如何做好水利工程档案的收集和整理工作

黄碧华

摘 要：在水利工程建设过程中会产生较多的档案信息，其是对水利工程建设全过程的真实反映和体现。因此需要做好水利工程档案收集和整理工作，使其为水利工程建设和运行管理提供重要的依据，更好的服务于水利工程事业的发展。特别是近年来了我国加大了对水利工程建设投资的力度，这就对水利工程档案收集和整理的信息化和规范化水平提出了更高的要求。文中分析了水利工程档案的特点，并进一步对做好水利工程档案收集和整理工作的重要举措进行了阐述。

关键词：水利工程档案；收集；整理；特点；重要举措

水利工程建设项目需要的建设周期较长，导致水利工程档案收集和整理工作时间跨度较大，再加之档案资料数量较多，也给收集和整理工作带来了较大的难度。因此需要在水利工程建设过程中加强对档案收集和整理工作的管理，要求档案管理人员要对工程的建设环节和技术规范有适当的了解，并能够在实际工作中严格按照具体的要求进行归档操作，有效的保证水利工程档案的完整性、准确性和系统性，为水利工程档案的利用奠定良好的基础。

1 水利工程档案的特点

水利工程档案具有法制性、系统性、实用性和同步性等特点。当前在水利工程管理工作中，由于构建了较为完善的法律体系，这也使水利工程档案工作实施过程中有法可依、有章可循。在水利工程档案管理工作中，还要建立健全水利工程档案管理系统，及时对水利工程施工过程中各个环节所产生的档案信息进行收集和整理。由于水利工程建设具有复杂性，而且作为一个系统性的工程项目，其由若干个单项工程组合而成，这也决定了水利工程档案也具有较强的系统性，缺乏任何一个单项工程档案信息数据都会对水利工程档案的完整性造成影响。水利工程档案是对水利工程项目全过程的真实和完整的记录，其是施工单位、监理、主管部门及质量监督等各部门开展工作的重要依据，这也使水利工程档案具有较高的保存价值。因此在水利工程项目立项开始，档案收集和整理工作就需要与水利工程项目实施保持同步性，做好档案信息的同步收集和整理工作，及时对档案材料进行归档，确保水利工程档案具有较好的完整性和系统性。

2 做好水利工程档案收集和整理工作的重要举措

（一）加强全员档案管理意识

水利工程档案管理水平的高低与水利档案的管理意识息息相关，因此在水利工程档案收集和整理工作中，需要提升全员档案管理意识，认真抓好档案收集、保管和利用等关键环节的工作。在水利工程建设过程中，大量的档案都产生于工程勘察、设计、技术和施工人员手中，同时这部分人员也是后期档案利用的主体。因此通过发挥全体工作人员的档案意识，强化全体人员的档案收集和存管意识，使全员都积极的参与到档案收集和整理工作中来，实现对档案工作的统筹规划，提升水利工程档案收集水平。另外，还要重视电子档案提交和保存管理系统的建立，利用制度来对档案存管工作进行约束，强化对水利工程档案收集和整理工作的监督，全面提升水利工程档案收集和管理的水平。

（二）加大软硬件设施的投入

要做好水利管理工作，软硬件配套设施是必不可缺的。硬件方面，加大硬件设施建设，避免工作人员办公硬件设施与档案管理硬件设施叠加使用的现象，同时还要做好数据备份。软件方面，要购入或者开发系统严谨、功能齐全的数据管理保存系统，保证档案管理人员可以及时提交档案还可以保证档案安全，推进档案信息化发布工作。

（三）制订完善的档案管理制度

应强化档案管理制度，提高档案管理水平。档案管理制度主要包括5个制度：一是立卷归档制度，主要包括归档范围、归档时间和归档要求；二是档案保管制度，主要包括档案的安全保护和库房、设备管理措施；三是档案保密制度，主要包括档案的保密措施和对档案人员的保密要求；四是档案利用制度，主要包括利用范围、方式、要求、批准手续；五是档案人员岗位责任制，主要包括每个档案人员的职责、权限、任务、考核和奖惩措施。档案工作制度特别是档案归档制度，必须要认真落实，对哪些文件材料必须归档要做出硬性规定，并明确有关人员的职责。要将归档制度同有关的管理制度衔接起来，明确工程资料的归档范围，可以制定归档保证金制度，对不按规定要求归档的有关单位用经济手段给予惩罚。保证金制度对工程档案的收集确实是一种比较有效的经济制约手段，但是它的作用并不是万能的，而且隨着市场经济的不断发展，保证金制度逐渐产生了一些弊端。因此在实际档案工作中也可以通过下达总体计划时，同时下达归档任务，把归档任务当作项目工作的一部分来完成，从而全面提升档案归档的完整率。

（四）严把归档材料的接收关，加强档案资料的补充收集

由于水利工程存在较多的单项工程，因此在水利工程档案管理工作中，可以通过设置兼职的档案员，由其来负责档案资料的收集和初步整理，这样在各单项工程实施过程中，能够实时对产生的档案信息进行收集，并对归档材料的动向进行及时跟踪，全面提升档案归档材料的完整率。同时还要建立健全工程文件更改制度，明确对更改程序、原则、权限和方法进行规定，并进一步对修改补充文件进行确认，审核归档材料的数量和内容，将具体责任落实到每一个人头上，这样一些分散的文件材料能够及时跟踪收集，有效的保证了档案材料的完整性。另外，还要进一步核查工程归档材料的内容，一旦发现残缺要及时进行补充收集，确保档案的准确性和完整性。

（五）做好水利技术资料整理工作

（1）建立合理编码程序。合理的编码程序是管理和建立水利工程资料的基础。合理编码程序为资料管理和查阅带来了很大的便利，提高了水利工程资料管理和查阅的效率。可根据资料的类型不同，而建立相对应的数据库对资料进行管理。

（2）建立资料库。要做好资料管理工作，需要用编码程序编写资料目录，用超连接的方法对目录、子目录进行分类查找。资料目录应该根据资料类型的不同而进行文件夹分类，从而方便对资料的查找。

（3）资料库的管理。要做好资料库管理工作，首先要及时对资料进行登记、分类、归档和连接。对于不能修改的资料应该设置成只读或进行保护。同时还要及时做好资料备份，以免数据遗失。实时监控计算机，以免计算机受病毒侵扰，而遗失数据。

3 结束语

在水利工程建设和后期运行过程中，水利工程档案发挥着非常重要的作用。因此需要强化水利工程档案管理工作，为水利工程建设质量和后期安全运行提供重要保障。在水利工程档案管理工作中，档案收集和整理作为其中非常关键的两个环节，通过及时对档案信息进行收集和整理，及时进行归档，可以有效的保证水利工程档案的完整性和系统性。因此在实际工作中，需要进一步明确水利工程档案管理人员的职责，确保档案收集和整理工作要与工程建设保持同步。各参与工程建设的单位和人员也要积极的对文件材料进行收集和整理，确保档案信息的及时归档。并通过构建科学、完善的水利工程档案管理系统，从而更真实的反映水利工程的质量状况，促进水利工程建设水平的提升。

参考文献

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[2]周学成.水利工程技术档案管理探讨[J].甘肃水利水电技术，2014.

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