对强化公积金档案管理的几点思考

聂绪敏

摘 要：随着我国住房公积金制度制定以来，其资金量与业务量发展速度堪称迅猛。住房公积金档案作为记载住房公积金发展历程的原始记录，有着非常重要的参考作用。住房公积金档案作为档案管理的一种分支，其管理是否科学规范直接关系到住房公积金业务的开展与资金的安全性。在文中首先就住房公积金档案的特点进行了分析，然后就强化公积金档案管理提出了几点建议，以促进我国住房公积金事业的健康发展。

关键词：住房公积金；档案管理；建议

住房公积金档案是记录着住房公积金办理过程中的所有资料，是我国档案信息资源的中的一个重要部分，具有十分重要的借鉴参考作用。但是随着我国住房公积金档案数量的不断攀升，住房公积金档案管理也随之出现了不少的问题，如何在新形势强化住房公积金的档案管理工作，以成为了公积金管理中心工作人员目前所面临的一个重大问题。

1 住房公积金档案的特点

首先，住房公积金档案来源广泛。住房公积金档案的形成是由住房公积金运营与管理的部门、经办机构、办理住房公积金业务的相关单位以及办理贷款、缴存、提取业务的个人。

其次，住房公积金档案种类、内容丰富。目前，住房公积金档案主要分为归集、提取、贷款三类档案，但是这三类下又具体细分了很多个层次。比如贷款又分为楼盘、贷款以及抵押贷款三类，而贷款下又分为新房、二手房、组合以及以贷还贷档案等等[1]。应住房公积金业务类型的不同，其档案的内容也存有一定差别。

再次，住房公积金档案的保存时间长且存有变化。住房公积金档案的保存时间都在15年以上，其中贷款档案的保存时间可能更长。借款人的档案从贷前的审查到审批、到的合同的签订、到资金的发放、到还清贷款最长的需要30年，一旦遇到还贷期间贷款变更或是提前结清贷款等现象，档案都随之发生变化。

最后，住房公积金档案整理立卷具有时效性。住房公积金档案的形成是业务办理前台留存下来的业务资料，但是每个住房公积金所涉及的每个业务之中都有着十分密切的关系，但是由于每个业务环节办理的数量有着不确定性，因此，需要随时就形成的档案进行整理、立卷以及复核等等，避免造成档案材料的积压，同时有效避免了给下一步业务的开展造成阻碍。

2 强化住房公积金档案管理的几点措施

（一）提升对住房公积金档案管理的认识

公积金档案管理人员需要将自身的主观能动性充分发挥出来，进一步提升管理住房公积金档案的水平。在住房公积金档案管理工作中，应建立专门的住房公积金管理档案室，构建起完善的档案管理体系，就责任进行划分并落实，确保各种档案管理部门之间能够相互协调，以确保档案管理工作的规范性能够得到进一步提高[2]。同时应尽快建立住房公积金档案管理考核、奖惩、激励机制，以充分调动住房公积金档案管理人员的工作主动性与积极性，从而不断创新工作，推进住房公积金档案现代化管理的进程。

（二）进一步规范“电纸双轨制”

目前，很多档案管理中心以建立了部分的信息化系统，但是就纸质档案与电子档案的保存问题，可以通过在纸质文件与电子文件之间建立一种连接，将纸质档案利用扫描仪与拍照系统来建立正确完整的照片形式的电子档案，确保利用这些档案时能够及时准确、方便快捷。在住房公积金相关业务环节之中，时常发生重复提交资料与复印件的现象，并且针对不同时期的不同业务也需要提供與保存，这样不仅加大了工作人员的工作量，还为群众造成了不便。通过建立电子档案系统，实行电子化管理，在缴存人开户登记环节之中扫描了相关档案资料后，缴存人不在需要重复提交材料，工作人员也不用再次审核材料，所有环节的工作人员都能通过电子档案系统随时共享相关资料[3]。这对预防住房公积金档案管理的风险提供了有力保障。这样不仅有效解决了档案重复保存的问题，为广大缴存人提供了便利。还为档案管理工作人员减轻了工作量，进一步提升了档案管理的服务水平。

（三）进一步提升公积金档案管理的服务水平

管理住房公积金的根本目的是要利用住房公积金档案资源来为民生服务，为了进一步提升为民生服务的水平，公积金管理中心应建立住房公积金信息查询网站，以方便缴存者能够能够在网站上查询相关的政策与资金；应积极展开档案利用需求调查，为不同服务对象提供有差异性的服务，以提高档案利用服务的针对性；及时编制档案索引目录，为各类利用者调用档案提供便利；就住房公积金档案信息资源进行深入挖掘，及时整理汇编政策经办资料，并同时向社会公开有关现行的业务文件；建立与政府服务网、社保服务网档案信息资源共享的住房公积金档案信息中心。此外，还应建立起相关的监督机构，并鼓励广泛群众积极参与到监督之中，借助群众的力量发现住房公积金档案管理之中存在的问题并及时解决。

3 结语

住房公积金档案管理工作随着社会的进步越来越重要，相关部门应加大对档案管理工作的重视，加大培训力度，建立制度、考核来确保管理质量，提高档案管理服务的水平，为缴存者提供更加优质、全面的服务，为社会和谐发展、社会主义经济建设添砖加瓦。

参考文献

[1]钱亚利.事业单位公积金档案管理工作现状及发展路径[J].商，2015，（09）：34.

[3]滕玮.加强基层住房公积金档案管理的对策思考[J].档案与建设，2013，（09）：63-64.

[3]张红英.公积金电子档案管理应用浅析[J].办公室业务，2014，（05）：71+73.