关于提高档案数字化建设水平的探讨

刘玉美

摘 要：在当前计算机技术和网络技术快速发展的新形势下，档案加快了数字化的发展进程，档案数字化已成为档案工作的主要发展趋势，而且其展现出来越来越显著的市场性和影响力。因此在档案工作中，需要对档案数字化建设工作给予充分地重视，采取切实可行的措施全面提升档案数字化建设水平，更好地发挥出档案的重要价值。文中分析了档案数字化建设的重要性， 并进一步对提高档案数字化建设水平的策略进行了具体地阐述。

关键词：档案数字化；档案信息共享；数据库建设

在当前大数据环境下，档案数量不断增加，在庞杂的档案信息中要想迅速、准确的找到自己所需要的档案信息具有较大的难度。但随着当前档案数字化建设工作的不断深入，利用计算机技术、多媒体技术和扫描技术等多种技术手段实现了档案信息的数字化和电子化发展，实现了档案的电子化管理，这为档案信息的查询、检索和利用提供了更多的便利性，在计算机网络上就能够实现档案信息的查询、检索和利用，并通过构建一个系统的档案信息数据库，能够及时为人们提供所需的档案信息，加快推动档案信息共享的实现。

1 档案数字化建设的重要性

档案数字化是依托于各种先进技术而产生的一种新型档案信息形态，其是将各种载体的档案资源转化为数字化档案信息，并以数字化形式对档案信息进行存储，利用网络化形式来实现档案信息的有效连接，利用计算机系统来对档案信息进行管理，从而构建一个系统的档案信息库，为人们提供及时的档案信息服务，实现档案信息资源的共享。当前档案数字化建设已列入到各地信息化建设整体规划中来，各地档案存储数字化和利用网络化得以全面推进。因此在当前档案工作中，需要加快开展传统载体档案的数字化工作，利用数字化档案来代替原件来提供档案利用服务，实现对档案原件的妥善保管，在全面提升档案信息利用水平的基础上，还能够充分保障档案信息的安全性和完整性。

档案数字化建设作为档案信息化建设的重要内容，在具体实施过程中，需要将现在档案资料进行数字化处理，强化电子档案管理工作。档案数字化建设的开展，还有效地节约了档案保存时所需要占用的空间，降低了管理成本及库存档案老化的速度，实现了档案原件的有效保护，而且档案信息能够实现异地保存和永久性保存，有效地保证了档案信息的安全。另外，通过加快推进档案数字化建设，有效地降低了档案利用成本，全面提高了档案工作效率，而且数字化档案管理系统的构建，使社会公众及各部门及单位能够对已开放档案进行即时查询。充分地利用电子文档数据信息，不仅降低了档案信息利用成本，而且全面提高了工作效率。可以说档案数字化是一项服务于社会的工程，其打破了档案利用上的时间和空间概念，通过运用计算机技术和网络技术来为公众提供快速、及时的档案信息服务，实现了档案信息资源的共享。

2 提高档案数字化建设水平的策略分析

2.1 提高档案标准化和规范化的水平

档案数字化建设水平地提升，需要加快推进档案标准化和规范化发展。在档案实践工作中，需要有效地规范档案业务工作，建立标准化和规范化的档案业务流程，确保档案标准化和规范化两者之间实现相辅相成和相互促进，从而为档案数字化建设工作地全面推进打下坚实的基础。

2.2 提升档案行业的整体水平

数字化建设要着眼于提高系统的整体水平。档案数字化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，以取得值得推广的经验，这对整个系统是有利的，但其基本出发点就是为了提高系统的整体水平，只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。

2.3 与多部门进行联合，促进档案信息的共享

档案管理部门要与相关部门之间进行有效地联合，建立健全的档案管理系统，要对档案管理进行总体设计和档案整理以及光盘备份等一系列的工作，并要统一各部门的计算机管理系统，避免出现档案无法读取的情况发生。而且，各部门要制定明确的规章制度，对于每天的重要信息都要进行文字录入，并上传到档案管理系统之中，系统可以使用双服务器与光盘双备份等等，提升档案的管理效率与安全性，并要对档案查看的权限进行密码设置，提升资源共享的安全水平。

2.4 建立横向通道，衔接办公系统

在提高档案数字化建设水平过程中，需要各行业的办公自动化系统与数字化档案管理系统实现有效地衔接，可以在办公系统中查询接口程序中增设档案资料查询功能，从而实现办公系统之间及办公系统与档案管理系统之间的无缝衔接。同时还要针对当前纸质档案和电子档案双套制保存问题，通过建立一个互通的通道，实现电子文件和纸质文件以文本方式和影像方式共存的形式，并根据数字档案的特点来建立完善的档案管理制度，特别要重视电子档案的安全管理工作，建立健全电子档案安全管理制度，有效地保证电子档案管理工作中硬件和软件方面的安全。即在实际工作中要把好信息存储载体质量关，全面提高电子文件载体的保存寿命，实现电子文件的长期保存。设置专人负责管理存储电子文档的设备和磁性介质，有效得保障电子档案信息的安全性。利用各种安全控制方法来实现电子档案软件方面安全的管控，保证电子档案管理系统的保密性，避免档案信息数据受到破坏。

2.5 有重点地抓好数据库建设

开发和建设数据库系统是当前档案信息化建设的核心和基础，数据库的含义是依托先进的信息技术对档案进行科学的管理和方便的使用。建设数据库经验中最主要的有：一是领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；二是面向應用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”；三是突出重点，由单一库向系统库发展等。

3 结束语

档案数字化是信息化时代对档案部门的挑战，也带来的机遇需要档案行业要勇于面对信息技术的挑战，进一步加快档案数字化建设步伐。档案信息化并不能取代传统的档案管理方式。除了档案内容外，档案载体等媒介也是人类社会记忆的重要部分，这些信息可以判断档案信息的真实性及其他方面的价值。纸质档案已经经历了上千年的考验，而数字化档案还没有经历百年以上的考验。因此，目前数字化的档案只有和传统的档案信息保存方法相结合，才能确保档案事业地发展及更好地服务于社会。

参考文献

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