浅谈文书档案的科学化管理

朴芳琳

摘 要：文书档案是档案工作的重要组成部分，进行文书档案科学管理十分必要，因此本文以文书档案为研究对象，本文主要是对文书档案科学化管理的优点及如何实现文化档案的科学化管理进行分析论述，希望能够提供一些有价值的参考。

关键词：文书档案；科学化管理；手段

文书档案是文书档案是反映党务、行政管理等活动的档案，它记录了一个社会组织所从事的各类管理活动。文书信息作为一种资源，越来越被人们所重视，随着社会的进步与网络技术的发展，也带动文书档案信息服务内容与方式的变化。文档管理开始面临着许多有待解决的问题。根据文书档案其工作特点以及环境的因素，只有采取新颖的管理模式对文书档案进行科学管理，才能保证文书档案信息的有效性和准确性，从而适应社会发展的需求。下文将对文书档案科学管理的相关内容进行详细的论述。

1 文书档案科学化管理的优点分析

1.作业效率大幅度提高

文书档案实施科学化管理后，文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序，无论是起草文件还是办理传递，都变得简单易行。

2.文件和文字信息得到充分共享

在原始的手工操作管理中，部分单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。随着计算机网络技术的进一步发展，档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立互联，从而极大地提高了档案利用工作的质量和效率，并且通过网络服务这个宽广的平台，可以了解其他档案工作部门概况、工作的重点和档案管理信息动态。

3.提高了文件传递的速度和安全性

在日常公文办理过程中，办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生，文件传递的传统手段是靠邮政系统，传送时间受距离长短的限制。同时，文件还可能因为其他原因造成丢失或延误，给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便。而应用计算机网络技术，可直接通过网络进行传递，大大提高了文件传递的安全性和及时性。

2 文书档案科学化管理的准则

随着社会的进步与网络技术的发展，也带动文书档案信息服务内容与方式的变化。文书档案立卷工作带来了大大的不便。虽然我们在短期内还不能完全取代纸质档案，但我们可以想办法来简化文书档案立卷工作的繁琐步骤，运用计算机及程序进行管理和利用。在文书档案档案制作产生、收集整理、建档保存、日常管理、合理利用等整个过程中，必须严格执行相关的法律法规和规章制度。机关无论大小，都会产生文件等各种信息载体，产生时往往是随机的、渐进的，甚至是芜杂的，随着社会发展的需求，文档一体化成为了一种新颖的管理模式，这种管理模式就是把过去文件处理和档案管理独立的分散状态，统一成一个有机整体去进行管理。在我们近期的工作中，对归档文件做了新的规定，要求不装订，剔除金属物，进行必要的折叠，这样有利于保持文件原貌。 文书档案作为档案的重要组成部分，在单位生产中有着重要的作用。随着科学技术的发展，计算机技术的不断更新，电子文件、传真的日益增多，纸质档案就会日益增多，库存量就会越来越大，要求的空间也随之越来越大，各就各位，为此，在不断提高档案管理与利用现代化水平的同时，要根据档案信息利用服务的现状，分析影响档案利用与信息共享的诸多因素，寻求适应档案利用需求实际的服务模式，促进档案资源共享的实现。

3 实现文书档案科学化管理的手段

1.文档一体化

长期以来，文书处理和档案管理属于不同的部门负责，档案管理只由档案部门执行，文书处理和档案管理的分离由于被操作于不同部分以及不同工作者，就导致了档案管理较容易出现错误，或者出现文书档案管理程序过于复杂出现，甚至出现难以修改已管理好的个别档案的复杂情况，最终影响了文书档案的管理效率，降低了档案的信息服务功能。随着社会发展的需求，文档一体化成为了一种新颖的管理模式，这种管理模式就是把过去文件处理和档案管理独立的分散状态，统一成一个有机整体去进行管理。文档一体化的科学化管理模式意味着公文处理和文书档案两者归入为文件运动的整个生命过程，从而使文书档案得到科学处理和有效控制。另一方面，文档一体化的管理模式使得文书处理工作成为了文档管理大工作中的前端任务，文件处理工作质量的好坏将影响着文书档案管理的有效性和准确性。因此，文档一体化真正的实施将对文书档案的科学化管理带来崭新的发展空间，将使得文书档案管理进行一个更加科学，有序的管理阶段。

2.提高文书档案工作者的综合素质

鉴于文书档案工作对服务对象的重要性，以及其较强的专业性，决定了文书档案工作者必须具备专业知识，拥有较强的档案管理技能。其次，要求工作者熟练掌握科学的管理方法并在档案管理中得到体现，采用先进的管理技术进行档案管理的深化，如计算机在档案管理中的二次开发等，以适应档案现代化管理的需求。

3.做好文书档案管理的基础工作

文书档案管理工作的失误将影响其以后使用的正确性，其影响力不容忽视，做好文書档案的管理工作就必须先要求从基础工作入手，档案的管理工作不仅仅是“管好堆”，应不断的完善原有的档案。保证现有档案工作无错误的基础上，要求档案工作者对原有档案应进行核查，以防之前档案管理工作的失误，从中发现错误时，应采取补救措施以使失误造成的损失降到最低。这就要求档案工作者要全心全意地进行档案工作管理，从基础抓起。

4.建立必要的激励体制

文书档案管理工作要提高质量就必须从市场发展的实际出发，适当引进激励机制，以提高工作人员的工作积极性。对于业绩能力突出、工作态度端正、并能为文书档案管理工作提供必要的发展计划的优秀工作人员可以适当给予奖金和职称等奖励，而对业绩能力比较差的工作人员进行必要的处罚。

5.加强文书档案的法制建设

任何一个企业和工作部门没有相应的规章制度，工作措施就难以落实和执行，因此，文书档案管理工作也必须进行法制化建设。必须保障该项工作有法可依，在工作中遇到的困难和难题能够找到法律的参考标准，便于落实责任，追究事故责任和管理漏洞等。现有的文书档案管理工作的法律规范不健全，有明显的漏洞，需要得到有关部门的重视，并进行改革。

4 结束语

综上所述，文书档案工作是一项长期性、复杂性、连续性的工作，企业各基层需要对其高度重视，通过一系列的规章制度来提高企业内外形势发展的需求，树立良好的企业理念，在传统的基础上不断创新的进行资源开发、管理。

参考文献

[1] 徐琦.对文书档案科学化管理的思考[J].人力资源管理，2013（06）.

[2] 郭艺.文书档案的科学化管理探讨[J].城建档案，2013（12）.

[3] 高艳.浅谈对文书档案的科学化管理的探讨[J].文化商业，学术探讨，2012（12）.