规范企业文书档案管理的对策

王黎军

文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。文书档案管理工作作为企业信息化建设的重要组成部分，必须适应现代企业制度的要求，规范操作管理流程，最大限度提高服务利用率，为企业发展提供可靠的信息资源。

1 企业文书档案管理的现状

就目前企业文书档案管理工作来看，部分单位对档案管理工作认识水平不高，单位领导档案意识不强，许多基础性的工作有待改进和完善。企业文书档案管理工作在管理制度、管理模式、管理人员和管理手段等方面都存在许多的问题，主要表现在：

（一）对档案管理的重视度不够。鉴于企业规模、存续时间等因素的影响，有些企业只注重生产经营等现实利益，对档案管理等历史性、基础性的工作不重视，档案管理体制不健全。特别是有些单位因办公环境紧张，不单独设立档案库房，大量的文件堆放在一起，有的甚至只存储在计算机中，不注重电子备份、不注重文件归档，致使企业发展的历史沿革记载不全、经营管理记录不实，严重影响企业的可持续发展。

（二）档案管理人员不专业。按照档案法要求和有关文件规定，档案人员必须具备较高的政治素质和业务素质，持证山岗，但在实际工作中档案人员很难达到上述要求。多数企业存在人员身兼数职，分工不明确的现象。档案管理员多为文书兼任，但文书人员往往存在一些问题：一方面文书人员更替频繁，文化素质参差不齐，有的工作责任心不强，对档案管理业务知识知之甚少又不努力学习；另一方面文书人员职责不清，无暇整理档案。他们往往被日常事务性工作缠身，很少有时间整理文件归档，而档案管理又是一项基础性很强的工作，是将大量文件材料使之有序化的过程，需要具有较强责任心的人员集中时间和精力去耐心细致的整理，目前这一点很难做到，致使文书档案人员在交接工作时，存在连接不顺畅的现象，严重影响工作开展。

（三）档案管理不规范。虽然近年来国家相继下发了许多具有宏观指导性的档案管理新规定、新政策，同时要求各单位根据实际自行制定具体规章制度。然而，有些企业档案管理人员存在按照国家有关规定无从下手的现象，实际操作能力差，就连具体的分类规则和整理立卷归档的办法都制定不出来。很多文书人员为便于查找就将文件按照来文和发文分成两大类，然后按照文件字号顺序排列，这样一来严重违背了档案管理“以我为主”和按事由整理的规则，不符合档案管理的具体要求，为提供利用档案带来许多问题。

（三）档案管理手段落后。目前档案管理部门的管理手段还是手工操作，档案管理人员还一直采取手工编辑、检索，存在文书档案材料不能及时归档整理，存在档案资料不完整的情况。有些部门认为涉及本部门的重要文件需要自行保存，便于查询利用，拒不向文书部门交还，严重影响文件归档。

（四）档案提供利用服务率低。一方面，因为没有对档案进行科学系统的整理，失去了提供利用档案的基础条件。普遍存在大量档案由各部门工作人员根据工作需要自行存档现象，大量重要档案无法归集，散存在个人手中，在人员更换时，就无法找到，对工作的延续性造成严重影响；另一方面，档案管理软件不健全，在档案局购买的软件，实际应用性不强，仅限于将名字和档案号输入、输出与检索的管理，计算机现代化管理的潜力完全不能发挥出来，并没有从根本上改变手工操作运转慢、效率低的问题。

2 规范企业文书档案管理的对策

针对目前企业档案管理的现状和存在的问题，结合企业档案管理的实际，提出一些解决问题的思路和对策。

（一）挖掘档案价值，提高企业领导对档案工作的重视。以往大家都强调各级领导对档案工作不重视，投入较少。究其原因，主要是档案价值没有充分发挥出来，没有引起领导对档案的重视，为此，档案管理人员要坚持尊重历史、为企业负责的工作态度，通过扎实地细致整理工作，高效便捷的提供利用，深入挖掘档案价值，更好地为企业生产经营发展服务。只有当档案的价值被进一步的发挥出来，使档案管理工作真正融入到企业管理的各项工作环节，才能更好地提高领导对档案工作的重视，给予更好的人力、物力和财力上的支持，逐步完善档案工作软硬件环境。

（二）加强对档案管理人员的业务培训。实现对档案的科学管理，就是要不断地提高档案管理人员的业务素质，真正懂得怎样整理档案、如何管理档案。一方面要认真学习国家档案法规政策和档案整理規则，适应国家对档案工作的新规定和新要求，切实做到档案管理跟得上时代的要求；另一方面，要结合业务实际，学习一些实用性、可操作性较强的工作方法，满足本单位档案工作实际需要。要确保档案人员培训的连续性和周期性，不断充实和完善档案管理业务知识。

（三）加强档案规范化管理。根据国家档案局发布的《归档文件整理规则》和《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等相关规章制度，结合企业生产经营实际，以满足和方便企业归档文件的保管和利用为前提，坚持“简化整理，深化检索”的原则，研究制定档案分类规则、立卷归档办法，明晰档案归档范围和保管期限，进一步明确企业档案的实体分类原则、分类方法、类目设置及其所含基本范围，规范文件材料整理立卷归档工作，提高案卷质量和科学管理档案的水平，以便更好整理档案，提高档案的查全率和查准率。同时，要确保分类规则和归档办法的相对稳定性，保证档案整理的连续性。

（四）加强档案基础设施建设。加大档案管理硬件的投入力度，提高档案管理硬件设备，改善档案存放和保管的条件。设置档案库房，安装铁门，配备铁柜、灭火器、温湿度表，落实“十防”要求。要尽力设置计算机、扫描仪、照相机等现代设备，改进档案硬件，满足新形势要求。

（五）实施档案现代化管理。随着信息网络化时代的到来，电子档案信息共享已经成立利用档案的必然趋势。被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。档案存在的价值在于提供利用，通过实现档案信息共享，充分发挥档案的信息价值，为企业生产经营服务是档案管理的最终目标。鉴于市场上销售的档案管理软件存在实用性差、信息难以实现共享的缺陷，可结合企业OA网络建设和档案管理工作的实际，自行研发档案管理软件，实现企业文件流转与档案管理的一体化，提高对电子档案的管理，确保纸质档案与电子档案的双重管理。同时，健全各类档案目录，丰富档案查询方法，提高档案查询效率，更好地为企业生产经营服务。