法院档案电子化管理的问题探究

摘 要：为适应日益加快的社会工作节奏，各级政府部门尤其是法院着力打造单位文化，十分重视法院档案管理工作的电子化进程。将法院审理工作中形成的大量资料进行系统的整理、归档就形成了法院档案。法院档案是法院审理工作发展和历程的重要资料，有着较为重要的保存和参考利用价值。为法院的学员教育，提升法院的信誉度，树立良好的形象，促进法院内部成员之间的沟通与交流，增强群众对法院的信任度，和法院案件审理研究的进步提供重要的依据支持。

关键词：法院；档案管理；电子化

档案真实的记录着法院各项活动的原生信息，是法院发展的宝贵财富，也是法院文化的一种遗产。当信息技术在人类社会盛行，档案管理这项带领人类重新客观世界，承载着人类文明进程的工作对信息技术的利用就显得尤为重要。法院档案管理工作的电子化建设，对于法院档案管理快速融入千变万化的信息社会有着重要意义。加快法院档案的电子化建设是社会对法院档案管理部门和档案管理人员的迫切要求，也是法院管理工作刻不容缓的发展任务。

1 传统档案管理工作的缺陷

（一）管理模式不科学。

档案管理工作一直是影响着法院整体工作的重要组成，如此飞速的社会变化，日新月异的信息技术影响着法院档案管理工作的工作模式。传统的管理模式很明显不适应现在的信息社会模式，也影响着档案的完整保存和法院的利用效果。

传统的法院档案管理工作都是各级法院自成体系，对于诉讼档案只重视层级的划分，而忽视了各级诉讼档案的统一管理。同时大多数基层法院对档案管理工作的建设力不从心，人力、物力、财力的限制严重影响了档案管理的质量和效率。各自为政的法院档案管理工作，各具特色的法院档案管理制度，加大了实体卷宗的使用难度，也导致了借阅环节出现一些信息泄露漏洞。由此也导致各法院间，法院各检察院之间在档案借阅问题上矛盾频出，不利于社会服务职能的发挥。

（二）管理手段不专业。

由于缺乏专业档案管理人员的工作经验，面对繁多的档案管理任务，缺乏领导关注与指导的法院档案管理工作效率一直得不到提升。法院也没有对档案管理工作做统一的规划，缺乏统一的管理标准和指标，各业务庭依据自己的统计方法上报应归档数和未归档数，导致归档率无法做到客观全面。最终呈现出的档案缺乏规范的排列顺序、存档内容缺失、归档时间过晚等现象。

2 电子化档案的界定

档案工作是各项管理工作中必不可少的重要组成，它真实的记录着人类活动，为后世的人类生活提供依据。档案管理是任何单位的管理工作中不可或缺的重要组成部分，有其特有的科学价值和存在属性。而电子化的档案则是指各级各类单位对本单位在办公过程中由各种电子设备生成的有保存和利用价值的声音、图像等的得到归档的电子文件。电子档案能够及时归档，接受方便；能够较为齐全的进行归档，但是所利用的存储空间却词普通档案小的多，方便管理；由于电子档案通过电子软件进行管理存储，方便共享；利用网络信息技术能够释放档案工作人员的双手，释放压力，提高效率。

档案电子化实现了档案资源的合理配置，把现存档案进行数字化建设，提高重要档案的保护程度和利用率。我们这里所说的法院档案电子化将现有的诉讼档案、文书档案以及声像和科技档案等进行数字化建设，而且进一步提高馆藏档案的利用率，实现各级法院的资源共享和工作效率。

3 法院档案电子化管理的必要性

1.档案电子化是我国法制建设的需要。

为有效的实现档案电子化，必须充分运用先进的管理思想、方法、技术和手段，实现档案信息资源的合理配置，发挥档案的社会和经济价值，不断为审执工作添砖加瓦。法院电子化建设、物质装备建设和队伍建设等都不开档案电子化的建设。随着我国综合国力的增强，我国经济建设、民主与法制建设取得了长足发展，人民法院的各项工作需要不断发展变化，法院工作焕然一新。由于法院档案电子化程度不高，影响了工作效率，所以提高法院档案电子化水平，是提高工作效率的重要方法，有利于推动我国法制建设进程。

