如何做好疾控档案管理工作

金淑红

疾病预防控制机构档案工作是疾病预防控制工作的重要组成部分，是提高疾病预防控制工作质量和科学管理水平。近年来，随着卫生疾控事业的不断发展，如何加强疾控档案管理，提高服务水平，使档案工作与时俱进，是摆在档案工作人员面前的现实问题，下面就这一问题谈谈个人的一些看法。

1 加强组织建设

设立疾控档案综合档案室，集中统一管理文书、科研、会计、基建、设备、音像等档案。建立由分管领导负责，专职档案人员及各职能部门兼职档案人员为具体责任人的三级档案管理队伍，形成以综合档案室为中心，各职能部门为主体，档案人员为辐条的档案工作模式。每年在第一个季度末召开一次例会，对存在的问题提出解决的办法，汇总本年度档案归档情况。同时还积极争取上级部门领导支持，经常邀请市档案局、市上级主管部门的专业人员到中心档案室进行工作指导，并将档案管理纳入了综合目标管理考核中，使档案工作层层有落实、件件有保障。

2 挖掘疾控档案收集潜力，丰富疾控档案内容

除继续做好以往专业性较强的疾控档案收集归档、编研工作外，还要积极探索、调整疾控档案收集范围。一是收集整理本地区0～14岁儿童预防免疫接种档案，包括儿童预防接种证、卡（簿）等历史记录和凭证，制作编研材料和数据库；二是收集整理本地区各餐饮、美容美发、娱乐场所卫生监测、卫生检验档案数据，分类编制年限跨度较宽的监测、检验数据一览表，提供各商家的卫生评价信息；三是编写本年度疾控专业技术论文集；四是建立现行疾控文件查询利用数据库；五是建立疾控服务个人档案信息查询系统，包括卫生从业人员健康证发放、门诊狂犬病疫苗注射针次、卫生检验结果等；六是整理历史上各种传染病在本地区暴发流行的原因、症状、诊治方法，制作电教片；七是整理本地区历年食物中毒个案原因、种类和预防救治措施，制作电教片；八是整理各类灾害、传染病疫情暴发流行期应急处理指南，制作电教片；九是汇编各种疾控工作法律法规，业务技术规范；十是建立辖区居民电子健康管理档案，记录居民健康、行为饮食习惯、体力活动以及睡眠质量等，可优先整理60岁以上居民常见疾病如心血管病、高血压、糖尿病等慢性非传染性疾病防治档案等。

3 建立疾控档案在线阅览室，设立网上档案展厅

做好疾控档案的收档归类工作，强化档案室库藏结构的优化，是加强开发利用疾控机构档案信息资源的基本保障。在此基础上“档案在线阅览室”的建立以及“网上档案展厅”的设立，无疑适应了信息时代下人们对疾病预防控制中心档案的利用心理，也激发了人们利用档案的热情，因为这种自控，多变、生动的方式给档案信息用户带来了极大的便利和新鲜的感受，也为档案信息资源开发带来了新的生命力。“在线阅览室”可以让人们随时在网络中查找和阅览自己感兴趣和有用的档案信息，打破了时空的限制，超越了传统用户与档案部门之间时空限制而带来的不便。“网上档案展厅”的建立，将珍贵档案上网展览，意义重大，可以扩大档案的社会影响，有利于人们对档案的认识水平的提高，也有利于疾病预防控制中心档案的开发利用。

4 利用数据库技术提高档案信息资源的利用率

根据卫生防病工作的不同特点，提高档案利用的针对性、目的性。随着档案案卷数量的逐渐增加，疾控机构应把强化档案查询、检索功能作为着眼点，根据各防病领域的需求，开展定向服务和专题服务。档案室有目的、有计划地从大量的档案材料中进行筛选，通过分析、研究，将需要处理的档案信息数据经合理分类和规范化处理之后，以一定的标准格式存储于计算机中，这需要充分利用数据库技术来对档案信息资源进行合理的组织与加工，这有利于提高档案信息的有序性、完整性、可读性以及安全性，同时，数据库技术与网络技术的完美融合极大地方便了档案信息资源的开发利用，也提高了开发效率。如疾病预防控制中心档案工作人员可以把卫生防病工作多年的经验、成果，作为预防疾病的信息资源，通过计算机进行分类、分析，使分散、零星的档案资料更集中、系统地提供可靠的高层次的信息服务。为防病、流调人员做好各种重大传染病的预测预报、及早地采取有效的防制措施，提供科学依据。

5 围绕业务，明确选题方向

首先，要确定以业务档案为编研工作的主要对象。疾控机构在以开展疾病预防控制和健康促进为中心的各项工作中，形成了大量的文字、业务、科研、教学、基建、设备、会计、声像、实物等档案材料。其主要载体和业务档案具有极强的专业性、连续性的特点；对疫情流行规律的把握以及在开展公共卫生的监督监测的过程中，都必须以业务档案为依据。因此，在开展档案编研工作时，应首先从业务档案入手，编研材料才可能有专业特色，才能更有效地为中心开展卫生防病、健康监测工作服务。其次，选题应围绕中心工作。档案编研材料要有特色、要把好选题关，脱离业务工作的选题，就谈不上编研材料的专业性。为此，档案人员要了解和掌握单位的中心工作，才能对当年的编研工作的开展做到心中有数，才能确保编研选题在大的方向上与单位的中心工作保持一致，更好地提供服务。其次，要了解和掌握各项业务工作内容。疾控机构的主要职能工作是疾病预防与控制、监测、卫生检验与评价、健康宣传与教育、应用研究与指导、技术服务与管理。档案人员在具体做各专业口的编研计划时，应针对以上各业务工作的特点和内容来确定编研题目和适合的类型。档案人员要经常深入科室；广泛地与业务人员交流，了解各科工作职责和范围；熟悉业务工作的流程和具体内容，从中掌握业务人员的利用需求。同时，还可通过在借阅中开展专题利用登记，发放征求意见表和分析利用效果登记等形式，客观全面地掌握业务人员的利用需求。这是确保编研选题具有专业性并能符合业务需求、提高利用率的重要环节。编研材料的主要类型有：单位年鉴、基本业务数据统计、专题汇编等。另外，还必须有适合的形式，使之与内容和谐统一，一般以实用、简约、直观、新颖为标准。如编制专题性统计分析，往往以表格、数字、文字为主，形式比较单一刻板。可采用计算机丰富的图表处理软件和打印技术，使编研材料做到图文并茂，生动直观。

6 培养疾控档案管理的复合型人才

人才队伍建设是各级档案部门的当务之急，特别是现阶段的档案信息资源开发工作，人才问题显得尤为突出，因此我们必须要把人才的培养和合理使用问题放在档案信息资源开发的首位。要大力加强疾控机构档案工作的人才队伍建设，不断强化档案管理者的自身素质，及时完善知识结构。疾病预防控制档案工作专业性强，加之疾控机构的卫生防病工作针对着各种日益复杂的公共卫生事件及不断变化的新型传染病，更需要疾控机构档案管理者要有一定的专业知识和全面掌握档案业务技能，还要加强现代化知识的学习，如计算机知识、网络知识、数据库管理知识及电子文件的管理知识。只有档案人员的自身素质提高了，才能有效地开发利用档案信息资源，提高疾控机构档案的服务利用程度，充分实现其利用价值。因此，培养既掌握现代管理思想，有坚实的档案专业理论功底与高超的专业技能，又掌握一定的计算机基本知识，并能將二者有机结合起来的复合型人才，建设一支高素质的档案人才队伍对信息时代下的档案信息资源开发来说至关重要。