新形势下加强档案工作管理之我见

杨国

摘 要：为了提高档案管理工作效率及质量，从而保证档案管理工作处于顺利开展状态，进而为档案管理部门提供更多的工作经验，便有必要在综述档案工作概念的基础上，分析新形势下档案管理工作的变革方向，以创新意识为切入点，就提出具体的管理措施进行深入探究。然而，从现阶段我国档案管理工作水平来看，仍停留于粗放型阶段，尚存在较多问题亟待解决。

关键词：新形势；档案工作；管理措施

近年来，随着我国经济不断发展，城市规模不断扩大，档案资源内容不断丰富，档案管理工作水平已取得一定进步与发展。同时，为了顺应时代发展潮流，满足日益严格的管理要求，档案管理工作重心逐步向分析管理变革方向及提出管理措施转变。其中，档案工作，又称档案管理，指档案馆管理实体档案及档案信息面向大众提供咨询服务的工作统称，其工作环节主要包括档案提供利用、档案文献编纂、档案编辑、档案统计、档案检索、档案编目、档案保管、档案价值鉴定、档案整理及档案收集，具有政治性、服务性及管理型等鲜明特点，是国家档案工作的主要组成部分[1]。鉴于此，本文针对新形势下增强档案工作管理的研究具有重要意义。

1 新形势下档案管理工作的变革方向

1.1 市场化

作为国际行政变革的主要趋势，市场化是我国行政变革的基本方向，并且伴随着改革开放不断深入及社会主义市场化进程不断加快，经济发展现已成为促进城市发展的主要手段及核心内容。由此可见，如何弥补传统档案管理工作模式的不足，是档案部门在发展进程中所面临的主要问题[2]。档案部门以市场化改革为突破口，利用信息技术、互联网技术及多媒体技术构建具有区域特色的数字化档案管理工作体系，不仅能提高档案管理工作效率，还能促使档案管理工作模式向多元化、高效化及智能化转变，实现档案管理工作与信息技术相结合，丰富档案资源服务业务形式，为档案工作带来全新机遇与挑战，促使档案工作成为建设市场经济体系的主要组成部分。

1.2 法制化

作为现阶段我国档案管理工作的薄弱环节，“依法管档”仍停留于粗放型阶段，特别是我国档案法律法规原则性条款较多，可操作性条款较少，导致档案管理环节存在“无规可循、无法可依”的问题，并且一旦档案管理工作长期缺乏法律约束，极易引发管理工作职责划分不明确的问题，不仅严重影响档案资源利用率，还存在埋下安全隐患的可能性造成不可预估性损失[3]。同时，自改革开放以来，我国档案管理工作好似“摸着石头过河”，实践中不断积累工作经验，主动转变政府职能，推动档案管理工作法制化建设进程，客观上提高档案部门工作效率，增强依法履职能力，有助于查处违法案件。

2 新形势下档案管理工作的变革措施

2.1 做好前期统筹

一般说来，档案普遍为纸质档案，数量庞大且内容复杂，短期内无法快速转化为数字档案。如何提高档案管理工作效率，是管理人员在实际工作过程中所面临的主要问题。因此在实际管理的过程中，档案部门主动转变传统工作理念，坚持实事求是的工作原则，加大对于档案管理工作变革的重视程度，做好变革前期统筹规划工作，明确档案存储基本情况以年份为标准进行首次分类，并且利用纸质档案分类方法细化数字档案分类目录，纳入年份、月份及日期等指标完成目录划分，便于找出数字档案转化工作的重点难点，进一步完善解决方案。此外，管理人员遵循档案工作流程，尽早完成纸质档案录入及存储，最大限度确保纸质档案的安全性。

