如何做好学校基建档案管理工作

陈纯颖

基建档案是学校的宝贵财富，是学校基本建设工作的真实记录和历史凭证，也是今后对基础工程进行维护、管理、改建、扩建和资产评估的依据。因此，学校档案部门要重视基建档案管理工作，把好质量关，维护基建档案的完整、准确、系统、安全，不断提高业务水平和服务质量，为高等教育事业发展提供更好的服务。但是，目前学校基建档案管理过程中还存在诸多不利因素，如由于对基建档案重要性认识的缺乏，使得基建档案在形成、积累、收集和整理的过程中不完整、不准确、不规范，很难保障竣工档案的质量；基建档案管理体制不完善，许多单位没有建立基建档案管理部门，基建档案管理网络不健全，没有设立专职档案人员，没有专门的档案工作场所，档案质量、安全得不到保障等。下面，笔者就如何做好学校基建档案管理工作谈谈一已之见。

1 提高认识

基建档案管理工作是整个学校发展过程中不可忽视的重要组成部分，正确认识基建档案的重要性是提高基建档案管理水平的关键和保证。因此，要加大基建档案工作的学习宣传力度。提高领导和相关部门及其工作人员对基建档案重要性的认识，使其支持、配合档案部门有效开展工作。档案部门和基建部门之间要培养良好、密切的协作关系，制定管理办法，实行集中统一管理；档案人员应想办法取得基建人员的信任，消除他们的心理障碍，使之能主动将竣工档案交到档案部门集中管理。基建管理部门作为基建档案的产生和使用部门，应当自觉提高对各种基建资料妥善保管和及时归档的责任心和自觉性。应有专门负责人分管档案工作，并配备具有专业知识的专（兼）职档案人员，负责基建文件材料的形成、收集、积累和归档工作。在具体工作中，注重加强档案人员素质训练，加强科学管理，把基建档案管理工作纳入基建工程项目管理过程中，加强基建档案的收集工作，确保立卷质量，使各参建单位严格做好职责范围内的基建档案整理、组卷、编目、保管、利用工作，把好质量关。

2 规范管理

基建工程项目档案管理质量的好坏，关键在于管理制度是否健全、规范。因此，要进一步完善基建档案管理体制，建立健全基建档案管理规章制度。首先，根据基建工程项目特点和基建档案管理要求，各参建部门都应设立相应的档案机构，配备专职档案人员，明确各自管理职责，建立基建档案管理网络体系，深化职能，加强各工程人员和档案人员之间的业务交流和工作沟通。其次，因基建档案材料形成周期长、涉及单位广、专业技术性强，应将基建档案工作纳入日常管理工作中，对所有参建单位的档案工作质量进行及时指导，要求档案管理人员必须将工程前、中、后期的所有归档材料收集齐全。再次，规范工作流程，确保档案的收集整理与工程建设同步进行，力求立卷档案格式统一、字迹工整、图像清晰；档案整理要按工程项目组卷，时间先后为序，并妥善保管，确保不遗漏、不毁损；借阅登记手续要齐全，重要材料要备份，避免缺失，克服管理工作的无章可循、无据可依的混乱现象，使基建档案进入规范化、法制化轨道。

3 走信息化道路

1.建立电子图纸管理系统。所有工程图纸从设计方案到施工蓝图发放至现场开始，就全方位输入计算机系统管理，每个项目都由档案馆派人员管理。2.电子图纸的移交归档。可以采用兩种方案：一是要求设计单位提供电子版竣工图纸，把设计变更完整地在图纸上进行反映，经有关人员审核后转入数据库，以后供查询使用；二是由施工单位配合，按照先前利用系统录入的图纸信息，在原来施工图上编制竣工图，同时采取在目录上签名盖章（竣工图章）再扫描的方法。这一步工作的实施，确保了图纸的准确性和纸质图纸向电子图纸的顺利转化。尤其值得重视的是，基建档案中的竣工图纸要优先进行数字化。将竣工图纸档案扫入计算机制成图形文本，刻录在光盘上，建成数据库，为自动化检索、提高档案信息利用率和实现档案资源共享服务。同时，在刻录光盘前对扫描等形成的数字化图形文本文件进行检查，保证最终的刻录光盘无病毒、无自生文件等“杂质”，最终刻录光盘一式多套，分别用于校园网络传输、档案部门日常使用及留存备查等。还可要求施工相关单位在交付以上电子文档同时，连同工程施工过程中拍摄的照片、摄像资料一起录入计算机，方便以后使用。

4 培养高素质人才

一要提高档案人员的管理水平。除了要有较高的档案基础知识技能外，还要懂得基建方面的活动程序以及法规政策。档案人员只有具备了这些知识技能，才能有效地把握档案形成过程中的关键环节，确保档案质量。二要加强档案人员的业务培训工作，组织各参建单位档案人员参加档案业务培训，学习基建档案业务、管理理论和方法、网络和计算机知识，掌握档案整理立卷规范的操作方法，使工程人员了解基建档案管理知识，档案人员了解基建工程建设程序和基建专业知识，优化知识结构，拓宽知识面。档案人员还应树立服务第一的意识，提高基建档案工作的责任感，为学校发展做出更大的贡献。

参考文献

[1]陈传华.刘学应.对学校基建档案管理的认识.科技情报开发与经济，2005.10

[2]刘金存.论学校基建档案建设与管理.扬州大学学报：高教研究版，2003.9

[3]傅毅.学校基建档案管理应与工程建设进程同步.经验交流，2005.7