高校辅导员与学籍学历电子注册

樊润慧

摘 要： 本文从教育部的高校学籍学历电子注册的三个阶段的工作任务入手，分析各个环节的重要性及应当注意的问题，得出在三个阶段高校辅导员应当协助完成的工作，为辅导员指明工作方向，也让辅导员明确工作的目的，为高校顺利完成学籍学历电子注册工作提供实践经验。

关键词： 高校辅导员 学籍 学历

国家教育部2001年实施的学历证书电子注册，2006年开始要求普通高校对新生在入学时进行资格审查，并于2007年在普通高校新生中实施学籍电子注册，2008年实行在校生学年电子注册，2010年实施的学历证书即时電子注册，这样普通高等学校学籍学历电子注册从新生取得学籍到在校生的转学、转专业、休退学等学籍异动和奖惩记录到毕业的学历均需电子注册。教育部对高校学生在校期间的全过程实施信息化管理，前期的学籍、学年电子注册成为毕业学历电子注册的重要依据。因此，高等教育学籍学历电子注册制度是规范高校办学行为，维护高等教育公平、公正，维护国家学历制度和学历证书的严肃性，维护学生合法权益，加强高等教育管理，提高教育质量，维护学校安全稳定的重要举措。

“中国高等教育学生信息网”（简称：学信网）网址：www.chsi.com.cn，是教育部学籍学历信息管理电子政务平台。管理层面介于招生、就业之间，起到承前启后的作用。平台体现政策，但本质上是技术辅助，不能妨碍、更不可能替代实际管理，是教育部《普通高校学生管理》的辅助管理工具。平台专业技能要求，全过程信息化，分校、省、部三个平台，对高校学籍管理要求业务能力要求高。高校学籍管理队伍群体大，层次不等，学籍管理环节多，政策性强，教育部要求据实标注、完整标注，这样难度更高，需要辅导员的辅助。下面我从学籍学历注册工作的三个阶段，谈谈辅导员需要协助的工作。

1.学籍学历电子注册工作流程

学籍学历电子注册工作流程分三次注册、三次查询、两次校对，即三次注册是新生学籍注册、在校生学年注册、毕业生学历证书注册。学籍注册的对象是新生，重在“资格”；学年注册的对象是在校生，重在“管理”；学历注册的对象是毕业生，重在“服务”。三次查询，即新生学籍查询、在校生查询、毕业生学历查询。两次校对，即学历图像校对和学历信息校对。

1.1新生学籍注册。

新生学籍注册工作的重点是“严管入口，管好资格”。

新生资格初审：学校应当在报到时对新生入学资格进行初步审查，审查合格的办理入学手续，予以注册学籍；审查发现新生的录取通知、考生信息等证明材料，与本人实际情况不符，或者有其他违反国家招生考试规定情形的，取消入学资格。

新生资格复查：学生入学后，学校应当在3个月内按照国家招生规定进行复查。复查内容主要包括以下方面：（一）录取手续及程序等是否合乎国家招生规定；（二）所获得的录取资格是否真实、合乎相关规定；（三）本人及身份证明与录取通知、考生档案等是否一致；（四）身心健康状况是否符合报考专业或者专业类别体检要求，能否保证在校正常学习、生活；（五）艺术、体育等特殊类型录取学生的专业水平是否符合录取要求。

复查中发现学生存在弄虚作假、徇私舞弊等情形的，确定为复查不合格，应当取消学籍；情节严重的，学校应当移交有关部门调查处理。

1.2新生学籍注册环节辅导员需要协助的工作。

高校辅导员在新生学籍注册环节要协助做好，第一，新生报到时的资格初审；第二，三个月内的资格复查；第三，新生学籍的查询，要求达到100%。

2.在校生管理——学年注册

在校生管理的重点是“据实标注，管好过程”。

2.1在校生学籍管理工作包括学年注册、学籍异动、学籍处理、学生信息修改等环节。

2.1.1在校生学年注册

学年电子注册是新生学籍电子注册的延续，是对在校学生新学年学习资格的认定。正常升级的学生，进行统一标注为“注册学籍”；对上一学年发生学籍异动的学生，对学籍异动情况适时进行注销或标注。学年电子注册的学籍信息是学历证书电子注册的重要依据。

2.1.2学年注册的目的

确保学信网中在校生名单与实际情况一致（学籍资格）；确保学信网中在校学籍信息与实际情况一致（学籍信息）；真实记载学生在校期间的学籍异动等信息（学籍记载）。

学年注册的时间是每年9月1日—30日；学年注册的范围是全体在校生都必须进行学年电子注册；一年级新生在完成学籍注册的同时，学年注册就同步完成。

2.1.3在校生的学籍异动

学籍异动是指：退学、开除学籍、死亡、取消学籍、留级、休学、复学、转专业等。学籍学历电子注册要求：据实标注，上传文号；学籍注销（退学和取消学籍）：要求在学籍处理后15个工作日内完成。

