高校教学档案管理信息化管理探析

周曌

摘 要：关于高等教育学校档案信息化管理的必要性论述。本文从高校教学档案信息管理的标准化、档案信息数据传输的网络化以及档案信息数字化建设等方面，充分分析了高等学校教学档案的特点，就如何防范档案传输中出现的风险，加强教学档案的保密性管理提出了具体的安全措施，确保了教学档案信息传输的安全性。

关键词：高校教学档案 信息化管理 安全防范措施

一、高校教学档案的信息化管理的重要性

高校教学档案是指高校在教学管理、教学科研以及教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体材料、电子介质材料的总称。是教学实践中全体师生在教学管理中智慧的结晶，是学校教学宝贵财富的积累，是高校教育珍贵历史的记录。随着社会的发展，高校教育也在不断进步，使得高等学校教学档案呈现出新的变化：① 档案管理的内容更加广泛。随着生源的不断扩大，学校的办学规模也越来越大，新的学科、新的专业不断出现，要求教学档案管理的内容日趋广泛；② 由于办学领域的不断拓宽，教学内容越来越丰富，多种学科相互交叉、相互渗透，要求对高等学校的教学档案管理也更加灵活多样；③ 由于教学档案分部门管理材料来源较分散，有的来源于上级主管部门，有的来源于教务部门，有的来源与相关部门，也有学校教务部门有关教学改革、人才培养、学科设置、课程安排的相关文件，还有院部日常教学中形成的档案。传统的纸质档案，在高校长期保管中，稍有不当极易造成纸质档案受潮、虫蛀、导致档案变质、发霉，同时由于长期反复调阅，使得档案原件发生损毁或遗失。传统档案很难备份，一旦发生损毁将无法挽救。以往由于对教学信息化与数据化管理重视不够，很多重要的教学信息不能及时得到反馈，采用传统的档案管理模式，使得档案管理人员的管理水平得不到相应的提高，对信息的搜集、处理都以传统方式反应，技术管理手段相对落后，其收录、编排、存储、调阅缺乏科学统一的标准，这也是当前高校档案管理中亟待解决的问题。[1]

实现高等学校教学档案信息化管理，主要是以信息网络化建设和运用现代化信息技术为基础以纸质教学档案数字化为重点，采取科学化管理实现电子文件和电子档案规范化管理具体包括档案数据资料信息化、档案管理工作流程信息化、档案调阅检索信息化。随着我国高校规模的不断扩大，加强教学档案信息化管理显得尤为重要。[2]

首先，教学档案信息化管理是高校与时俱进适应现代化发展的要求，加强档案信息化管理体现了现代高等院校教学管理的新理念、新思路，是现代高校档案管理的必经之路。同时也是对现代化高校发展提出的新的更高的要求。

其次，教学档案信息化管理充分提高了档案的利用率，满足了使用者的需求，通过互联网可快速检索、调阅，实现了资源共享，扩大了档案服务面。[3]

再次，教学档案信息化管理拓宽了档案的服务功能，为使用者提供了多渠道的服务，满足了各方人士对教学档案不同的利用要求。

二、高等学校教学档案信息化建设的措施

在高等教育学校的发展进程中，教学档案信息化建设是一项重要的系统建设工程，其基本内涵是，档案信息管理标准化；档案信息利用网络化；档案信息储存数字化。基本特征是，档案管理智能化、档案传输网络化、档案保管数字化。[4]

第一，按照高等学校教学档案的科学分类，可将教学档案分为综合档案、教学档案、科研档案、教师档案、以及学生档案，在进行科学分类的基础上建立信息化管理数据库，采取电子文档管理形式，实现教学档案信息网络化管理。这一过程要求对教学档案制定出档案信息管理的标准模式，研制推广教学档案管理的应用软件。这样与传统档案管理相比既节省人力、物力、财力又克服了纸质档案不可复制的弊端。使得高等学校在教学档案管理中通過数字网络化信息传递，将教学档案的保存、调阅、修改变得更加简便易行，从而提高了档案使用的效率。

第二，高校档案信息传输网络化是利用网络化传输，建立全国档案信息网络，是档案信息远距离、无障碍地交流和传递，达到档案资源共享，从而实现高等院校教学档案传输网络化，这样大大提高了档案工作的效率，降低了档案管理成本。其目的是为了开发利用把应存档的文件、信息统一规范数据格式录入计算机，要求档案管理部门通过网络和信息系统更好的为广大师生服务。

第三，高校档案信息数字化就是对文字、图像、音频、视频等不同载体档案进行收集、筛选和加工，通过数字化储存，使之转化为计算机软件形式的信息供人们使用。档案管理人员利用计算机网络，将过去的纸质档案采用磁带、光盘等介质来替代，实现资源共享及网上汇编资料的传输，从而建立起一套完整的电子档案，使利用者方便、快捷地获得教学档案信息。同时，加强电子文件和电子档案的管理，做好电子文件档案的积累、管理、利用，保证电子文件、档案齐全、完整、有效。

教学档案信息化建设，还需要一定的投入，配置与现代化档案管理相适应的设施。这些软、硬件基础设施是档案信息化建设不可缺少的基本条件，如计算机、通信设备、网络设备，充分利用和装备先进的信息设备是高校档案信息资源开发和利用信息技术的基础，其核心是档案信息网络，它是档案信息传输、交换和资源共享的必要手段。

三、高校教学档案信息化的管理

教学档案管理是对高等学校多年来取得教育成果的历史记载，档案管理工作者要严格规范个人行为，树立档案的安全防范意识，做好安全防范措施。加强设备维护知识学习，及时对日常使用的杀毒软件、防火墙进行更新和维护，最大限度地防止病毒攻击。按照计算机信息管理系统等级保护的要求，建立档案安全体系，采取相应的防范技术，消除如数据窃听、电磁泄漏、电力中断、载体损坏、计算机病毒、网页套改、黑客攻击等各种安全隐患，确保教学档案信息传递无损、运行安全。

众所周知，电子档案管理也存在一定的弊端，随着现代信息化技术的不断发展保密工作也存在一定的隐患，如：使用的互联网具有开放性，使用者众多，人员较复杂，比较容易将教学档案进行复制或伪造，在材质的使用上如光盘、磁带等也不能永久保存。所以，加强电子档案网络安全化管理是高校档案管理的重要任务，要求档案管理人严守保密制度，杜绝保密内容上网传递；从源头上采取安全保密措施。同时还要及时更换磁盘、光盘等，免得超过其使用寿命。

参考文献

[1] 韩成春.当前高校教学档案信息化建设中存在的问题及其对策[J].网络财富，2009（24）.

[2]罗金莉.高校教学档案信息化建设的问题及对策研究[J].河北大学成人教育学院学报，2010，12（2）.

[3]张金来. 浅谈高校教学档案管理的信息化[J]. 中国电力教育，2008，12，（10）

[4]黄健，高等学校教学档案收集问题思考[J].档案管理，2012，（3）endprint