探讨医院文书档案管理的办公自动化

贾方琦

摘 要：目前，就医院文书档案管理发展历史来看，的管理模式固然好，但其中还存在一些问题有待解决，比如出现信息泄露、系统不够完善等问题，使得医院文档管理的安全性受到了严重的威胁，因此，医院相关管理人员要重视这些问题的产生，及时找出解决方法。本文就医院文书档案管理办公自动化中的存在的问题，以及提出了一些完善医院文书档案管理中办公自动化管理模式的建议，希望给广大的医院文书档案管理工作人员一些帮助。

关键词：医院文书档案管理；办公自动化；问题与措施

在信息技术高速发展影响下，医院想要提高文书档案的管理水平，需要借助信息技术作为辅助开展文书档案管理工作，办公自动化起到了医院文书档案管理工作中至关重要的作用，利用自动化的文书档案管理模式可以提高档案办公的效率，以及医院文书的利用效率，医院文件保存的稳定性更高，以及医院文本档案进行资源共享有着很深远的影响，由此可见，办公自动化的管理方法在医院文书档案管理模式中的重要地位。

1 医院文书档案办公自动化中存在的问题

1.1 文书档案管理的规范性有待加强

目前，很多医院在文书档案管理工作的规范性都有待加强，其中都存在着或多或少的问题，例如，经常出现文书档案编号乱七八糟，文件档案的分类也是杂乱无章，卷宗的名称与内容不符合等问题，除了这些情况，有部分医院对文书档案检索的效率较低，这也是当前医院文书档案管理中存在的重要性问题之一，就目前大多数医院对文书档案检索方法来看，可以将所用医院的文件档案分为两大类别，分别是电子类和人工类，现如今很多医院都是采用人工检索文书档案为主要方法，这样导致医院文书档案检索的效率较低[1]。

1.2 电子文件的保密性有待加强

目前，就我国医院目前的文书档案管理办公自动化的安全性来说，电子文件的保密性较弱，在信息科技技术的支持下，越来越多的纸质文件转化为电子文档，这是纸质文件档案经历的一次历史性的重大改变，因为文件的载体发生了重大的变化，使得电子文件的形式变得更加的多种多样，使电子文件的稳定性能降低，容易受到多种因素的影响，进而导致电子文件的安全性和保密性有待加强，主要表现在以下几个方面：第一，因为电子文档的内容容易被人修改，最主要的是不会留下痕迹，使得电子文件的安全性不能提高的障碍之一，即使现在有一些高信息技术可以防止原有文件档案被别人改动，但是与纸质文件档案相比较，这样的电子文件档案在稳定性方面还是差了一些[2]；第二，每个人都是运用电脑打字存入文件档案里面，造成字迹辨认比较困难，由于每个人在录入文字时使用的字符和字体都没有按照标准来执行，使用者只需要按照特定的字体和字符的标准进行录入文字，当发生医疗事故纠纷时，或者出现医患事故时，当时记录的文字信息派上了很大的用场，对于调查工作提供了一定的帮助；第三，由于电子文件不用经过医院领导盖章或签字之类的工序，因此，工作人员分不清哪些文章是原件，哪些又是经过了修改的，这样的情况容易让工作人员产生误会，会出现很多不必要的麻烦和问题，这些问题也很难得到彻底的解决，因为没有人可以分辨哪些电子文件事原件。

