略论档案管理中档案馆对于档案的收集

摘 要：档案是过去情况以及历史活动的真实记录，机关以及事业单位的档案管理中档案馆对于档案人收集情况关系到档案工作的顺利进行。基于此种情况，本文对于档案馆现行单位、撤销单位以及历史档案的接收与征集情况进行了分析研究，以便于能够为档案管理工作提供方便。

关键词：档案管理；档案接收；档案征集；档案馆；档案；接收

档案馆作为党和国家的文化事业机构，是集中保管党和国家重要档案的基地，也是社会历史活动的真实记录，更是社会各方面利用档案信息资源的中心。因此，它必须要以拥有丰富、优质的馆藏档案和资料为基础。做好档案的接收与征集工作是档案馆工作中的一项非常重要的内容。

一、档案馆对现行单位的档案接收

接收现行单位的档案是各级综合性档案馆收集工作的经常性任务之一。

1.档案馆接收出行单位档案的期限。根据《机关档案工作条例》中的相关内容和规定以及《档案馆工作通则》等有关文件的规定：省级以上机关将永久保存档案在本机关保存期限为20年左右，省辖市（州、盟）和县级以下机关将永久、长期保存的档案在本机关保存10年左右，向各有关档案馆移交。这是一般性的规定，每个单位实际移交的年限应当根据本单位的具体情况而定，比如说单位所处环境、档案的形成、保管和利用以及距离档案的远近等等。

2.档案的接收方法。档案馆对于现行的机关或者事业单位档案的接收方法有两种，即：逐年接收和定期接收。逐年接收就是指每年接收一次档案，而定期接收就是指每间隔一段时间定期（3年或者是5年）接收一次。

3.档案的接收要求。根据《档案馆工作通则》等相关文件的规定，档案馆接收现行机关或者事业单位档案的要求有以下几点：一是进档案馆应当保持全宗的完整性，并且要求按照相关的规定整理好。现行机关或者事业单位应将反映本机关主要职能活动及基本历史面貌的档案收集齐全，按照相关的规定进行相应的整理工作，并将全部的档案作为一个统一的整体进行集中管理，统一归入一个档案馆，绝不能任意的分散；二是移交进馆的档案，必须是经过鉴定的、具有长远保存价值的档案；三是立档单位编制的组织沿革、全宗介绍和有关检索工具应当随同档案一起进行接收；四是交接双方必须根据交接目录进行清点核对，并且还要在交接文据上进行签名盖章；五是具备条件的要做到电子目录、全文数据与纸质档案要同步进馆。

二、档案馆对撤销单位档案的接收

撤销单位档案的接收方法与现行单位档案的接收方法相同。但是，撤销机关和事业单位的档案具有分散、不系统、存在尚未办理完毕的文件等特殊性，因此，要档案接收时应当注意以下几个问题：

1.机关撤销时，严禁把机关在历史活动中形成的档案进行分散、毁弃或者丢失；撤销单位应当负责将档案整理并保管好，并要按照相关的规定向有关档案馆进行移交（或者由其主管机关進行代管）

2.撤销单位原全宗不得分散。撤销单位的业务分别划分归为几个单位的，其档案材料不能随之分散，机关和企事业单位撤销的业务分别划归几个机关和部门的，其档案材料不得分散，可以由其中之一机关或者事业单位代管，也可以由其中一个机关或者向有关的档案馆移交。

3.一个单位并入另外一个单位，或者几个单位合并为一个新的单位，其合并前形成的档案，应当以原全宗档案为单位向有关档案馆移交，不能将这些档案与合并后所形成的档案混在一起。

4.单位撤销或者合并时，如果说有尚未办理完毕的文件，则应当移交给新接管的单位继续处理，并作为新单位的档案进行保管。各种临时工作机构撤销时，其档案应当向有关的主管机关或者档案馆移交进行。

三、档案馆对于历史档案的接收与收集

我们国家从中华人民共和国成立便已经开始了对于历史档案的收集工作，现在历史档案基本上得到了集中统一的管理，但是由于多方面的原因，仍然有很多重要的历史档案得不到应有的保护，而且还会影响到档案信息资源的综合开发与利用。因此，加强对分散在各个地方历史档案的收集具有非常重要的意义。

1.对于保存的一些国家机关和企事业单位以及社会组织等部门的历史档案的接收。在历史档案中，有些在原单位保存，有些被继承机构或者有关机构接收并保存下来，而有些则被其他部门所收藏。在这部门历史档案中，除已经向档案馆移交的以外，还有相当数量的仍然保存在馆外许多单位，其中保存在一般现行机关的历史档案基本上可以按照接收现行的单位和撤销单位档案的办理办法进行处理。一些图书馆、博物馆、历史研究部门、大专院校和其他科学文化教育部门在收集文物和史料的同时也收集到部分历史档案，档案馆则应当根据具体情况，采取多种形式进行接收、交换、复制、并且还要做到互相协作。

通过考古发掘出来的古代档案和文件，比如说甲骨文、金石、竹简等，一直为博物馆和文物部门所保存，由于这些材料具有档案和文物的双重性，并且博物馆和文物部门具有丰富的专门管理方法，目前仍然由它们保管为宜。凡是已经保存在档案馆的这类古老的档案，都应当继续集中进行妥善保存。

2.对收藏于个人手中的历史档案的征集情况分析。我们国家的历史档案，由于政治的和社会的种种原因，有不少仍然散失在个人的手中。现在保存这些档案的文件的，有革命的老干部、普通的人民群众，也有当时的官吏、职员、绅士、商人、古物爱好者的子孙、家属及亲友等。其中有的档案被当事人埋葬起来，有待于了解情况，尽早去发掘；有的档案已经被造纸厂和废品收购部门等单位收买，还有的可能正处在不利于档案保存的环境中，情况十分复杂，对收集工作造成了很大的困难。需要多做工作，发现线索，动员这些少数人将所藏的档案交给国家。

3.对于少数民族地区历史档案的征集。我们国家的少数民族地区保留下了许多早期的和古老形式的档案，所有这些都是我们国家各民族的宝贵文化财富。将这些珍贵的历史档案及时的征集入馆，对于研究各个少数民族地区的历史及其档案创造了良好的条件，具有特别重要的意义。做好民族的历史及其档案的特点应当注重民族记录文字的多样性，民族地区保存下来的档案，既有汉文的，也有汉文与民族文字相混合的，还有的只是民族文字，甚至是古老的民族文字档案。同时还要注意少数民族地区档案内容形式的全面性和多样性的特点。

今后我国政府机构改革的幅度和力度将进一步加大，机构庞杂臃肿、人浮于事的现状将得到整治，精简机构、合署办公、联合办学的大口径管理方式将被采用，每个小单位自行管理人事档案的模式将被取代。同时，政治体制改革的深化，会使政府对人事管理逐渐淡化，人才将成为一种没有任何政府色彩的产业，人事档案社会化开放式管理模式可能成为一种通用的管理模式。企事业职工、科研人员及教师等类人事档案的内容大多是关于其业绩、专长、爱好等经历经验的记载，值得保密的内容不多，这些人员对于政治身份级别看得并不重要，特别是企业破产、兼并出现之后，企业干部任用上出现招聘厂长、经理，企业干部自己可自由择业，教师和科研人员可转岗下岗，企机关事业单位的干部、职工、科研人员变动日益频繁，构成逐渐复杂，不可能也不必要严格按照干部、职工等级由组织人事部门分开管理，完全可以实行社会化开放式管理模式。

作者简介：刘永祥，男，汉族，1966年出生，现任职于吉林省通榆县芦苇工作总站，研究方向：档案管理。