公共资源交易项目档案的管理与发展研究

张洁

摘 要：随着我国社会经济的迅速发展，有效推动了我国公共资源交易行业的发展，并且面临着巨大的发展机遇。公共资源交易项目档案管理工作引起了国家领导人的高度重视，在未来的发展当中，公共资源交易当中的招标项目只会逐渐增多，项目档案数量同样会呈现增长趋势。但是，就当前的交易项目档案管理现状而言，管理量不仅仅复杂，数量还比较庞大。为此，有必要加强公共资源交易项目档案管理，这就需要重视立法建章统一规范化管理，才能确保公共资源交易项目档案管理，并且充分发挥其作用。本文主要对公共资源交易项目档案管理加以分析，并且对未来公共资源交易项目档案管理发展加以探讨，旨在提高公共资源交易项目档案管理工作水平。

关键词：公共资源交易；项目档案；管理；发展

社会经济的迅速发展，给公共资源交易行业发展带来了巨大的机遇。为此促进公共资源交易行业的发展，就需要建立统一的交易平台，才能使得公共资源交易市场交易项目增加，同时有效增加项目档案数量。在这一新时期，在改革委的牵头下，公共资源交易平台整合工作会议制度得到了迅速的制定，并且得到了国务院办公厅允许。在制度当中，明确指出公共资源交易将全部纳入平台，禁止在平台之外进行交易，由此可见，在未来进场交易的招标项目将会迅速增多，同样的道理，项目档案数量也会出现迅速增长。但是就目前的公共资源交易项目档案管理而言，我国的公共资源交易项目档案管理局面较为混乱，其主要原因在于交易项目档案数量较为庞大，并且涉及范围较为广泛，显得比较复杂。这就需要交易项目档案实施立法建章，进行统一规范化管理，才能促进公共资源交易行业的稳定、快速发展。此外，交易项目档案管理有必要实现“互联网+”管理，才能实现交易项目档案管理水平的进一步提高。

1 公共资源交易项目档案管理分析

1.1 投标文件资料的管理

在项目交易评标时，主要是由评标人员选择前三名的投标人员，并且招标人将会在法律的规定下，将第一名定为中标人，一旦第一名放弃中标，或者是由于诸多因素在实际的操作当中，并不能遵守合同、不按照招标文件要求，这就需要提交一定的保证金，招标人可以按照名次选择其他中标人，也可以重新进行招标工作[1]。在《中华人民共和国招标投标法实施条例》当中，就有条例明确指出，对此加以详细的分析，主要包括以下几个方面的内容，（1）

中标候选人投标文件的管理，目前收集中标候选人投标文件资料，通常具有两种方法可以采取，一是在符合招标文件的规定的基础上，已经确定了中标的第一名，然而该中标人由于诸多因素放弃了中标，主要原因有存在不可抗力，导致合同不能够履行，或者是在中标过程中，存在一些不合法的操作，其实际条件并不符合中标条件，对此招标人员需要重新按照名次选择中标人，或者是按照中标候选人名单排序依次确定其他中标候选人为中标人的[2]。二是中标人由于诸多因素放弃了中标，主要原因有存在不可抗力，导致合同不能够履行，或者是在中标过程中，存在一些不合法的操作，其实际条件并不符合中标条件，有必要进行重新招标，并且只需要整理中标人的投标文件，其主要原因在于其它投标文件均没有长期保存的价值和意义，一旦长时间的收集，将会无限制的增加项目档案管理的压力[3]。（2）对未中标人的投标文件资料的处理，现阶段，业内对未中标人的投标文件资料保存和处理主要的要求包括以下几个方面的内容，一是招标文件的副本以及未中标文件的资料需要妥善保存2年；二是没有投标文件资料需要保存超过1年时间。待到招标文件保存时间一到，需要将资料加以处理，主要采取物理粉碎或者焚烧处理。值得注意的是需要在处理过程中，确保投标人的商业秘密以及个人信息不被泄露，避免造成经济财产损失。

