大数据时代高校人事档案管理面临的挑战与应对策略

罗姣

摘要：计算机技术的发展和应用已经改变了我们生活的方方面面，我们已经进入了“信息爆炸”的大数据时代。但是大数据时代同样也对高校的人事档案管理工作带来了不小的冲击，相比较于过去的管理模式。现在这项工作已经变的高效、便捷而且充满了科技含量。但是因此带来的挑战也是不能够被我们所忽视的，因此如果借助网络信息技术的优势提高我们的工作效率是我们当下这一行业发展的主要任务。

关键词：大数据时代 高校人事 档案管理 机遇与挑战

大数据时代，因为我们需要处理的信息过于庞大，所以我们的工作也变的有规律可循了。因此在这一大环境之下如果对高校的人事档案管理工作进行精简与变革，将是我们各大高校尤其是民办高校新一轮的竞争点。如果我们能够将这部分工作变的精简、高效，那么也将意味着我们自身也会迈入一个新的发展前景当中。目前的实际情况是很多高校的管理方并没有将工作重点放到这方面来，虽然在短期内我们看不到什么决定性的影响，但是长此以往对于我们自身的发展一定是一个很大的限制因素。

一、大数据时代的特征

大数据时代其实从根本上说是第三次工业革命一网络技术的发展与应用为我们带来的新变革。美国早在2012年就启动了关于这方面的研究，但是其实归根结底对于“大数据”我们并没有一个准确的定义。虽然说目前对于大数据的定义各执己见，但是对于身处这一“时代”中的我们来说可以做出如下的总结。首先，数据量巨大，种类较多，这是最基本的定义。目前我们可以借助互联网来找到我们需要的任何信息，当然前提是需要保证我们检索的目的以及用途要绝对合法。其次就是，价值密度较低，处理速度快。

二、大数据时代高校人事档案管理面临的危机

1.纸质档案已经不能满足我们的工作需要。虽然近几年来高校的扩招，高校的规模在逐渐扩大，老师和学生的数量同样也在逐渐增多。这给我们的档案管理工作可以说是带来了不小的挑战！每一个学生的档案要涉及到在校荣誉，有无纪律处分以及奖学金的评定情况，期末成绩以及综合评语等等方面。每位老师的人事档案也同样要涉及到以前的工作经历、学历、包括在校以来取得的研究成果等等方面的内容，这样的情况下过去的纸质档案的管理方式，已经不适合这样复杂的信息量。

2.管理结构较为混乱。还有一个很重要的方面，那就是目前高校的人事档案管理结构缺乏一定的制约机制，这就导致了很多不和谐的现象发生。我们建立大数据时代下的信息化管理方式，最重要的是使得我们的工作真正能够朝着多元化的方向去发展。但是现阶段虽然高校大都建立了电子档案，但是档案的更新周期实在太长。因为对于这项工作的不重视，所以很多学校只有两个老师在负责这项工作。往往等到更新完全校所有学生的信息，这学期也就结束了，这就失去了我们建立电子档案的意义。

3.档案管理思维落后。传统的档案管理的工作原则是对于过去信息的整体与分类，这是因为在当时的情况之下的工作效率所决定的。所以这样的管理方式很难对于高校审视自我发展提供什么帮助，而且随着我们国家国民教育体系的改进，现在的档案管理工作已经不再是单纯的各项表格与参数的罗列了。而是需要对于学生的发展能够提供出真正有建设性的意见和指导作用。

三、大数据时代高校人事档案管理的应对措施

1.建立电子档案管理系统。要在“大数据时代”改善我们的档案管理工作首先要做的就是需要建立完善的电子档案管理系统，用大数据的管理意识对全校的档案进行整理，使全校师生能够在同一个平台上进行资源的共享。还需要改变目前各大高校将档案管理工作割裂到各个部分的现状，如果我们能够将学生的在校情况甚至包括日常的寝室卫生放到同一个平台之上，这样才是真正利用好了信息化的档案管理。而与此同时，如果我们能够保证学生每个学期的评教工作不再是形式大于内容，并且以此作为教师评级的参考。那么这样我相信我的学校的整体状况在未来一定会有所提高。

2.建立完善的管理目标。任何工作都离不开目标的激励，这项工作同样也不例外。对于学生来说我们完善高校的档案管理是为了我们能够更好的了解学生的总体状况，及时调整我们的教学工作使得学生能够真正的学有所成。对于教师来说，我们需要为每一位老师提供的一个公正的舞台，让他们凭借自己的能力取得自己想要的成绩。这两方面的工作是不能够混为一谈的。

3.合理利用分析工具。因为网络技术的特殊性，所以如果我们采用信息化的档案管理模式，能够对运用信息工具对学生的总体状况进行分析并且给出相应的建议。从另个角度讲，就比如在评定教学金这样的工作时，如果我们的数据库里有学生的各项成绩还包括的学生的宿舍卫生情況这样的日常表现。那么只要按照预定的设置对以上数据进行分析，就可以看出这名学生到底合不合格！少了过去由人工评定的各项交际。所以说在大数据时代我们要想真正使我们的档案管理工作取得效果，就需要突破专业的限制。找出其中共性的部分，从这些环节入手才能真正提高我们的工作效率。

总结：大数据时代为高校人事档案的管理工作提出了新的机遇和挑战，这是我们每个高校都必须面对的发展瓶颈。虽然说很多学生都开展了这方面的研究，但是真正能够满足我们的实际需要的学校却是寥寥无几。所以摆在我们面前的道路依然非常严峻，所以结合我们的实际需要以及现有的工作状况为我们的工作找到一条切实可行的发展的道路是我们必须所要面对的现实。本文根据笔者的经验对大数据时代高校人事档案管理方面的问题做出了总结，希望能够对改善我们的工作状况有所贡献！