浅谈高等学校档案规范化科学管理

郑冉冉

摘要：随着高等学校教育、教学等持续发展，作为记录、承载学校历史的关键性档案，能够为学校档案使用者提供完整的信息，方便他们查阅，不断促进学校持续发展。为此，在日常管理过程中，高效需要通过不同途径，采取多样化的措施，优化档案管理方法，确保档案管理更加规范化、科学化，促使新时期高等学校走上现代化档案管理道路。

关键词：高等学校 档案规范化 科学化管理

就高等学校而言，档案记录着各项实践活动，比如，人才培养、基本建设，具有较高的参考价值，还客观地记录着学校的整个发展历程，是促进高等学校事业持续发展的不竭动力。为此，高等院校必须综合分析档案管理现状，采取可行的措施有效解决存在的问题，“高效率、高水平、高效益”管理档案信息，使其更管理更加规范、科学，充分展现已有的功能，更好地服务于高校建设发展。

一、提高档案管理人员综合素质

就高等学校而言，想要实现档案管理的“规范化、科学化”，培养档案管理人员的综合素养是非常必要的。在日常工作，需要定期对档案管理人员进行全面而系统地培训，对他们进行再教育学习，学习必要的档案管理知识、计算机基础知识等，不断完善已有的知识结构体系，要多角度开展具有针对性的业务培训，引导他们积极参加档案管理知识讲座，多和专业的档案管理人员交流，不断提高自身技能，积累丰富的工作经验，有效解决工作中存在的各种问题，确保相关工作顺利开展。在此基础上，要多方位培养档案管理工作人员的政治素养，具备基本的职业素养，不断规范自身行为，正确操作，爱岗敬业，全身心投入到工作中，拥有正确的政治方向，坚持“全心全意为人民服务”的原则，有序开展档案管理工作。此外，档案工作具有较强的技术性，是一项系统而复杂的工程，需要从不同角度入手，引导档案管理人员学习相关的规章制度，客观分析档案发展目标，档案管理工作具有的特点，强化他们的档案管理意识，能够始终坚持相关的原则，认真做好本职工作，不断培养档案管理人员的人文素养，了解人类社会发展史、精神文明发展过程等，积累丰富的人文学科知识，进一步提高自身的修养，明确自身肩负的责任，并把人文精神渗透到档案管理工作中，提高工作效率。

二、健全档案管理制度

在运营管理过程中，高等学校要结合《高等学校档案管理方法》等，以自身运营情况为切入点，构建“规范化、科学化”的档案管理制度，制定可行的责任制，明确档案管理岗位责任，落实到具体的管理过程中，有效防止权与责混淆，促使档案管理工作人员认真做好本职工作，及时解决工作中出现的各种问题，避免影响相关工作的有序开展。在此过程中，需要明确规定档案管理领导职责、归档范围等，确保档案管理工作顺利开展，做到有法可依。还要结合岗位工作特点，构建科学化的规章制度，规范档案管理，提高档案管理效率与质量，要随时关注社会动态变化，及时修订相关的信息，优化创新档案管理机制，使其更好地满足时代发展的客观要求，提高档案资料利用率。

三、加强管理和服务的有机融合，挖掘档案潜在价值

对于高等学校来说，想要做好档案工作，强化档案管理是非常必要的，优化利用服务，即实现管理、服务的有机统一，在管理中呈现服务，在服务过程中不断强化档案管理。在此过程中，学校的管理、教学等部门必须做好沟通、合作工作，做好档案管理的一系列工作，比如，收集与整理档案信息，促使档案信息日渐完善，为高校师生提供丰富的档案信息资源，提高档案信息利用率。还要实现深层次服务，不断探索档案服务途径，优化档案服务方法，不断传递、交流档案数据信息资源，挖掘其具有的潜在价值。进而，促使高校师生乃至档案管理工作人员充分意识到档案资源的价值，意识到档案工作的重要性，逐渐扩大档案工作的影响，获取多方面的支持，不断提高档案管理水平。

四、强化档案信息化建设

在档案信息规范化、科学化管理道路上，需要不断加强其信息化建设，实现资金共享，需要通过不同途径，加强档案数字化建设，要严格按照国家在档案数字化建设方面的相关规定，优化利用图文影像开发、利用技术，根据自身运营情况，对已有的馆藏档案资料进行必要的数字化建设。还要优化利用相关的技术，加强办公自动化建设，做好电子档案接收、管理方面的工作，动态管理档案，提高档案信息数据的准确率，简化工作流程，减少工作人员工作量，提高工作效率与质量。

在实际工作中，要充分利用信息系统、计算机网络，深加工档案信息，实现动态化传输，优化配置档案资源，使其得到优化利用，为实现档案信息资源社会共享提供重要的保障。在档案管理过程中，需要优化利用“数字化、网络化”技术手段，构建规范而合理的档案目录数据库、档案内容数据库，储备多方面的档案信息资源，满足档案使用者各方面的客观需求。此外，需要多角度保护好档案信息，要具有规范化、科学化特点，采用不同的形式保存档案信息，比如，光盘、磁盘，确保档案更加完整、真实，更具参考价值，确保学校相关工作有序开展。

五、结语

总而言之，在运营管理过程中，高等院校需要全面而客观地分析档案管理过程中存在的各种问题，通过不同途径采取多样化的措施，创新档案管理方法，提高档案管理人员的综合素质，构建可行的档案交接手续以及档案管理制度，优化利用先进的科技，动态管理档案数据信息，使其具有鲜明的“现代化、科学化、规范化”特点，不断促进新時期高等学校档案事业持续发展，拥有更加广阔的发展前景。