2.1.4学籍信息的修改

学籍修改的规则：变更身份信息，只能单条修改，必须上传电子档案；变更专业信息，只能学籍异动；学号、班级字段可以一步到位。

变更身份信息（姓名或身份证号或民族）需要的电子档案资料：

2.1.4.1属于招生过程填涂错误的，请提供以下材料：

生源所在地省级招生部门出具的证明材料；户口所在地公安部门出具的带有本人照片的户籍证明原件（户籍证明落款时间应在3个月内）；身份证和户口本的原件；若属五年一贯制学生需提供中学学籍档案。

2.1.4.2属于在校期间身份证重（错）号变更的，请提供以下材料：

户口所在地公安部门出具的制式身份证号码变更证明（需注明申请更改信息的时间、原因，发函单位固定联系方式，加盖户籍专用章、户籍民警专用章）；更改信息前后的新老身份证、户口本的原件；户口所在地公安部门出具的带有本人照片的户籍证明原件（户籍证明落款时间应在3个月内）；若属五年一贯制学生需提供中学学籍档案；涉及出生日期变更的提供原始出生证明。

2.2学籍信息的查询。

学信网中学生学籍信息是学生身份及变化过程的真实表现，需要学生通过在学信网注册相关的账号后链接学信网学籍信息进行关注。

2.3在校生管理环节辅导员需要配合的工作。

高校辅导员在学年注册的在校生管理环节需要配合做的工作是，第一，配合做好每学期的校内注册工作，为学年注册工作打好基础；第二，对学生信息的修改做好宣传工作，建议学生不要随意更改姓名，同时也应做好解释，不要让学生误解为教育行政部门或学校侵犯学生更名的权力，杜绝冒名顶替现象发生；第三，按程序做好学籍异动的办理工作，提交原始资料，保证学籍异动有据可查；第四，提醒修改信息和学籍异动的学生进行学籍查询。

3.毕业生学历注册及图像采集

毕业生学历注册的重点是“即时注册，做好服务”。

3.1图像信息采集。

2001年，为了规范学历证书中的图像信息，教育部委托新华图片社对当年及以后的高等教育毕业生进行图像信息采集，并将采集到的信息作为学历数据网上查询的一部分。

3.1.1圖像信息的补拍

学生因故未能及时参加集中采集者，应持学校开具的介绍信到新华社陕西分社进行补拍。

3.1.2图像校对、信息确认工作

图像信息与学籍数据链接时的关键字段是身份证号，因此在采集之前需要学生核对学籍信息。自2011年起，没有图像信息的学历数据不再提供网络上查询。图像信息采集一般40天之后学生即可通过学信网查询、校对。一方面在线确认：学信档案，自行核准文字信息、照片信息；一方面线下确认：学校组织，打印分发，学生确认并签字。保证学历证书内容与学信网信息一致，若无误，则点击信息无误按钮；有误者，联系学校管理人员修改。

3.2学历注册。

根据《高等教育学历证书电子注册管理暂行规定》（教学〔2001〕4号），教育部授权各省、自治区、直辖市教育行政部门实施学历证书注册工作。教育部对经注册的证书进行审核、备案；经审核、备案后国家方予承认和保护。实施过程中由各省、自治区、直辖市教育主管部门监督，各高等教育院校具体操作实施。

学历注册包括学历即时注册、学历撤销、换证等工作。即时注册、换证的学历数据在毕业证发证日期即可提供网上查询。被撤销的学历证书，学校应当予以注销并报教育行政部门宣布无效。

3.3学历查询。

发证日期是学历注册提供网上查询的有效期；已注册学历，发证日期之前，可随时撤回；学生务必自查学历证书的信息（发证日之前），即便事先签字确认，也可能有错；学校可能误操作；要及早发现问题，及时报告。

3.4毕业证明书的办理。

需要提供的资料：学信网上学历信息的截图、登报遗失启事、2寸证件照2张（附同版电子版）、身份证复印件。

证明书的式样、质量、内容、与毕业证书基本相同；照片要使用近照。证明书上需注明原证书编号，同时对原学历证书标明遗失作废。证明书与原证书具有同等效力。

3.5毕业生管理环节辅导员协助做的工作。

高校辅导员在毕业生学历注册环节需要协助做的是，第一，组织学生进行本人信息的核对工作；第二，组织学生进行图像采集；第三，组织学生进行图像校对；第四，协助做好毕业证的制证工作；第五，提醒学生领到毕业证立即自查。

参考文献：

[1]教育部.普通高校学生管理规定[Z].中华人民共和国教育部令〔2016〕第41号，2016.

[2]刘云昭.学籍学历信息管理工作专题[R].北京：普通高校学生管理培训，2017.