浅议档案资源建设

陈嘉水

摘 要：档案资源建设是档案事业一项带有根本性、具有战略意义的工作。它是非常重要的。要从三个方面抓好、抓实。

关键词：档案资源；建设

档案资源是指保障一个国家或社会档案事业发展和档案工作开展的各种社会条件以及由档案事业和档案工作自身对社会产生的各种作用和影响因素的总和。档案资源建设是指档案部门对本区域本部门的档案信息资源进行合理配置、分工协调、形成档案信息资源库而开展的一系列创造性工作，是档案工作永恒的主题，是一项需要长期坚持实施的工程。下面就档案资源建设的问题，我谈谈自己的体会。

1 档案资源建设的重要性

档案资源建设是档案事业一项带有根本性，具有战略意义的工作，它关系到档案事业能否固本强身和可持续发展，是我们做好档案工作的前提和保证。档案是在社会实践活动中直接产生和形成的信息材料，具有原始性和真实性，是其它信息资源无法比拟的优势。在现实活动产生和形成的档案中，依靠以国家档案馆为主体的档案馆网的档案收集功能，拓宽延伸至社会各个层面的档案收集，既包括政府行政工作中的档案，也包括在经济、科技、文化等领域中产生的档案，既包括官方语言书写的档案，也包括这个国家中的多种民族文字的档案，既包括影像和声音记录材料。

档案就是一种信息资源，是一种不可替代的信息资源。在我国，政府占有的信息资源大多数是档案。档案属于原始信息，它是人类社会活动的原始记录。这一特点使档案具有非常高的真实可靠性，是其它派生出的信息资源所不具备的应用价值，它实际上是其它信息资源的来源。档案在国家信息资源中的重要地位告诉我们，一定意义上说，我国信息化发展新阶段实际上可以说是档案信息资源建设的新阶段，是经济快速发展和民主政治对档案馆的新要求，档案馆的性质和功能正在发生变化，这些变化需要大量丰富的档案资源作基础。随着改革开放的深入和政务公开的推行，使得昔日封闭的政府档案馆重新定位，逐步走向民众。随着社会转型、经济转制，形成国家档案资源的主体呈现出利益的多元化格局，国家档案资源的归属与流向，特别是国家综合档案馆作为“对国家和社会有保存价值”的档案的最终流向的地位受到了挑战。在加强国家档案资源建设时，既要注重国家机构、社会团体、学术机关的利用需求，更应关注社会各阶层、广大群众的利用需求，既要关注档案作为政府管理活动的现实功利性价值，也要重视档案作为传承载体的历史性价值。既要关注档案的现实凭证作用，也要考虑到档案的文化休闲作用。

档案价值的实现，档案工作目的的达成，档案工作系统与外部环境的联系与沟通，都与档案资源的建设工作息息相关，所以加强档案馆档案资源建设非常重要。

2 如何开展档案资源建设

如何开展档案馆档案资源建设，我认为有以下几点：

1.抓源头。就是抓机关、团体、企业、事业单位档案室建设，健全归档制度，完善归档范围，落实档案集中统一管理原则，在继续做好文书档案管理的同时，将本单位产生的全部文件材料集中保存在综合档案室，进行立卷归档，提高各类文件材料整理归档的标准化、规范化水平，确保国家档案资源在载体和门类上的齐全完整。

2.加大征集、接收力度。凡能征集和接收进馆的档案尽快征集、接收进馆，从档案形成的源头抓起，扩大收集范围、收集门类，拓宽收集渠道，对重大事件、重大活动、重点工程建设项目档案的收集，可派人重点陪同。将各单位形成的纸质档案、照片、录音、录像和实物档案等统统收集进馆。重点收集反应本地区民俗、民风、自然风貌和经济发展等地方特色档案。档案馆可以开展寄存、代管档案等业务。对一些重要档案也可以实行征购，注意收集与人民群众生活密切相关的档案，如企业破产改制、人员下岗分流、社会医疗保障、住房制度改革、房屋拆迁改造以及公证档案、工商登记档案、婚姻登记档案等。将收集范围内应进馆的到期档案接收进馆。及时接收撤销合并单位、无安全保管条件单位的档案和专项与阶段性工作、专业普查工作等形成的档案。加大对重大活动档案形成、收集和管理的监督力度。针对突发事件档案形成和管理的特殊性，建立一套收集和管理的有效应对机制。抓征集就是抓历史档案和珍贵文献的征集。广泛征集古往今来与当地有一定关系的事件和人物档案。征集当地名人和地方特色档案，多方征集散存社会上，具有保存价值和文化特色的历史文献，民间艺术和民风、民俗档案资料和有历史佐证作用的领导题词、公务礼品、牌匾证杯、徽章印记、票据证件等的征集。

3.抓整合。

档案资源整合的基本途径主要是整理与组合。整理一方面是档案的基础性整理。传统的收集模式收集进馆的档案，是在档案人员业务指导下完成立卷工作的，它已经过排列整理，所以只需要编目，而征集起来的档案材料大多是杂乱的分散的堆积，可利用性较差，档案部门必须进行整理编目，实现档案材料的系统化。另一方面是档案的智能化整理即在整理篇目的基础上，根据社会需求，有针对性地组织信息，进行编纂加工，使其内在价值得到提升。组合则是根据整合的目标，采取行政、技术等方面的措施，使档案资源在结构上趋于合理，在配置上趋于优化。抓整合就是通过制度创新，把专门、专业档案接收进馆，实现档案资源优化组合。按照重点发展综合档案馆的原则，合理确定国家档案资源的归属和流向，积极整合本行政区域内经济、科技、文化、社会等领域的档案资源，加快实现不同层面、不同范围档案信息资源的共享，逐步建立以档案行政管理部门为主导，各有关主管部门配合的国家档案资源监管新体制，实现国家档案资源的优化组合，真正把国家综合档案馆建设成为档案利用和研究的中心。

总之，各级档案部门在创造性开展档案资源建设工作中，应确保档案资源标准统一、数据规范，努力营造档案信息资源共享环境，使檔案信息资源配置合理，推进档案事业的全面发展。