浅谈档案信息化建设的重要性及意义

陈常军+李慎栋

摘 要：随着现代科学技术的开展，档案管理专门软件的开发、利用和升级，档案管理的现代化与信息化已经成为不可逆转的大趋势。随着“数字化社会”、“数字化城市”时代的来临，档案信息化建设也步入了快速通道。管理微机化、馆藏数字化、信息共享化，已成为当今档案工作发展的趋势。

关键词：信息化；建设；必要性；重要性

在信息化时代，档案信息化是国民经济和社会信息化的一项重要内容，社会运行的频率在飞速提升，大量的信息充斥着社会生活的方方面面，我们的档案工作也顺应时代发展的需要在发生着深刻的变革，档案信息化建设是推动档案事业可持续发展的重要战略选择，是实现新时期档案事业跨越式创新发展的动力。随着信息时代的到来，档案管理也为了适应时代的改变而进行发展。档案管理有着巨大的重要性，传统的档案管理方式已经不适用于新的信息时代，为了更好的发挥其重要性，档案管理信息化需要改革创新升级。

1 档案信息化及信息化建设的必要性

1. 21世纪是信息化的时代，档案也是信息时代的重要组成部分，数字化是档案信息化的重要手段。档案馆是保管和提供利用档案信息的职能部门，是最有实用价值的信息资源库，这就要求档案工作在收集、保管、保护和利用手段等方面做出调整，能够更好地去适应信息化社会发展的形式。

2. 纸质档案作为一种原生的信息资源，具有原始性和单一性的特点，档案数字化建设，可改善档案管理单一的操作模式，打破檔案利用的局限，是顺应时代发展的新举措。电子文件实现了无纸化办公，节省了文件周转的流程，方便查阅。档案数字化与电子文件的有效结合，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集，管理和服务职能转变，为用户提供高效，优质服务。

3. 纸质的实体不能形成信息网络，对于档案管理、统计、对外交流会产生很大的不便。大大降低了工作效率。而档案信息化的建立可以使立档单位形成一个完整的档案信息化网络。

2 档案信息化建设的重点

档案信息化的本质就是在信息技术的武装下，对档案信息由保管向利用服务方向转变，信息技术是其中的关键。档案信息化建设的重点包括档案标准规范建设，基础设施建设，档案信息化系统建设及人才队伍建设等。

1.加强档案工作标准规范的建设。档案信息化的首要任务就是档案业务要规范，完善档案信息化制度建设，并严格按照制度要求贯彻实施，层层把关，责任到人。档案信息资源共享，基础数据库为社会提供利用，标准规范是档案信息化建设的关键环节，是实现档案信息资源有效利用，避免重复建设，提高效益的重要条件。

2. 加强档案基础设施建设。软、硬件基础设施是档案信息化建设必不可少的基本条件，是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础。

3. 建立档案信息化系统。档案信息的建设需要强大的，功能全面的档案数据库做保障，建立全文信息，图像信息，数据统计等功能，满足档案原文检索，实现信息资源共享。将档案信息化系统纳入单位办公，为用户提供主动的、现代化、大众化与个性化相结合的服务方式。

4. 提高档案管理人员的信息服务水平。档案管理人员的观念首先要“信息化”。档案管理人员要有较高的先进技术水平和知识层次，不能仅仅满足于一般的计算机操作。面对新形势下的挑战，档案工作者应积极应对，逐步掌握信息技术，掌握档案利用规律，增强服务的针对性。不断提高服务水平，顺应时代发展的需要。

5.加强档案管理人才队伍建设。要加大培训力度，有计划地进行各种形式的业务培训、知识更新，不断提高信息技能。要把档案信息化建设的过程作为锻炼队伍，培养人才的过程，边学习边实践，不断总结、不断提高。

3 档案信息化建设的意义

档案信息化，可远程服务，资源共享；提高档案信息利用的时效性。档案信息化建设的最终目的，就是要切实加强档案信息资源的合理配置和科学管理，使档案信息资源实现数字化、有序化、标准化、系统化、网络化，以满足社会各方面日益增长的利用档案信息迫切需要。

1. 检索查询方便。传统的检索方式，档案管理人员从一本一本的目录中找出所需的档案来，然后根据记录到库房中查找，费时、费力。档案管理信息化后，可以实现即时查询，管理人员从模糊查询、组合查询、分类查询中选取最佳的查询方式，极大的减轻了工作人员的负担。

2. 提高整个部门的工作效率。 档案管理实现信息化后，档案的查阅、借阅、浏览可以在内部网络上完成，单位管理员可以更好地从事档案的收集和编研工作，减少不必要的事务工作，提高员工的工作效率。

3. 有效的提供服务。档案管理的信息化，科技人员可以在自己的计算机上查阅档案资料，提高了工作效率；同时档案资料的电子化更便于科技人员的二次利用和开发，提高了单位整体的工作效率和竞争力，使档案管理的职能不再单纯是档案的保管，而是单位内部的信息中心。

总之，档案信息化建设是一项复杂的系统工程，需要长期细致的工作，有待于在实践中不断发展和完善，在开发过程中应该坚持量力而行、循序渐进、实用有效的原则，用信息化建设思想统揽全局，实现档案管理历史性的跨越，从而保证档案信息化建设与全社会信息化同步发展。 档案信息化建设的迅速发展，将极大地促进档案信息资源的开发利用，促进档案部门服务方式的转变，促进档案学理论和实践的发展，为档案管理全面实现现代化打下基础。

参考文献

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[2]李颖.对档案信息化建设的思考[J].科技档案.

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