浅析文书档案信息的电子化

张继超

摘 要：随着社会经济的迅速发展，档案管理工作显得越来越重要。在档案管理工作中，文书档案是其重要组成部分。电子信息技术的兴起，促进了文书档案信息的电子化的进程。文书档案信息的电子化具有独特的优势，但也同时存在很多的问题。本文针对文书档案信息的电子化这一课题从三个方面对其进行了论述：首先是对文书档案信息电子化的优点进行了论述，然后指出了文书档案信息电子化管理中存在的问题，最后对改革措施和解决办法进行了探讨，希望能够给相关从业人员的研究起到一定的参考作用。

关键词：文书档案；电子化；科学化

1 文书档案信息电子化的优点

1.电子档案能使办公效率大大提高

计算机在对信息的处理方面拥有非常强大的功能，电子档案是存储在光盘或者磁盘等介质中的，计算机在文书档案信息电子化中的应用有着非常明显的优势。在传统的档案管理中，依靠人力，在对信息进行收集时难免会出现漏抄或者字迹不清楚的情况，而使用计算机参与到文书档案管理中就可以有效的解决这方面的问题，同时提高了信息收集、存储的效率。我们认为，文书档案实现信息的电子化不仅方便、快捷，并且也大大提高了工作效率，同时也节约了人力成本，具有明显优势。

2.电子传输能够实现资源共享

在没有实现文书档案信息电子化以前，由于只是单纯的手工操作，大大降低了信息的共享程度，从而导致了大量信息的闲置与浪费，并且在需要某一个特定文件时，寻找需要花费很长的时间。文书档案信息电子化的实现，有助于提高档案的利用率和利用效果，增强文书档案工作人员的工作效率，提高工作水平。同时，文书档案信息的电子化也使管理人员能够更好的掌握档案室的真实情况。

3.电子文件保存具有很强的稳定性

相对于纸质档案保存中存在易撕、寿命短的缺点，电子档案载体材料的保存则要稳定性好一些。纸质档案遇到水或者其他的情况会出现不同程度的破坏，可能会导致档案资料无法挽回的损失。而电子文件的出现，不仅扩展了资料的存储范围，同时在保存方面也具有很大的优势，可以根据档案的情况来选择不同的存储载体，比如：光盘、U盘等。而这些载体无论是在存储还是读写方面都非常方便，并且也容易实现共享，更重要的是寿命比较长，不易受到外界环境的影响，具有很强强的稳定性。

4.文件传递的速度和安全性得以 提高

档案在傳统纸质介质存储的情况下，在传递过程中经常会出现丢失或者延误的情况，这样往往会给企事业单位造成不可挽回的损失。而文书档案信息电子化的出现有效提升了文件传递的效率，更好的保证了文件在传递过程中的安全性。

2 文书档案信息电子化管理中存在的问题

1.电子档案真实性难以保障

电子文档具有可读性的特点，档案从业人员在进行存档时可以不断的输入和修改，并且修改后也不会留下痕迹，所以无法体现档案的原始性。另外，由于电子档案无法盖章和签名，电子档案的真伪性难以辨别，进一步导致了电子档案的真实性无法保证。

2.电子档案的安全性问题日益突出

在当今时代，经常会出现电子信息被网络系统拦截的现象，很多重要的信息被黑客控制，计算机网络病毒的不断涌现，进一步造成了电子信息丢失、损毁等严重后果。我们在享受文书档案信息电子化给我们带来的方便、快捷的同时，电子档案的安全性却日益受到威胁，严重的甚至会给企事业单位带来无法挽回的后果。

3.电子文件兼容问题

电脑软件存在通用性较差的缺点，在不同的系统下生成的电子文件无法实现通用，或者是软件的不同导致了电子文件格式的差异，所以这就给档案从业人员无形中增加了工作量，提高了文书档案管理的成本。

4.要求档案管理人员应具备较高的综合素质

文书档案信息电子化的实现，对文书档案管理人员的要求也有了很大的提高。档案管理人员只有具备较高的技术水平和文化水平才能更好的进行文书档案的管理。

3 改革措施和解决办法

1.信息化系统内、外网隔离

实现信息化系统内、外网隔离，能够有效的保证文书档案信息电子化的安全。我们可以在第一层设置一个路由器，由路由器对不明地址或者来源不明的服务进行屏蔽。第二层设置一个防火墙。防火墙大部分都具有相关的认证机制，一般情况下我们将防火墙的功能归纳为以下五类：过滤进、出网络的数据；管理进、出网络的访问行为；封堵某些禁止的业务；记录通过防火墙的信息内容和活动；对网络攻击的检测和告警。

2.提高档案管理人员的综合素质

首先要加强对档案管理硬件方面的投入，有效提高档案室硬件环境。然后是强化对文书档案从业人员的学习培训，切实提高档案从业人员的综合素质。第三是提高档案管理相关部门的合作与交流。

4 结束语

信息化时代的到来，科学技术取得了巨大的提升和进步，而作为档案管理工作的重要构成部分，文书档案记录了历史发展的进程，更是企事业单位重大事件、历史轨迹的再现者。时代的进步促进了文书档案信息电子化的实现，并且代替了传统的纸质档案管理。文书档案信息电子化的实现，即大大的提高了文书档案工作的工作效率，同时也带来了很多问题。我们要扬长避短，不断的提升和改善文书档案信息电子化中出现的问题，更好的保证电子档案的真实性和安全性。同时，档案从业人员也要充分重视档案信息电子化给我们带来的挑战，不仅对我们的技能有了更高的要求，同时也要求我们必须具有较强的责任意识，因此，我们要不断的学习新技能，充实自己，更好的提高自己的综合素质，才能更好的完成文书档案信息电子化的工作，为单位创造更多的价值。

参考文献

[1]柳青、董娟、林雪.《信息时代档案管理工作面临的问题及对策》[J].《中国成人教育》，2005（04）.

[2]俞锦福.探讨文书档案管理信息的电子化应用[J].《时代报告》2011（12）.

[3]李明珠.信息电子化在文书档案管理应用中面临的挑战及对策[J].《现代企业文化.理论版》2011（13）.