大数据时代背景下的档案管理探讨

朱旭

摘 要：档案作为记录重要信息的主要工具，对于国家、企业单位及个人的发展都有着重要的作用。在社会的发展的各个方面，都存在着档案信息的渗透，它也对社会的运行有着非常重要的影响。在大数据时代，传统的档案管理方式已经无法做到对档案高效管理。本文即将结合大数据的主要特点，对现阶段的档案管理工作尝试进行分析，希望能够找到高效率的档案管理方式，从而促进我国的档案管理工作的有序进行。

关键词：大数据时代；档案；管理

现阶段，电子信息技术得到了快速的发展和普及，先进化的数字技术已经渗透到了社会生活的方方面面。而随着大数据时代的到来，目前社会上也普遍存在着信息过量现象。就档案而言，其本身也是对信息的一种记录。在大数据的时代背景下，档案信息的管理工作正面临着必要的革新。只有通过合理的应用管理方法，对现存的档案管理工作的不足进行改进，这样才能够实现档案管理的高质量完成，从而减少档案管理部门目前面对的工作压力。

1 大数据时代背景给当前档案管理带来的挑战

大数据是指数据规模非常大，达到无法用一般的软件进行统计，且数据类型多样，需要用超出传统软件的数据分析新软件进行获取、储存、管理等的数据集合；大数据具有规模大、数据运转快、数据形式多样、数据价值高密度低的特点。针对大数据的这些特点，可以看出其给当前档案管理带来的挑战是多方面的。

1.1 大数据给传统的档案管理理念和流程提出了极大的挑战

传统的档案管理模式是通过档案管理员把档案资料分门别类地进行归类，做好标记，以方便档案查询；但在当前大数据时代下，档案信息量大，且很多档案信息是交叉的，如果用传统的档案处理方法进行保存管理，可能无法把这些大量的数据分类归纳好，且一些档案信息是无法用传统的方法对档案进行保存的。

1.2 大数据时代给档案保存形式提出了新的要求

当前的一些数据信息是通过电子文档、电子图片、音频等信息方式进行记录和存储的，这些数据要归档进行保存是无法通过传统的纸质材料档案进行保存的。因此，这就要求新的档案保存形式多样化，且能够分门别类对这些信息进行整理，找出关键词，方便以后进行档案查找。

1.3 大数据时代给档案管理人员的业务素质提出了更高的要求

大数据时代的一个重要特点就是信息的多样化和处理信息方式的复杂性；传统档案管理的工作人员只需要懂得档案管理的基本理念和基本操作就可以。当前，在新时代下，档案管理人员要掌握多种技术，包括档案资料分类、查询、相关软件的运用、数据的阅读等。因此，这些在大数据时代下出现的档案管理新要求使得档案管理工作人员的业务素质需要大力培养和提高。

2 大数据时代带给当前档案管理工作的优势

2.1 大数据能够提高档案管理效率，降低管理成本

大数据能够快速处理大量数据，提高数据处理能力，在处理档案工作中具有较大的优势，不仅提高档案管理效率，也能够明显降低运作成本。当前，社会上各行业、各单位的档案数量越来越大，传统的使用纸质材料保存档案所需的保存空间和纸质成本较高；而运用大数据进行保存和处理档案工作，能够把大量的数据保存在信息库中，节省时间成本和降低材料成本。

2.2 大数据能够提高档案保存质量

传统的纸质档案抗风险能力较差，一旦保存档案的地方出现水灾、火灾，纸质档案将难于保存，且纸质档案在保存时间较久后，容易出现纸质老化、字迹模糊等。这些缺点在大数据时代下完全可以避免，运用大数据保存大量的档案数据，只需很少量的数据储存空间就可以做到。

3 对档案管理工作的效率的提升

大数据时代的到来，一方面为档案管理工作带来了巨大的挑战，使档案管理工作不得不做出相应的改善，以适应时代的发展。但另一方面，这样的时代背景也为档案管理工作带来了难得的发展机遇。在这样的条件下，档案管理部门如果能够引入先进的管理技术，完善档案管理机制，将能够促进档案管理的工作水平的高质量提升。具体来说，可以从以下几个方面提升档案管理工作的有效性。

3.1 想要提升档案管理工作的完成质量，首先应注重对管理人才的培养

对于任何一项事业来说，想要做大做强都离不开对先进人才的启用。大数据时代，档案管理工作避免不了的会设计到对先进技术设备的应用。在这样的条件下，传统的档案管理人才的业务能力已经不能满足目前工作的要求，如果工作人员的工作能力得不到改善，新近的技术设备得不到合理的应用，档案管理工作的完成质量将直接受到影响。如果我国的档案管理工作一直维持目前的工作水平，随着师大的进步，其管理效率甚至会出现倒退的趋势。因此，相关部门必须注重对现代化人才的培养。

培养档案管理的现代化人才，应该从以下几个方面着手：一是政府鼓励高校开办跨学科的复合型专业，如信息化和档案管理的交叉学科专业。二是引进国外高端档案管理人才，利用高端人才去指导我国档案管理人才适应新时期下的档案工作。三是大力投入资金开展人才培养工作，人才的培养不仅需要时间，还需要足够的资金作为保障。

3.2 积极和有关大数据公司或机构进行合作，积极将大数据相关技术完美引入档案管理工作中

要想在大数据时代背景下進一步优化和提高档案管理工作，就必须将大数据有挂技术和档案管理的实际工作紧密结合起来，因此必须解放思想，打破行业限制，积极寻求和有关大数据公司或者机构进行合作开发，开发出真正适合档案管理工作的大数据技术和工具，大数据无法使用单台计算机进行操作和处理，必须采用分布式架构技术等，其也必然和云计算的有关分布式处理、云存储以及虚拟技术等密不可分，因此档案管理必须要积极寻求多方合作，积极将大数据的有关技术引入档案管理的实际工作中去。

3.3 加强大数据背景下档案管理的准入和监管制度建设

大数据时代虽然给档案管理日常工作带来了极大的机遇，但是其挑战同样明显，由于大数据时代下各类档案信息更为开放和多样，因此各种档案信息和数据的安全性风险同样也在增大，因此有必要加强大数据时代背景下有关档案信息的准入制度和档案管理的日常监管制度建设，进一步提高大数据时代背景下档案管理的准入制度，加大对各类档案信息和数据的保护，有效降低各类档案信息和数据的泄露、丢失的风险，以更好地保护档案信息和数据的安全； 政府有关部门也应该加大对档案管理工作的投入和重视程度，以更好地提高大数据下档案管理的现代化水平。

档案工作人员要提高档案数据保存的安全意识，避免把电脑病毒带入到保存档案数据的电脑中；政府要出台一些档案管理工作细则，避免一些操作不当引起档案数据丢失。

4 结语

大数据时代是一个充满了机遇与挑战的时代。为了适应时代的发展速率，档案管理工作必须做出相关的改善，通过对先进人才的培养和先进技术设备的使用，提升档案管理工作的完成质量。为了档案管理的长久发展，也为了使档案的社会功能可以得到完全的保障，大数据时代，档案管理工作必须要高质量完成。

参考文献

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