2.档案电子化是建设现代化法院的内在要求。

建设现代化法院离不开档案电子化。法院物质装备科技化、电子化和法院办公自动化是现代化法院的重要标准。建设掌握现代科学技术的人才队伍、配置符合社会发展的现代化法院装备设施，是时代发展的必然趋势。改善法院的基础设施，规范司法行政管理、掌握物质技术和保障后勤服务，是法院现代化建设的重要内容和必然要求。

3.档案管理运用信息技术是司法物质文明的重要内容。

司法物质文明与司法精神文明共同铸造了司法文明。实现法院档案管理电子化，广泛应用信息技术，把信息技术投入到法院档案管理工作，對于丰富法院的物质文明有着重要推动作用。档案管理工作的电子化程度标志着法院司法物质文明的丰富程度，也集中体现着社会物质文明对法院物质建设的影响。

4 法院档案电子化管理的重要性

（一）实现了各级法院的档案管理统一。

电子化的法院档案管理工作能够通过信息管理系统为办公自动化系统提供归档信息的登记情况，实现对已经立档的各级法院的电子档案的网络监控，也有利于电子档案的接收和归档。改变了各级法院各自为政的弊端，实现了管理模式上的统一，规范化了法院档案管理工作，提高了法院档案管理工作标准，推动了法院档案工作的效率提高，为法院其他工作提供支持。

（二）提高了各级法院的管理工作效率。

随着法制社会建设的深入进行，当事人进行诉讼的途径越来越便捷，全国的法院迎来了一波又一波的受理案件。翻倍增长的案件数量与停滞不前的法官人数形成了鲜明对比，不协调的档案数量与工作人员对比导致了工作人员的工作量直线上升，无法轻松应对。而电子化的法院档案管理建设能够为档案管理的归档工作、监控工作、查询工作、检索工作等提供便捷的途径。同时透明化的档案管理工作，为各个案件档案的借阅避免了烦琐的流程与沟通的矛盾。

（三）提供了法院学习的指导参考资料。

实现档案的电子化，一方面能够使法官在进行法律法规查询时可以获得更为方便快捷的查询体验；另一方面还为法官提供了可借鉴的法学理论，有利于法官对案件更为规范客观的审理。同时对于一些优秀的案件受理过程进行分门别类的归档，组合成各类案件的审判经验，有利于其他法官的借鉴与学习，对于整个法官队伍素质的提高有着重要意义。

另外，法院档案管理的电子化，对于数据、音视频、图像等现代信息技术的有效利用，实现了对法院开展审判案件的全程记录，客观记录和反映着案件事实，对于审判工作的透明度提高有着重要作用。不可逆转的档案管理程序还能够有效防止司法不公正问题，对于法官权力的滥用问题也能够起到制约作用。在这过程中，当事人能够在网上查询到案件的进程，对案件各阶段的具体信息有一个清晰的了解，确保了当事人在案件受理过程中的合法权益实现，有利于司法公正程度的提高。

5 结束语

总之，法院档案实现电子化管理对于法院自身发展乃至社会发展都有着重要意义。能够快速的将社会科技成果融入管理工作，对于法院工作效率的提高，服务职能的实现，综合实力的提高都有着推动作用。为了法院档案管理工作能够更好的服务大众，为社会主义法制建设奉献更有力的支持，必须进一步加强法院档案电子化管理建设工作。

参考文献

[1]潘志立；流程管理在电子档案管理系统中的应用研究[D]；中南大学；2013年

[2]王强；电子档案风险管理研究[D]；吉林大学；2007年

[3]张勇；中职生成长电子档案管理系统的设计与应用研究[D]；广东技术师范学院；2014年

[4]丁海龙；刑事诉讼档案公开问题研究[D]；西南政法大学；2015年

作者简介

孙莉（1980-），女，山东省枣庄人，本科，毕业于山东大学，档案馆员，研究方向：档案管理。