1.2 项目档案的立法需要

随着公共资源交易行业的发展，项目档案数量增加，并且交易项目逐日增加，这就需要对项目档案管理法规建设引起高度重视，并且制定一套有效的管理方法。就目前的项目档案管理标准主要包括四种类型，分别是省、市以及县的监管部门与同级档案行政管理部门出台的，除此之外的一种属于市或县一级公共资源交易监管部门或者交易中心独立出台的。此外，在《招标投标法》以及《政府采购法》等当中，并没有对项目档案管理加以明确的规定，更为严重的是存在部分的公共资源交易监管部门或交易中心制定的标准，严重违背了《中华人民共和国档案法实施办法》[4]。基于此，公共资源交易监督管理局有必要重视《项目档案管理办法》以及《收集整理规范》加以完善，只有这样，才能促进的项目档案管理水平的提高。

2 公共资源交易项目档案“互联网 +”项目档案管理发展

现阶段，随着互联网技术的迅速发展，与此同时公共资源交易行业得到了迅速发展，为实现其可持续发展，有必要在公共资源交易平台整合的基础上，加强发展电子化招标，其主要原因在于交易平台的有效整合和进场交易项目的增多，采用传统的纸质管理方式无法满足实际发展需求。这就需要大力发展“互联网 +”项目档案管理，其主要从以下几个方面入手。

（1）将传统的纸质化项目档案管理方式加以摒弃，加强互联网的应用，并且利用互联网的平台逐渐转变为电子化管理。（2）公共资源交易监管部门在转向电子化操作时，有必要重视同级档案行政管理部门的业务指导。（3）针对公共资源交易项目以及项目档案数量较多，在采购项目档案电子化所需设备时，就需要优先选择一些高配置设备，尤其是电子光盘的采购，必须要选择档案级光盘，才能确保电子档案的长时间保存。（4）项目档案电子化管理可以采取招标方式，选择具有档案管理资质的企业，从而能够选用专业人员进行档案管理，有利于电子化项目档案管理水平的提高。（5）实现“互联网 +”项目档案管理，其主要是逐渐摒弃传统的纸质化项目档案管理，加强互联网的应用。传统的项目档案管理主要是通过存档机构寻找项目档案，其主要是通过人工方式完成，对于在“互联网 +”项目档案管理模式，其主要是通过互联网进行办理，有利于提高项目档案利用效果，直接简化了调档环节，从而使得经济成本、工作时间以及查找难度等得到有效的降低。此外，国家发展改革委以及国家档案局等部门需要对项目档案管理工作引起高度重视，并且对《项目档案管理办法》加以完善，促使项目档案管理变得规范化、制度化以及标准化，才能有助于公共资源交易项目档案管理实现可持续发展。

3 结语

综上所述，随着社会经济的发展，有效促进了公共资源交易行业的发展，并且国家有关领导人对此引起了高度重视。在未来的发展当中，公共资源交易项目只会逐渐增多，项目档案数量将会不断增加，这就需要不断加强公共资源交易项目档案管理，并且需要重视现代技术的应用，不断将纸质化项目档案管理方式逐渐转变为电子化，才能满足当前发展需求，从而有助于公共资源交易行业的长久发展。

参考文献

[1]构筑统一规范便民高效阳光透明的公共资源交易平台——国家发展改革委法规司负责人就《公共资源交易平台管理暂行办法》答记者问[J]. 招标与投标，2016，08：16-17.

[2]本刊记者.实行全流程的透明化管理——国家发展改革委法规司负责人就《整合建立统一的公共资源交易平台工作方案》答记者问[J].紫光阁，2015，09：21-23.

[3]本刊讯.国家发展改革委等14部委联合发布《公共资源交易平台管理暂行办法》[J].招标采购管理，2016，06：6.

[4]汪杰.反腐新常態下如何做好项目档案工作——以滁州市公管局项目档案管理为例[J].办公自动化，2016，02：48-50+55.