浅谈高职院校档案管理工作存在的问题及改进对策

张求新

摘 要：随着高等教育教学工作的蓬勃发展，高职院校档案的科学管理显得尤为重要。本文就高职院校档案的重要作用及管理现状，结合我校的情况进行了多方面分析，进而提出了加强高职院校档案建设和管理的对策和建议。

关键词：高职院校档案管理；问题；对策

高职院校档案是学校在长期教育教学，学校管理、科研工作、实践教学、基本建设和学生学习等活动中形成的具有保存价值的文字、图表、音像等不同形成的信息资料。档案管理工作是高职院校的一项重要的基础性工作，也是高职院校管理工作的重要组成部分。

近年来，我国高职教育发展迅速，高职院校的档案管理水平也得到了明显的提高，但是，随着时代的发展，高职院校档案管理工作还存在一些共性问题，那就是高职院校档案意识不强，学校各部门不能按时立卷归档，很多学校没有独立的档案机构，没有配备专职的档案人员，学校档案管理工作制度不健全，没有相应的制约机制，档案业务建设不规范，档案信息化管理滞后，如何改变高职院校档案管理被动落后的工作局面，是我们高职院校档案工作者尚须认真研究的课题，怎样在新形势下做好高职院校的档案管理工作，高职院校档案工作者责任重大。

1 高职院校档案管理现状与问题

以哈尔滨幼儿师范高等专科学校为例。我们学校是2012年升为专科院校的，我为学校的专职档案员。负责学校档案管理的全面工作，自学校升专科以来，档案任务繁重，大量的基础工作要做。结合高职院校档案管理的现状和我在工作中的实际困难，我发现很多档案管理工作中的实际问题都亟待解决。

1、档案意识不强，档案收集艰难，很多重要的档案材料还保留在部门或个人手中。高职院校的档案是为了保存学校在各项工作与活动中所形成的有价值的文件材料的原始记录，便于以后查阅借鉴。目前现状是想把学校档案收集齐全非常困难，一般的档案都缺乏完整性，很难真实有效的反映出高职院校的办学全过程。

2、有的学校没有成立档案机构，没有配备专职的档案人员及档案部门负责人，学校没有兼职档案员队伍，即便成立了兼职档案员队伍，也没有发挥出很好的作用，一些高职院校办公室的文书兼档案工作人员，由于精力有限，学校的档案工作很难开展起来。

3、学校没有建立相关的档案管理制度，归档范围，所以很多高职院校只存一些文书档案，教学工作形成的档案还保留在部门和个人手中，这对高职院校的发展是一个巨大损失。

4、档案业务建设不规范，由于没有配备专职档案人员，档案业务素质提高较慢，对上级要求的标准不掌握，不能适应不断发展变化的工作需要

5、档案信息化管理滞后，高职院校的档案主要还是以纸质档案作为保存媒介，电子信息管理只是起到检索、交换、备份等辅助功能。电子化档案的推广仍处于起步阶段，档案信息化建设滞后于学校信息化建设，有的高职院校连档案管理软件都没有引进，数字化档案工作无法开展。

2 加强高职院校的档案管理的建设及改进对策

新形势下，如何做好新时期高职高专档案管理工作，成为一大重要课题，这不但需要进一步加强组织领导，强化工作队伍，还需规范管理制度，提升服务档次，努力更好地服务于高职院校的发展。

1、增强高职院校全员档案意識

加大档案宣传工作的力度，召开全校性的档案工作会议，要求全校专、兼职档案人员及部门领导参会，进行全员培训，全员提高，请学校主管领导出面对全校档案工作提出具体的要求。制定出学校档案工作发展规划。利用学校网站，简报，校报、微信、等宣传搞好学校档案工作的重要性，组织全校性的档案检查考评，使大家认识到搞好部门立卷归档工作是各单位义不容辞的责任。

2、加强高职院校档案工作制度建设

依据《高等学校档案实体分类法》与《高校档案工作规范》制定出学校的档案工作规范，档案管理各项规章制度。修订学校的《文件材料的归档和不归档范围》及《文书档案保管期限表》，并上报档案局审批执行。部门立卷制度是高等学校档案工作的基本制度。各部门依据部门工作职责制定出部门归档范围。

3、加强高职院校档案工作组织建设

《普通高等学校档案管理办法》第三条明确指出：“高校档案工作是高等学校的重要基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划”。高职院校档案管理工作是高等学校事业发展的重要组成部分，高校各级领导要充分认识到档案是一种具有特殊价值的信息资源，作为信息资源的重要组成部分，档案信息资源对国家经济社会发展具有重要的价值。建立学校档案工作联网组织、各部门配备兼职档案员和一名分管档案工作的领导。实行学校档案工作三级管理，即学校综合档案管理部门，各院系部，各科级单位及教研室，使学校档案工作真正实现人人负责，层层把关，齐抓共管的工作格局。成立学校档案工作委员会，领导检查、决策学校档案工作。配备1-2人专职档案人员，指导各单位开展部门立卷归档工作。

4、加强高职院校档案工作业务建设

4.1加强档案管理人员素质建设。档案管理人员的素质对档案工作成效起着决定性作用，要通过各种形式和途径，提高档案管理人员的综合素质。（1）健全管理人员队伍，建立一只专、兼职相结合的档案管理队伍，学校档案室要按照国家要求配备相对稳定具有较高素质的专业档案管理人员确保档案工作的持续性与完整性。（2）不断加强业务培训，要按照“提高素质、精通业务、规范管理、优质服务”的要求，有计划、有步骤地对档案管理人员进行业务培训，不断提高管理人员的整体素质。

4.2加强高职院校档案管理的规范化。加大学校档案收集工作的力度，严把收集关，要明确收集范围，及时、准确、全面地收集学校教学、科研和管理服务所形成的各类材料。严把鉴别关，要对收集来的归档材料进行认真的鉴别审核，做到取之有据、舍之有理；认真推行部门立卷归档制度，指导兼职档案员作好部门立卷归档工作，注重各项工作的过程管理，使档案收集工作完整齐全，要严格按照规范进行立卷归档；创新高职院校档案工作机制，进一步提高服务水平，要适应管理信息化的需要，逐步转变档案管理职能。实行责任追究。

5、加快高职院校档案工作信息化建设

信息化建设是新时期高职院校档案工作的客观需求，也是档案工作服务创新和管理创新的重要标志，推进高职院校档案数字化建设，已成为高职院校档案管理工作的大事，学校应加大资金投入改善档案馆（室）相关硬件设施，对档案信息化进行重点建设，推进高职院校档案的数字化进程，为高职院校教育改革，教学发展提供快捷可靠的信息。

总之，高职院校档案的管理工作是衡量学校教学管理和教育质量的重要标志之一。是开展教学改革、评估教学管理工作的重要依据。加强高职院校教学档案管理工作对于加强教学管理、提高教学质量和开展教学研究有着非常重要的意义。

参考文献

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