，确保文书档案使用寿命更加长久，减轻档案管理工作人员的负担。

2.2 对现代化管理制度进行健全

为了促进文书档案管理工作朝着现代化、规范化的方向发展，需要对制度建设方面的工作提高重视：

其一，对现代化的科学管理制度进行制定。制度的健全能够为文书档案现代化管理工作的开展提供更多依据支持，并且能够对最新的优秀管理办法、技巧等进行综合，使文书档案应用、保存等方面工作质量及效率提升。

其二，对原有落后及存在问题的管理制度进行取消，对各个部门管理制度、手段等方面的差异问题进行考虑，结合现代社会发展规律、需求等对文书档案管理制度进行建立。

其三，对制度灵活性、实用价值、合理性等进行提升。档案管理部门需要对传统管理方法、制度等进行及时调整，对现代优秀管理模式进行引进和学习，对文书档案的管理结构进行调整，使管理体系更加完善。例如，文书档案管理过程中，要求档案管理工作人员有计划的完成编辑、审核一类的工作，对卷章目录、统计台账等方面进行完善，提高文书档案收集、整理、存储、分析及运用等方面工作水平，根据本单位实际对工作计划进行安排，通过定期考评等措施对制度中的不足进行了解和调整，为制度实用价值、合理性等方面的提升及落实奠定基础。

2.3 对文书档案管理人员及相关工作人员的现代化管理意识进行培养

意识层面的问题对文书档案现代化管理工作的开展具有重要影响，档案管理人员、一般工作人员的行为、思维方式等均受到意识及管理理念的影响，基于此需要对其传统管理理念进行调整，完成意识层面的转变。通过教育培训一类的手段可以将现代化的管理理念传递给所有工作人员，档案管理工作人员及普通职工便能够对文书档案管理产生更多认识及重视，并且对观念问题、意识问题等进行合理规避或处理。此外，在教育培训过程中可以将现代化管理方法、思维等传授给档案管理工作人员，对其文书档案管理创新意识进行培养，通过意识方面的改变对行为、思维方式等进行改变，而行为、思维方式乃至制度等方面的调整又能够反向促进意识方面的调整，实现良性循环。最后，通过切实落实宣传工作的手段亦可以促进档案管理人员及普通职工观念的转变，进而使档案管理工作人员能够对己身工作进行更好的落实，普通职工也能够对文书档案现代化管理工作予以更多支持及配合。

2.4 增加资金投入

为了促进文书档案管理的现代化、信息化建设，需要适当增加资金投入，对现代化的档案管理设备、配套软件等进行引进，对档案管理网络建设工作进行完善，为现代化、信息化管理工作的开展奠定基础。此外，资金方面的投入还可以为人才培养及选聘工作提供更多支持，在资金支持充足的情况下，设备、软件、人才等现代化管理要素的具备能够为文书档案管理工作质量、效率等方面的提升奠定坚实基础，并且能够对档案管理人员负担进行减轻，减少人为误差及失误等问题的出现，在计算机技术支持下，档案库房管理朝着现代化、标准化的方向发展，电子档案的利用率逐渐提升，并且在现代化计算机录入装置、扫描装置的支持下文书档案管理工作能够变得更加高效、有序。

2.5 切实落实档案管理团队的建设工作

为了促进文书档案现代化管理水平的提升，需要为档案管理部门输送更多素质优秀、专业水平较高的人才。首先，为了对档案管理人员业务水平、综合素质等进行提升，需要对其进行适宜的教育培训，将现代化的先进管理方法、信息技术、专业技能等传授给档案管理人员，为文书档案的现代化管理工作开展奠定基础。其次，通过招聘机制的完善及调整可以吸收更多优秀的档案管理人才。招聘过程中需要对人才的管理能力、计算机技术操作水平、管理意识等多方面进行考核与衡量，吸收更多技术全面、专业水平较高的复合型文书档案管理人才，并且需要对其职业道德素养、责任意识等方面进行考核，为今后文书档案管理工作的开展、同事之间的团结协作等奠定坚实基础。最后，对奖惩机制方面进行健全。对文书档案现代化管理工作中表现突出的人员予以适当的奖励，对未能认真履行职责的人员予以一定惩罚，进而提高文书档案管理工作人员积极性，为现代化管理工作开展提供更多支持。

3 結束语

总结全文，网络信息技术等现代科技的发展为文书档案管理工作提供更多支持，文书档案的现代化管理可谓是大势所趋。上文已经对文书档案管理工作现状进行分析，从现代化管理技术手段的应用、现代化管理制度的健全完善、提高档案管理人员现代化管理意识等方面对现代化管理策略进行阐述，希望能够为文书档案管理工作人员管理工作的开展提供一些启发和参考。

参考文献

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