浅析文书档案管理中存在的问题及对策

赵菲菲

摘 要：文书档案管理工作是衡量一个企业或组织内部管理体系的最根本内容，不论是企业、社会组织还是事业单位，都需要一套完整的文书档案管理体系和专业的文书档案管理工作人员。随着社会水平的不断发展，相关组织和单位对文书管理工作的要求也越来越高，然而，现阶段有的企业在文书档案管理方面还存在着一些问题，基于此，本文将对文书档案中所存在的问题进行探讨，并提出相应的解决策略，使企业对文书档案的管理工作能更加完善。

关键词：文书档案；管理；策略

任何一个企业都需要通过文书档案的方式来记录信息，文书档案的完整性和准确性直接关系到企业的利益与发展。因此必须建立一套健全的企业文书档案管理系统，并在实际工作过程中切实落实好管理政策，合理安排好工作人员，切实解决现阶段文书档案管理过程中所面临的困难，才能提高文书档案的质量和利用率，从而提高企业的工作效率。

1 文书档案管理的定义及特点

文书档案是企业、事业单位或社会组织在进行活动后留下的有价值的书面资料，通常是由文书的形式转化过来的。文书档案管理工作通常是将以整理好的文书档案材料按照某种特定的顺序或规则进行再处理的过程。文书档案管理工作的重点在于对资料的收集、整理和储存。将发生的某件事的具体过程、参与人物以及时间和地点等因素通过纸质或实质两种载体记录下来，并由专人负责分门别类的整理，并将其存放在档案室内，以供后人查阅。这里体现出文书档案管理工作的特点之一就是对事件的记录，方便后人再次了解事件。在文书档案管理工作中最重要的就是要切实保证存储材料的完整性和安全性。其中文书工作主要包括对资料的收集，整理和记录，而档案工作主要是对以立档的资料进行审核、修改和管理。可以看出，文书工作时档案工作的基础，档案工作必须依靠文书工作才能进行。文书档案的另一个特点就是其内容十分的丰富多样，载体的种类也很多。例如，文书档案往往包括科技档案、行政档案、会计档案、党建管理档案等诸多内容；其载体又包括照片、录音、录像、合同协议等形式。

2 文书档案管理中所存在的问题

2.1 文书工作和档案工作不能进行良好的衔接

文书工作与档案工作既有区别又有联系，二者是相辅相成的，在实际工作中文书工作不能离开档案工作单独存在，档案工作也不能离开文书工作单独存在。而在企业工作分工中，文书工作与档案工作往往是两个独立的工作模块，这就很容易导致文书工作与档案工作相分离，文书工作人员在工作中不考虑档案工作，这就导致档案工作很难开展下去，而档案工作人员也很少考虑文书工作人员的工作，这就导致二者之间的距离越来越大，从而降低了企业文书档案管理工作的实际工作效率与质量。文书工作与档案工作所面临的主要问题就是其格式性和规范性不强，例如，纸张尺寸不合适，相关文件编码混乱，原件丢失，附件不齐全，程序不合规范等。

2.2 工作人员素质不高

工作人员不具备专业素质是文书档案管理工作现阶段所面临的主要问题之一。在文书档案管理工作中往往存在着人员缺乏的问题，有关企业或组织这个时候就会临时找来顶上这个工作，而这些临时找来的人大部分都没接触过文书档案管理工作，不了解其工作流程，也没有经过专业的工作培训，不具备工作的基本能力，如果由这些人来进行文书档案管理工作，由于其不专业也缺乏经验会拖慢工作的总体进程，甚至会使工作出现偏差，这都是非常严重的问题。而以在职的员工也有一部分没有经过专业的培训，不具备上岗资格，他们往往凭经验处理问题，缺乏专业知识，这些都是文书档案管理工作中问题的隐患。在新时代，文书档案管理工作中需要的是思想能够与时俱进，掌握了专业知识的人才，如果相关企业或组织依旧采用老一代滥竽充数的工作人员，就会阻碍文书档案管理工作的发展，甚至会影响到企业的发展速度。

2.3 管理人员不够重视

我国文书档案管理工作发展相对于落后，主要原因之一就是领导缺乏重视。在企业的文书档案管理工作中往往存在着资金缺乏，人员不足等情况，同时企业也没有完整的工作管理体系，这将导致人力和无力资源的进一步浪费，是我国文书档案管理工作停滞不前。

3 文书档案管理中所存在问题的解决策略

3.1 衔接好文书工作与档案工作

档案工作是在文书工作的基础上建立的，只有文书工作的质量切实特高了，档案工作的质量才能随之提高。这就要求文书工作人员在实际工作的过程中要充分为档案工作人员考虑，提高文书工作的规范性与格式性才能方便档案工作的进行。在纸张的选择和装订时一定要注意统一性和规范性，不能随意选择纸张随意装订；以装订好的文件也不能用铅笔、水笔、圆珠笔等随意涂改；从而也要对已有文件进行登记和检查，这样比较容易发现文件是否丢失，也方便工作人员及时找回文件；除此之外也要强化文件的立档工作，这是文书工作的最后一个环节同时也是档案工作的开始环节，是文书工作和档案工作的衔接之处。只有切实注意以上几点问题才能实现文书工作和档案工作的一体化管理，从而提升文书档案管理工作的效率。

3.2 提升工作人员的综合素质

相关企业或组织要想提升工作人员的素质，就需要对其进行文书档案管理知识的专业培训，为适应时代的发展步伐，也应着重培养其计算机使用技能，以使其能适应新时代下文书档案管理工作的要求。企业应增加对员工培训的经费投入，开展专业知识技能培训班，鼓励工作人员能积极参加培训班的学习。同时，企业也应设置员工考核机制，定期对其工作能力进行考核，对考核不合格的员工可以采取一定的处罚措施，这样可以增加员工的紧迫感，提升其学习的动力。企业也要拓展员工的额外技能，例如开设计算机学习班，以提升员工的计算机使用能力，因为在社会飞速发展的今天，计算机已经成为各行各业工作中不可或缺的一部分，能熟练掌握计算机的操作方法就能有效提升工作效率。

3.3 切实提高对文书档案管理工作的重视程度

企业的管理阶层应加强对文书档案管理工作的重视程度，文书档案工作直接关系着一个企业的工作能力和工作效率，如果不能给予文书档案管理工作相应重视，那么这个企业将是停滞不前的。企业应加强对文书档案管理工作的资金支持，并增强宣传力度，以使文书档案管理工作能吸引到更多的人才。同时也应加强对其监管力度，形成一套完善的管理体系，及时淘汰不合格的员工，制定工作流程，使文书档案管理工作能够高效率、高品质的进行。

4 结语

文書档案管理工作是一个企业或组织工作中的最基础环节，也是最重要的环节，企业必须提升文书档案管理工作的工作质量和效率，才能促使企业向更好的方向高速发展。本文从工作的衔接，管理层面和员工层面三个方面对文书管理工作现阶段所存在的主要问题进行了探讨，认为应加强文书工作与档案工作的衔接，强化管理阶层对其重视程度，提升工作人员的素质，才能有效解决文书档案工作所面临的困境。

参考文献

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[2]林岭春.浅析文书档案管理中存在的问题及对策[J].办公室业务，2016（03）：66+68.