2 改进医院文书档案管理中办公自动化应用的对策

2.1 提高医院文书档案的信息化工作的计划性与有序性

实施医院文书档案管理进行信息技术化管理模式，文书档案管理工作人员从医院的整体角度出发，医院工作人员将整个医院的文书档案管理工作放在规划医院的重要位置之上，规划好整个医院也是管理好医院文书档案办公自动化管理模式的前提，是规范化管理医院的重中之重，根据医院的实际情况进行仔细的分析，充分考虑到医院的方方面面，做好一切准备工作，结合专业人士的意见来合理、科学地制定工作计划书，在制定完善的实施计划书之后，需要满足医院工作所有医院的影响因素，比如，医院工作人员的上班时间调整，以及工作计划书是否符合全体工作人员的技能要求，对医院管理工作人员进行定期的技能考核，在拥有充足的专业理论知识的同时，管理工作人员需要具备丰富的管理经验，以及创新型的管理理念，在这样的基础上完成和执行管理工作计划书。在进行医院文书档案管理办公自动化建设的过程中，管理工作人员应当充分考虑到文书档案管理工作中的所有细节，包括文书档案管理工作的特殊性和文书档案管理的安全性，这些因素都要进行充分的考虑，进而建立一套科学、完善、合理的管理体系，给医院文书档案办公自动化管理工作提供良好的工作环境。

2.2 增强电子档案网络传输的安全性

针对实际的医院文书档案管理工作开展的过程中，进行电子档案传输的过程中存在许多漏洞，同时受到各方面因素的影响非常严重，让电子档案具有更强的完整性和有效性，所以，要将其存在的风险和问题降低到最低，从而提高医院电子档案传输的安全性。在开展文书档案管理工作时，医院文书档案管理工作人员要重视计算机档案文件的检查工作，工作人员需要每天特定的时间段对电子档案传输设备进行检测，可以更快地发现其中存在的问题，并且以最快的速度进行解决问题；也可以采取有效的措施进行解决，除此之外，文书档案管理工作人员还应当定期清理电子档案传输设备，以及维护传输相关的服务器等方面，医院要安排专门的人员对其进行管理和监督工作，最后，在医院文书档案管理工作中要设置相对应安全性较高的防火墙技术，运用身份验证的方法加强文书档案管理办公自动化的安全性，在传输和存储文件的时候，不要保证文件信息的完整性和安全性[3]。

2.3 提高醫院文书档案管理工作人员的业务技能与专业水平

在实施医院文书档案管理办公自动化措施过程中，第一步，医院在加大软实力的同时，也要重视医院硬实力的提升，通过加强医院硬实力的建设力度，有效地改善医院工作的办公环境，比如，买几个小盆栽，不仅净化办公室空气，还可以令人心情愉悦，提高医院工作人员的工作积极性，给每台电脑运用高配置的插件，不仅可以提高电脑的运行速度，间接地提高医院文书档案管理工作人员的工作效率和工作水平，使得管理工作科学、合理的开展下去；第二步，在良好的办公环境的前提条件下，医院要加强对文书档案管理工作人员的专业技能，以及文书档案管理工作人员的管理理念进行完善，具有较高的职业素养和专业理论知识，意识到自身工作的重要性，培养文书档案管理工作人员自主学习计算机专业技能的能力，可以在办公自动化的管理模式中发挥出更大的优势。

3 结语

总而言之，就医院的文书档案管理工作而言，文书档案是组成医院档案的重要组成部分，将这些信息记录保存起来，可以帮助医院对于自身的发展历程进行反思，对于提高医院的医疗水平和解决医疗事故的能力有很大的帮助；随着社会经济的不断发展，我国医疗卫生也在不断的发展，使得医院卫生体制得到了不同程度的改革和创新，这些改革将医院文书档案管理工作带入到全新的邻域，文书档案的管理工作直接关系到医院卫生事业未来的发展前景，因此，医院要重视文书档案管理中办公自动化的管理模式，有效地提高医院文书档案管理办公自动化水平，在医院文书档案管理中运用办公自动化的管理方式可以有效地提高医院的办公效率，使得医院的发展可以满足当代社会发展需求，促进医院卫生事业发展得更快、更好。

参考文献

[1]王佳琳，雷玉芬.办公自动化对文书档案管理的意义[J].兰台世界，2015，（S3）：51.

[2]曾霞.OA办公自动化系统在医院文书档案信息化管理中的应用[J].办公室业务，2015，（04）：90.

[3]杜建民.浅谈办公自动化环境下的文书档案管理的特点和建议[J].水利规划与设计，2014，（09）：64-65+72.