提高办公室档案管理工作效率的思考

管海鸿

摘 要：近年来，快速发展的社会经济和不断进步的科学技术，致使我国一些单位办公室的档案管理方式已同时代发展脱轨，档案管理效率也与实际工作的要求相差甚远，这就让我国办公室的档案管理工作效率受到了很大影响。办公室在每一家单位的自身运营过程中均占据着至关重要的位置，可以说整个单位的管理水平直接受到办公室档案管理水平的影响。本文笔者结合自身工作实践，就当前办公室档案管理中存在的问题进行了简要论述，并有针对性的提出了建议，旨在促进办公室档案管理工作效率的提高。

关键词：办公室；档案管理；工作效率

单位各项工作的开展均离不开办公室档案管理工作。快速发展的科学技术将我们带入了信息化时代，网络信息化技术也被广泛应用于社会的多个领域，传统的办公室档案管理模式已与社会发展渐行渐远，档案管理的诸多问题也不断暴露出来。为了同时代的发展保持同步，应对办公室档案管理工作进行不断完善，通过网络信息化技术促进办公室档案管理工作效率的提高。

1 当前办公室档案管理中存在的问题

（一）工作人员的管理意识比较薄弱

当前，影响档案管理工作效率的一个重要因素就是办公室档案管理人员缺乏浓厚的管理意识。通常办公室的档案管理人员均不是专业的管理人员，一些甚至是因为关系才从事这一工作的，而这些档案管理人员均未接受过专业的档案管理培训，进而也很难对办公室档案管理的重要意义有一正确认识，正是因为缺乏一定的管理意识所以才使档案资料搜集不全、整理不规范等问题出现，让办公室档案管理的工作效率受到严重影响。因此，办公室档案管理人员的当务之急便是对自身管理意识做进一步加强。

（二）缺乏健全的档案管理制度

健全各方管理制度是高效开展办公室各项管理工作的前提条件，当然也包括档案管理。诸如档案分类、保管期限、介质区分、收集机制、归整规范以及查阅借阅规定等均属于档案管理制度的范畴，其包含了档案从新材料产生到生命周期结束的整个过程。档案管理制度建设必须得到单位领导的重视。但就目前的实际情况而言，一些单位的领导人员因为事务繁忙也就忽略了办公室管理工作，未建立单独的管理档案的资料室，缺乏相关的档案管理制度。为此，也让档案管理人员在平时的工作中偷懒、懈怠，导致在档案的处理上出现问题。

（三）管理人员的管理素质较低，有待提高

现在所培养的专业档案管理人员已无法和社会的发展相适应，管理人员缺乏专业的管理知识，因此，首先要解决的问题便是促进管理人员专业知识与工作技能的提高。其次，置身于信息化时代背景下，办公室档案管理工作也需做到与时俱进，在管理过程中引入现代科技网络信息技术，以促进管理工作效率的提升[1]。相关办公软件的操作技能是管理人员所必备的，通过管理专业水平与管理操作技能的提高来促进办公室档案管理效率的提高。

（四）办公室档案管理的网络信息化建设有待加强

不断发展的办公室档案管理，在一定程度上增加了档案种类的复杂性，由此也提高了对管理人员的要求。对于时段与种类不同的档案信息，应进行有效地记录与整理，传统的管理模式已无法适应现代化管理工作，再加上当前网络信息技术尚不能很好的应用于档案管理工作中，许多设施都不能很好的支撑工作的需求，因此纸质管理形式仍然占据档案管理的大半部分。与此同时，档案管理行政机构也未对档案管理的信息化系统进行合理规划，导致诸多数据化的档案信息在数据库中处于随机状态，部分还有可能被定期销毁，使日后工作的查阅非常不便，因此建立系统化的管理模式对档案管理工作而言是非常有必要的。

2 提高办公室档案管理的工作效率的措施

（一）强化办公室档案管理人员的管理意识

当前，影响档案管理工作效率的一個重要因素便是办公室档案管理人员缺乏浓厚的管理意识。针对这一情况，单位领导人与档案管理人员均应强化自身档案管理意识。单位领导人员应多和档案管理人员进行交流沟通，在一起努力下促进档案管理人员管理意识与管理理念的提高，如此不但可使档案服务能力得到进一步增强，也可切实保障办公室档案管理效率的提高。

（二）进一步完善档案管理制度

档案管理制度和行政管理制度、财务管理制度以及人事管理制度均属于同一层级的制度，一起支撑单位内部管理制度[2]。在制定档案管理制度时，一定要将单位业务工作实际充分结合起来，就对内对外全部业务流程以及内部组织架构展开全面梳理，让档案管理真正与推进业务开展与完善内部管理的实际需要相符合。完整性是档案管理制度的一个必备条件，不但要要求管理硬件，也要进一步规范软件；既要严密保管制度，也要对查询借阅制度予以严格遵循。档案管理要将重点突出，首先是科学分类档案，对各类档案的秘级与保管期限做出明确规定。其次是科学界定档案的归集规范，对各类档案材料的规格与时限予以明确；最后是严格规定档案的利用，对各项档案的使用价值与使用范围予以明确。建立健全管理制度，一方面可对工作进程予以协调，还能对管理人员的工作起到一定约束，严格监控档案，让工作更加清晰，目标更加明确。管理制度的完善也说明监督工作不断完善，良好的工作态度也有助于提高档案管理的工作效率。

（三）提高办公室档案管理人员的专业水平

单位档案管理人员应结合社会的发展形势，经常性的参加一些档案管理工作培训活动，促进自身档案管理与保密意识的提高，进而提高办公室档案管理水平。管理人员应在保密法制的教育上加大力度，单位的其它成员也必须对档案管理工作的重要性、艰难性以及复杂性有一深刻认识，进而同档案人员协调配合，将档案管理与保密工作落实做好[3]。通过不断对管理人员进行专业的档案管理业务培训与相关法制教育，促进其法律意识的提高，以让其对档案保密工作的责任意识不断增强。在具体培训时，应着重培养管理人员的专业性，让参加培训的每一位管理人员均可独立掌握档案管理工作的核心思想以及主要档案管理的操作技能。

（四）应用网络电子信息化进行办公室档案管理

在档案管理中应有网络电子信息化技术时，一般电子化的处理都是由集中立卷发展为平时新闻档案文件的处理。通过这些的方式既可根据类别的不同分类管理单位内部的各种档案资料，且也可有效整理复杂的档案资料，并对办公室各类档案资料进行查漏补缺，避免办公室资料的长时间堆积，在使档案管理效率提高的同时，也方便了对单位档案文件的归类整理与资料检索，档案管理人员能够非常方便的将新问价插入到原有文件中。将纸质文件档案管理的方式同网络电子信息化应用于单位人事档案管理相比较，网络信息化的管理方式的工作效率更高，更加方便快捷，同时也让办公室档案管理工作编排整理的准确性得到了加强。

3 结语

综上所述，办公室档案管理工作同办公室其它各项工作的开展紧密相连，其在办公室工作中占据着至关重要的位置。因此，需对办公室档案管理制度进行不断完善，加深单位与管理人员对档案管理工作认识，并在管理办公室档案时运用新的管理模式，促进办公室档案管理工作效率的提高。

参考文献

[1]胡艳琨.提高办公室档案管理工作效率的思考[J].赤子（上中旬），2016，（16）：151.

[2]高丽华.提高办公室档案管理工作效率的思考[J].经营管理者，2016，（14）：262.

[3]何艳秋.提高办公室档案管理工作效率的思考[J].经营管理者，2016，（06）：267.