现代化档案管理存在的问题分析及解决路径

路标

摘 要：档案管理工作是一个单位管理的重要方面，对单位的发展具有一定的影响和作用，文章阐述了现代档案管理的重要意义，内容，指出了存在的问题，针对这些问题提出了一系列能解决对策。

关键词：现代化档案管理；存在问题；对策

1 档案管理实现代化的意义

（一）档案管理部门承担收藏和保护我国历史上各个时期形成的档案的任务，这是负责管理国家宝贵历史文化财富的重任。其次宏观世界担负提供档案，直接为现代化建设服务的任务。档案是开展各项工作的依据和必要条件，充分有效地利用档案可以取得明显的经济效益和社会效益。

（二）档案管理现代化加快档案信息自动化系统建设，实现档案工作各个环节的计算机化，是实现档案工作现代化，提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段。

（三）档案管理现代化将推动档案事业发展进程。

知识经济是现代化科学技术智能化、信息化、高级化的结果。先进和技术设备是知识经济的物质基础和技术手段。没有先进的技术设备，任何思想和技术方法都无法落于实处。当今社会，先进的技术设备已运用于社会生产、生活的各个领域。档案工作也是如此。计算机已经广泛应用于档案管理、统计和检索；微缩技术在档案的保管方面具有十分重要意义。

2 现代化档案管理的主要内涵

（一）档案技术应现代化。它是指档案的记录，存贮、整理、加工、查找、交流、传递等用先进的科学技术装备起来，实现工作手段的现代化。计算机技术与现代化的缩微技术，网络技术有机结合起来，将会有效地实现档案管理自动化。

（二）档案知识应现代化。由于设备现代化和管理的科学化，需要建设一支具有现代化科技知识和业务知识的档案专业干部队伍。他们不仅要具有较高的政治素质和积极进取的精神，还应懂得电子计算机的基本理论和基本技术，能够进行技术操作和管理，在档案专业有较深的造诣和较高的文化和历史知识，这样才能适应档案工作现代化的需要。

（三）档案资源应信息化。在信息时代，信息化已经成为各行各业现代化的手导，以信息化推动现代化是今后国民经济与社会发展的方向。档案资源信息化作为信息技术在档案管理领域的創新实践，是将档案资源和档案各项管理过程，通过信息和系统加工和计算机网络和传输，实现档案资源的合理配置与有序，有效开发利用，实现档案信息资源的社会共享，信息化将成为各类档案工作的重要管理平台和技术支撑。

（四）档案工作管理应现代化。档案事业的建设和档案工作管理，经系统论，信息论，控制论等现代的科学理论为指导，运用管理科学的原理，遵循档案工作的客观规律，研究和处理工作的各种问题，可以做到管理方法科学化，管理机构高效化，管理工作现代化，档案工作标准化，使档案管理与组织工作更趋于完善。

（五）档案管理应标准化。档案管理标准纶也是档案管理现代化的一项重要基础，档案管理现代化是建立在先进的技术，严密的分工和广泛协作的基础上的，档案标准化通过制定和贯彻各种标准，规范，使技术应用和分工协和有了统一的科学准则和依据，保证了档案各项工作能够有机地联系起来，并且在档案的管理中得到最佳的效益。

3 档案管理现状及存在的问题分析

（一）对档案的重视程度不够，长期以来，相当一部分人包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写，保管的事务性工作，不是单位的主要工作，因不能直接产生经济效益和社会效益，所以不被看重。

（二）档案管理不健全。目前我国档案管理工作制度匮乏，没有系统化，专业化和细分化的管理制度，管理范围，收档力度不够，档案利用率低下，安全性差，长期性薄弱，很多的档案在不少人的眼中成为了废纸和没有任何价值和意义，档案管理工作缺乏应有的长期性和连续性。档案管理在交换或是查档时或是借用时，流失现象严重。

（三）档案管理手段落后。虽然我国的档案管理工作也在不断的提高和发展，但档案管理还主要以手工管理为主，比如像手工录入，手工检索，不仅在编纂档案时需要大量的工作时间，而且检索时过程也非常的麻烦，并且手工检索的方式对于信息的排查速度实在太过缓慢，随着计算机和网络技术的应用，档案的载体发生了巨大的变化。由原来单一的纸质载体发展为纸质，电子等多种载体共存的局面，然而不少单位信息化水平依然很低，没有引进先进的档案管理软件，档案的检索依然主要依靠手工，此外，电子档案的利用率极其低下，严重制约了档案工作的发展。

（四）档案室硬件件环境设施不齐全。对档案管理必备的条件解决落实差，个别单位没有专用档案室，有的单位档案多，档案室狭窄，潮湿，“六防”设备不配套，引起档案材料霉变，虫蛀，影响档案的美观整洁及完整，有的管档单位必备切刀，统一的档案夹，都无法购置齐备。

（五）管理与服务还存在脱节现象。（1）是档案门类不够丰富。有的单位只注重文书，户籍档案的收集，而忽视声像，实物档案以及与业务有关的资料的收集，影响了档案的系统性和完整性；（2）档案资源个别流失，由于历史的或保管不善等原因，个别档案存在断代现象，部分档案管理人员认为自己保管档案松池、丢失；（3）重保管轻利用，一些基层单位在工作中，忽视了档案资料的利用，不愿或不习惯通过档案资料为单位管理提供服务，未能提高工作效率和降低工作成本。

4 做好档案管理工作的措施

（一）健全档案管理制度

建立起档案工作制度必须遵循以下要求：首先，规章制度要体现合理性、科学性，符合单位特点和档案管理实际，以适应档案管理工作的需要，其次，坚持制度约束的双向性。既约束领导又约束职工；再次，制度必须具有可操作性，建立应以方便实用、简便易行，可操作性强为目标。

（二）强化法制意识

树立法制意识，是做好企业档案工作的基础。档案工作应该从提高认识上下手，使依法治档深入人心。要大力宣传《档案法》等国家法律法规，提高工作的自学性，明确执法的严肃性。借助于档案，我们还能够更好地了解过去，把握现在，预见未来，这是档案发展的一个不可缺少的方面。此外，将档案工作列入企业发展规划和年度计划，正确落实各级领导档案工作责任制，从而保证依法治档工作落到实处。

（三）积极采用信息化管理手段

信息化是现代社会发展一大趋势，对于档案工作也提高了新的要求，要尽可能的运用当代科技新成果和管理新手段，来提高档案工作的效率和水平，同时实现档案信息化管理。

（四）强化服务意识

档案管理人员必须要树立起“工作就是服务”的理念，以“增强服务意识”和“主动服务”作为管理工作的出发点。要端正服务态度，提高服务质量，发挥好档案信息资源的作用，使其充分地为社会主义现代化建设服务。

（五）大力提高档案管理人员的素质

要注意加强干部档案工作队伍建设，注意对他们的教育培养，关心他们工作、生活，充分发挥他们的积极性和创造性。针对档案管理的特点和管理人员素质差的情况，还要对档案管理人员进行专业知识培训，提高他们的业务素质。档案管理人员要积极探索新的管理模式。

5 结束语

新时期加强档案管理，应从完善各项规章制度，提高信息化管理水平，提高管理人员素质等方面入手，档案工作者只有不断更新理念，解放思想，与时俱进，档案管理工作才能跟上时代发展的步伐，并且在社会经济的前进中起到助推作用。

参考文献

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[2]齐伟红 王勋，浅谈如何发挥档案信息资源作用；经济技术协作信息，2010（18）总第1037期

[3]张拓，综述档案信息化管理模式下收集工作的难点与重点，科学与财富，2015.7