浅谈中职学校实物档案管理

毛正玉

摘 要：中职学校的发展史和光荣史可以很好的体现在中职学校的实物档案上面，实物档案相对于纸质档案来说，能够更加真实、直观和生动的展现学校的发展历史和各项实践活动，也是学校档案的重要组成部分。因此，必须加强对学校实物档案的管理，发挥实物档案的重要历史价值和意义。本文主要论述了学校实物档案管理的意义、分类和保管与利用，希望能够对学校实物档案管理工作提供一定的参考。

关键字：中职学校；实物档案管理；收集范围；保管；利用

实物是一个特殊的载体，它有很多实用的特点，如原始性、直观性、真实性以及生动形象等特点，这些实物档案是对中职学校发展历史和各项活动的真实记载，同时，实物档案也弥补了其他形式档案的不足之处，是学校档案的重要组成部分，因此，必须加强对实物档案的科学化管理和利用，充分发挥实物档案的价值。

1 做好学校实物档案管理的意义

1.1 真实的记载和反映出学校的发展史

实物档案的特点包括真实性、原始性、直观性和生动性。学校在发展过程中会收集很多的实物，这些实物记载着关于学校的社会活动以及教学、科研等过程。与此同时，通过对实物的保存，可以很好的保护实物本身的面貌。学校的实物档案是知识内涵和时代气息最真实的载体，能够真实的记录学校发展过程中的各种荣誉，并将学校的发展史和变迁史直观的展现出来。

1.2 丰富校园文化内涵，提高学校知名度和竞争力

学校是培养人才的重要场所，学校的校风在我国文化的发展过程中具有重要作用。学校的实物档案本身能够给给人们带来视觉上的冲击和感受，实物档案的优势是具有文字所不能表达的直观感和立体感，因此，实物档案能够更加容易被人们感受和理解。实物档案在丰富参观人员的情感的同时，还能够提升参观人员的想象空间。通过对学校实物档案的展示，能够使参观者更加深入、彻底和直观的了解学校的文化内涵和文化底蕴，从而提高学校的知名度和竞争实力。

1.3 有效的服务教学、科研和管理，提高了高校的办学水平

实物档案的建立，能够原始的、真实的保存学校建校以来的教学、科研和管理的资料，可以为后人在发展高校的时候，提供可靠的、可供参考的经验和历史，为高校的发展提供最有效、最直接的帮助。

2 实物档案的分类

中职学校档案室要认真做好实物档案的归档、整理、归类和保管等工作。在开展实物档案归档时，要编制合理的目录，对实物档案编制档号，并注明每件物品的名称、授予或赠与单位或姓名、接受时间、归档时间等。对于需要長期保管的实物档案，需要对实物的摆放框架和地点进行明确的标注，并将档号标志附于相应的实物档案上。伴随着科学技术的不断发展和进步，实物档案在管理过程中逐渐向着数字化和信息化的方向发展，因此，在进行实物档案管理的过程中，要将学校的实物档案和信息的收集、传递、存储和利用实现一体化。通过对学校实物档案管理工作的加强，可以逐步促进档案管理工作的信息化和规范化。

3 实物档案的保管与利用

3.1 实物档案归档制度化

我们把实物档案列在其他类档案后面，规定了归档范围和保管期限，归档时间不限等制度。归档范围包括：名人、领导等题字、画册、签名簿等；获得的校级以上奖状、证书、奖牌、奖杯等；本校作废印章；校庆纪念品；学校互访礼品；建筑物设计模型；教具和科研样品；学校使用过的牌、匾及各时期的工作证、学生证校徽等样品；捐赠的个人物品。

3.2 实物档案的分类、背景说明及计算机编目

我们按归档范围，把实物档案分成十类，取“实物”的开头拼音sw，再加上数字，如，sw11、sw12……每一类按年代自然排序，如，2016年征集到一幅题字，它的档案号是2016.sw11.1，以此往下排列。然后，对每一实物档案都要进行背景说明，包括实物的名称、材质、产生的时间、事由、何人何时归档的等。最后，把实物档案的信息进行计算机编目。

3.3 实物档案数字化加工及其电子文件与机读目录的链接

我们把征集到的每一实物档案拍摄成照片，即形成电子文件，然后，把每一张电子照片通过系统软件进行上传，即与对应的实物信息（机读目录）进行链接，从而构建一套实物信息与实物照片一同归档，并存在互联关系的共存模式。这种模式不仅可以将实物信息与照片信息进行有效的呼应，而且能够通过查阅实物的电子照片，大大地降低对档案实体的调阅频率，从而实现对实物档案的保护，最大限度的延长珍贵实物档案的使用寿命。与此同时，电子文件的建立也为以后的利用奠定了基础，方便了对实物档案的保管。

3.4 通过多种渠道，展现实物档案价值

学校的实物档案不仅具有非常高的研究价值，还具有非常高的利用价值，因此，要对学校的实物档案进行多角度和多渠道的开发和利用，在使参观者了解学校的实物档案的同时，还要充分的发挥和展现实物档案的有效价值。例如：学校可以建立“军工纪念馆”，在里面展示学校的实物档案，并把它作为国家国防教育的基地和学生的历史教育课堂；学校还可以建立“校史馆”，通过展示实物档案中的奖状、奖杯等实物，对学校的发展历史和业绩进行展示；离退休处举办庆祝“抗战胜利70周年”书画展，档案馆可以为他们提供多幅书画作品，这些作品可以是离退休同志们当初归到档案馆的自己的作品。每年的6月9日，是国际档案纪念日，可以利用这一重要机会，做一些实物图片宣传板，配上说明，印发一些宣传册，面向全校进行宣传和展示。通过各种形式对实物档案的利用，既能充分实现实物档案的内在价值，又能丰富校园文化建设的内涵。

3.5 设立实物档案展厅，扩大实物档案利用量

在学校实物档案利用的过程中，可以在档案馆设立展厅，并对展厅进行展览区域的划分：1）在荣誉墙部分可以展出学校在发展过程中获得的奖状和奖杯等实物；2）在对历史的回顾过程中可以展出往届校友在学校学习生活中使用过的物品，还可以展示学校的作废印章等；3）在展示领导关怀方面，可以展示各级领导在重大节日对本校的信件和题词等；4）在互访往来部分可以展示本校与其他高校交往过程中其赠送的纪念物品；5）在校庆精品方面可以展示学校在历届校庆时颁发的纪念品；6）在名人物品部分可以展示为学校做出突出贡献的名人事迹和捐赠物品等。还可以充分利用档案馆的走廊，设置展柜及吊柜，定期设立专题展。这些展览在提高实物档案的利用率的同时，还可以使参观者对学校的历史和现在的发展有一个深入的了解。

3.6 利用数字化技术，提高实物档案利用率

学校在对实物档案进行展示的同时，还可以在学校的专属网页上建立与之相对应的虚拟实物，并对这些虚拟实物进行科学的分类。当浏览网页时，可以按照分类进行检索，然后就会就会显示与实物相对应的信息。通过数字化技术的应用，可以在实物展示的同时，提高学校实物档案的利用率。

4 总结语

综上所述，中职学校的实物档案管理是中职学校档案管理工作中的重要组成部分，并且，实物档案的管理工作和传统的纸质档案管理与电子档案管理之间存在着很大的区别。因此，必须加强对是实物档案管理工作的研究，使实物档案管理朝着规范化的方向发展，最大限度的实现实物档案管理的价值。中职学校的实物档案管理工作是一项长期，并且艰巨的工程，为了实物档案管理事业的发展，必须高度重视实物档案管理工作。

参考文献

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