从管理利用两个方面谈电子文件的特性

金淑红

摘 要：计算机技术、信息技术和存储技术的发展促进了档案信息载体的多样化和档案信息资源的虚拟化，为人们获取信息提供了更加方便、快捷的手段，也从而出现了电子文件。电子文件指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件，与纸质文件相比有其独有的特性。笔者从管理、利用两个方面对电子文件的特性作以简要分析。

关键词：电子文件；特性；分析

计算机技术、信息技术和存储技术的发展促进了档案信息载体的多样化和档案信息资源的虚拟化，为人们获取信息提供了更加方便、快捷的手段，也从而出现了电子文件。电子文件指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件，与纸质文件相比有其独有的特性。笔者从管理、利用两个方面对电子文件的特性作以简要分析。

1 从电子文件利用看电子文件特性

1.加工的标准化、信息的海量化和检索的智能化。电子文件在资源加工、整合上有特定的统一标准，如统一的压缩率、编码技术、视频格式、元数据标准、浏览平台等，它依托互联网服务，不同部门的档案可实现共享，并可实现跨库关联和检索。电子文件信息海量化的特点，使得未来的档案存储只能是分布式的，没有具体的特定场所，用户可查阅或利用存储在本地、本国，也可查阅存储在异地、异国的资源。与标准化加工和海量信息相适应，在检索技术上，电子文件是智能化的。检索系统能够自动地分析检索条件与结果，只要提供同义词、主题词或相似词的扩展检索，就能很快捷地出现要查询的电子文件或是与之关键词相关的电子文件，并按一定的顺序自动排序，为用户提供最为满意的信息。

2.手段的数字化、网络化、多媒体化。纸质档案管理基本上都采用手工操作，而电子文件从文件的收集、整理、加工到归档都是依托数字和网络环境，它是通过网络或是其他途径收集到的档案信息进行数字化处理，并利用计算机和网络进行传输的。就其内容和展示手段而言，电子文件是多媒体的，它可以记录字符、图形、图像、影像、声音等各种信息，可采用“嵌入”或“超链接”的方式将这些信息组合成“多媒体电子文件”。 用户通过网络在线阅读和利用，并可以选择浏览的界面和版式等，也可选择下载、打印、刻录光盘及个性化的保存所需求的档案文献。电子文件信息的多媒体、集成性改变了纸质档案、胶片档案、录音档案、录像档案分别保管的格局，实现了电子文件单一载体一体化保管的新格局。

3.存储的高密度化。电子文件存储密度大大高于以往各种人工可识读的信息介质，从理论上讲，1TB硬盘约可存储5 000亿个汉字，1张25 GB的蓝光DVD光盘可存储125亿个汉字。随着技术进步，电子文件介质的存储密度还将继续加大，可大大节约电子文件的存储空间。

4.利用的共享化。对于一份纸质档案来说，通常只能在档案部门才能供人查阅利用，有着严格的时间、地点限制，而电子文件的处理环境是计算机及网络技术，档案信息更加完整，利用时，信息可以不受地理位置、时间或专业的制约，只要能够联上计算机网络，就能做到在网络的任何终端上去读取存于网络某一设备上的电子文件。电子文件由于不受载体传递的限制，摆脱了时间和空间的制约，使得电子文件更利于为用户提供服务。

2 从电子文件管理看电子文件特性

1.非人工直读性。电子文件是把各种类型的数据（文本、图形、数字计算、声音等）有机结合而成的产物，是一种虚拟的文件形式，借助计算机可轻松共享许多信息资源。对于单一文稿而言，它的实体是无形的，人们虽可直接阅读纸质文件，但却无法直接阅读电子文件必须通过计算机特有的程序解码，使之还原为输入前的状态，才能被识读利用。

2.信息与载体的相分离性。电子文件信息可以与其载体相分离，它的存放位置不是固定的，可通过网络在不同的计算机之间相互传递，也可从一个载体转移到另一个载体中，这就意味着电子文件信息可以不再依赖特定的载体而存在，但同时也淡漠了对电子文件存储于哪台计算机、哪个载体、哪个是原件、哪个是复制件以及存储在什么位置的关注，这直接影响到电子文件的安全性、真实性、可靠性和完整性。

3.设备的依赖性。电子文件需要依赖于计算机系统，包括计算机硬件、操作系统和软件，缺少相关设备就无法利用存储在载体中的电子文件信息。主要体现在：一是在计算机内部，无论是文件的制作还是传输、运算、存储等管理活动，电子文件均是以数字编码的形式存在的，都必须借助于计算机系统才能实现，对于经过复杂编码的信息人工无法破译它的含义，只有通过计算机特有的程序解码，使之还原为输入前的状态，才能被人识读，从而对其进行管理。二是不兼容的计算机和应用软件生成的文件在交换使用时会遇到很大困难。当生成一份文件的软件、运行该软件的操作系统和硬件更新换代以至与原系统不兼容时，我们需要保存原来的系统，或者适应新系统做一系列的转换工作才能确保该文件的可读性和可管理性，从而增加了文件保管部门工作的困难性和复杂性。

4.信息的可变性

在识读电子文件的过程中，由于计算机系统中信息的相对独立性以及计算机环境本身的特点，使得对系统中信息的增删、更改和重新编辑都变得十分容易，而且修改之后可以立即形成一份新的文件且更改后不留任何痕迹，如计算机内存、磁带、磁盘、可擦写光盘等存储载体可重写，这就导致原记录保存的信息就彻底丧失，变成了新的电子文件。再者由于电子载体的可重复利用性，人们在整理或转换磁盘（磁带）时往往把那些认为不再有用的信息删除掉。如果未做备份，数据一旦被修改，原来的文档就荡然无存。电子文件信息更改后不留痕迹的特点，容易使人们对电子文件的法律凭证作用产生怀疑，降低了可信性，因此，笔者建议对特别重要的电子文件进行严格加密，利用者履行了必要的手續后才能共享。

5.载体材料的不稳定性

首先，电子文件存储介质的物理寿命较短。电子文件载体材料处于活性状态，既易变化，又易损坏。记录文件的载体易于损毁是显而易见的，材料的氧化和变质、磁场的影响等都很容易破坏甚至抹去电子文件介质上存储的数据，加之光盘的物理尺寸变形问题，它稍微变形信息就不易读出，甚至丧失。其次，就电子文件依托的电子计算机来说，电子计算机更新周期通常是几年，设备老化和频繁更新，使计算机逐渐对老式存储介质不再兼容，这就要求人们或是保存原有的系统，或是将原存储介质上的东西转换到新型存储介质上，以保证文件的可访问性，这就给我们长期保存、利用电子文件带来了更为艰巨的任务。