探讨环境监测仪器设备档案的管理

摘 要：从仪器设备档案管理网络的建立、确立归档范围、收集资料、分类整理这几个方面对环境监测设备的档案管理提出见解。

关键词：环境监测；仪器设备；档案管理

环境监测仪器设备是否正常运行直接影响到环境监测数据的质量，因此必须对监测设备进行有效的管理，而建立设备档案是对仪器进行系统性管理的一个重要手段。监测站对仪器设备档案的利用程度越高，仪器设备的管理就越到位，所以，要充分认识到环境监测设备档案管理的重要性，从而提高环境监测设备档案的质量和管理水平，发挥其在环境监测、科研、教学等方面的作用。现就监测站设备档案的管理，谈谈我的认识和看法：

1 环境监测仪器设备档案含义

环境监测仪器设备档案是指在引进、购买、验收、使用、维修、调拨、报废过程中形成的用于环保管理工作的仪器设备的文件材料[1]。

2 环境监测设备档案归档的必要性

科技在不断地发展，环境监测手段也不断改进，越来越多的仪器设备投用到环境监测工作中。仪器设备的真实情况可以通过为其建立档案并及时更新档案内容而准确地反映出来，同时，跟踪仪器设备档案可以保证仪器的正常运行，从而让仪器设备的投资效益具有重要的意义。

建立完整、系统的设备档案，可以实现全过程管理仪器设备。仪器设备故障发生的规律可以通过查阅设备档案中的仪器设备技术参数进行分析和比较得出，从而采取预防措施，避免故障再次发生，确保监测工作的正常进行，增强监测数据的准确性；通过不定期查阅设备档案，可以总结出设备管理工作中存在的不足，不断改进，提高工作效率；当机构、人员的调整或变动时，科学的档案管理可以

保持设备管理的连续性，避免出现中断的情况；当有仪器设备需借调时，完整的设备档案材料，有利于和相关单位协作，可以维护自己的合法权益。

3 环境监测设备档案的管理

3.1 建立完善的档案管理网络

我站成立由站长直接领导的档案管理网络小组，实行监测站、仪器设备管理科室、档案工作人员三级管理网络。质量管理室和业务室的分管领导应了解仪器设备档案工作的情况，解决仪器设备档案管理工作出现的问题，保证仪器设备档案工作的正常运行。质量管理室注意设备档案材料的形成和积累，把好儀器设备档案进口关、归档关和安全使用关。业务室档案管理员对接收来的设备档案，进行登记、分类、编目、统计等整理程序。仪器设备负责人要树立档案意识，对需要归档保管的仪器设备资料做到心中有数，自觉上交给档案管理人员存档，在全站形成一个有效的设备档案管理网络。

3.2 确定环境监测设备档案的归档范围

根据《环境保护档案管理办法》和我站制定的《环境保护仪器设备档案立卷归档制度》，按照环境监测设备档案的管理要求，结合监测站实际，明确了环境监测设备档案管理的归档内容。主要有：

购买阶段：采购申请、购买合同、发票。

验收阶段：装箱清单、出厂合格证、保修卡、说明书、操作与安装软件、安装运行报告。

使用、维护保养阶段：检定/校准计划、期间核查计划、维护计划、检定/校准证书、检定/校准确认表、期间核查记录、维修记录、使用记录、维护记录、降级申请和借调记录等。

停用、报废阶段：停用、报废申请单及处理去向说明。

3.3 收集资料

每一台环境监测设备从申购到报废都经过购买、验收、使用、报废四个阶段。仪器设备档案收集主要分为原始档案和运行档案两部分。原始档案主要是包括购买阶段和验收阶段这两方面的内容。运行档案主要是包括使用、维护保养阶段和停用、报废阶段产生的资料。设备在使用过程中，日常管理记录如使用记录、维护记录、检定/校准记录等是动态变化的，所以要不断跟踪收集相关资料。

3.4 仪器设备档案的整理

仪器设备资料收集后需要对其进行分类整理，这样才能清楚地反映仪器各个阶段的真实、完整的情况，也有利于档案的管理，方便设备档案资料的查阅。按照仪器管理规定，一般每台仪器设备需独自建立一个档案，即“一器一档”，但是在我们的实际工作中，存在同一类型监测仪器设备有多台不同出厂编码的设备的情况，例如我们单位的TH-600B这一型号的智能烟气采样分析器就有六台，单独一台仪器设备的材料可能会较少，“一器一档”就会占用较多的存放地方，造成档案空间的浪费，管理也不方便。把同一类监测仪器设备归为同一档号管理，即“类器同档”，里面的每台仪器再编一个专属的下一级的档案编码，这样，在仪器购买到报废的全过程中，可以确保仪器设备档案的稳定性与准确性[2]。

将收集到的仪器设备资料按照仪器设备的四个阶段进行分类整理，其中使用阶段的资料较多，要着重注意，为了方便查找，使用阶段可以再细分几个部分：检定/校准、期间核查、使用维护情况、维修情况。

4 小结

监测仪器设备是开展环境监测的必备手段，是国家的宝贵财产[3]。环境监测任务越来越重，监测技术不断提高，仪器设备也随着不断发展，种类与数量逐渐增多，仪器设备越来越难以管理。设备档案的建立可以实现对仪器设备进行从购买到报废进行全过程的控制，以确保仪器设备提供科学有效的监测数据。

档案管理人员要在管理档案时要细心，保持高度的工作责任感，主动积极地收集与整理有用的资料，保证设备档案的完整有效性，才能使设备档案发挥其自身的作用，使仪器设备得到更好的管理，为监测数据的准确性奠定基础。

参考文献

[1] HJ/T 8.5-1994，环境保护档案管理规范 环境保护仪器设备[S].

[2] HJ/T 8.5-1994，余日新.环境监测仪器设备的管理[J].海峡科学，2012，9：13-14.

[3] 全国环境监测仪器设备管理规定（暂行），第一章，第二条.

作者简介

郑艳明（1969-），女，广东，广东省肇庆市环境保护监测站，馆员，研究方向：档案管理。