2.2 扩大资金投入

作为建设新型数字化档案工作体系的前提条件，资金投入不止需要政府及相关部门大力支持，更要求档案部门转变传统工作理念，促使档案管理工作模式向信息化、高效化及智能化转变[4]。因此在实际管理的过程中，档案部门主动转变传统工作理念，坚持具体问题具体分析的工作原则，加大对于档案管理工作变革的重视程度，积极向上级部门反映建设新型数字化档案工作体系的现存问题，以扩大资金投入为出发点争取更多的技术资金支持，为顺利开展数字化档案建设工作奠定夯实基础。同时，管理人员充分利用政府档案资源帮助筛选有效信息，切实提高档案管理工作效率，并且受政府拨款的限制，不断丰富档案资源服务业务形式，促使档案工作真正服务于人民。

2.3 完善管理机制

在实际管理的过程中，档案部门主动转变传统工作理念，坚持可持续性发展的工作原则，加大对于档案管理工作变革的重视程度，不断完善现有的档案工作管理机制，逐步构建具有区域特色的档案工作管理体系，有助于形成“赏罚分明、择优晋升、鼓励竞争、着重实效”的工作作风，并且积极创造管理人员实践锻炼工作环境，倡导良性竞争机制及鼓励机制，将晋职晋衔、立功受赏及评选表彰与工作能力直接挂钩，摆脱传统人力资源管理模式的限制，力求“不以资历定职位、不以职位定亲疏、不以亲疏分彼此”，特别是工作能力佳且责任心强的管理人员予以提拔重用。此外，保证档案录入存储格式相同，便于统一管理定期更新，客观上提高档案资源利用率。

2.4 增强素质水平

在实际管理的过程中，档案部门主动转变传统工作理念，坚持以人为本的工作原则，加大对于人才引进及队伍建设的重视程度，着重强调改变工作环境及改善工作条件，积极创造管理人员实践锻炼的机会，做到“压担子、交任务”，充分发扬艰苦卓绝精神，进一步增强管理人员心理素质，客观上推动档案管理工作顺利开展，并且管理人员以档案工作任务为中心，紧密团结广大群众，以党的群众路线为指导增强管理队伍的战斗力及凝聚力[5]。同时，组织一系列岗位培训，将实践锻炼与岗位培训相结合，有計划性、目的性及针对性举办工作研讨、业务讲座及短期集训等活动。值得注意的是，针对档案管理人才短缺问题，地方政府及相关部门重视人才培养，出台相应的扶持性政策以填补长期人才缺口。

2.5 引入新兴技术

在信息技术蓬勃发展的大背景下，将信息技术与档案管理相结合，组建具有区域特色的信息化档案管理平台，是不可逆转的发展趋势。因此在实际管理的过程中，档案部门主动转变传统工作理念，坚持“为人民服务”的工作原则，做好信息技术的引进、应用及融合工作，利用信息技术、互联网技术及多媒体技术建立与档案工作流程相匹配的管理模型，常态化模拟档案工作管理流程，制定管理风险预防方案，为构建数字化档案管理系统奠定夯实基础，促使档案管理工作模式向智能化、高效化及安全化转变，更好的服务于社会及人民。值得注意的是，与传统纸质档案相比，数字档案具有一定存储风险，尤其是经济价值高的档案，尽量采取付费下载方法避免引发档案篡改事件。

3 结语

通过本文探究，认识到在社会经济稳健发展的大背景下，我国城市规模不断扩大，档案资源内容不断增多，档案管理工作水平逐步成熟，社会对于档案管理工作提出全新的要求及标准。如何提高档案管理工作效率，是管理人员在实际工作过程中所面临的主要问题。因此，综述档案工作的概念，分析新形势下档案管理工作的变革方向，以创新意识为切入点，提出具体的管理措施具备显著价值作用。

参考文献

[1]徐烨.浅谈新形势下做好档案管理工作的几点思考[J].办公室业务，2017，04：98-99.

[2]连红宇.探究新形势下档案管理工作的规范化策略[J].办公室业务，2015，07：59.

[3]梁晓龙，裴向前，魏励.新形势下档案管理工作的规范化探索[J].科技展望，2016，22：246.

[4]王建勋.浅析新形势下档案管理工作的规范化[J].黑龙江科技信息，2017，09：266.

[5]谭国英.浅析新形势下档案管理工作的规范化[J].科技创新与应用，2017，13：260.