组织记忆理念下的国企档案管理

摘 要：档案记忆观为企业档案管理研究提供了新的视角，企业档案是构筑企业组织记忆的基石，以多维视角开展档案收集工作，以宏观鉴定为指导的科学的鉴定工作，以及丰富的档案提供利用服务，是真实、完整的企业组织记忆构建、维护、传承的关键因素。

关键词：档案管理 组织记忆 国有企业

档案是国家机构，社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录，档案的形成过程以及自身的真实性、原始性、记录性，使其成为社会记忆的重要载体和媒介，它既是一种社会记忆的形态，也是社会记忆控制的对象，又是社会记忆控制的手段。档案记忆观是20世纪末兴起的档案学新视点.其核心内涵是：基于对档案基本属性--社会记忆属性的本质性认识，把档案与社会、国家、民族、家庭的历史记忆联结起来，强调档案是一种社会（或历史、集体）记忆；档案馆是“记忆的保存场所”或“记忆宫殿”，并从个人乃至民族的根源感、认同感、身份感的高度去看待档案及其保护的重要性。档案记忆观为档案和档案管理的研究和实践提供了新的视角和思维方式.档案在社会记忆的形成和构建中发挥什么样的作用，档案管理以何种方式维护和塑造社会记忆等等问题都值得我们深思。

从整个社会而言，企业是社会的一分子，企业的改革与发展是整个国家政治经济体质改革与发展的具体体现，企业组织记忆是社会记忆重要组成部分；从企业自身的发展来看，组织记忆是企业发展史的形象呈现。企业文件是企业及其成员记录、固定、传递和存储信息、处理事务的重要工具，企业档案是有保存价值的各种形式的文件。企业在正常的运转中，无时无刻不在生成大量的文档。企业的文档是企业组织记忆传承和构建的重要素材，企业档案的收集工作，直接影响着企业组织记忆的构建。

在现代企业中，文档产生主体的多元化，文档载体的丰富化，文档传播途徑的多样化，使得企业档案收集工作日趋复杂。从文档产生主体看，从企业组织结构发展的扁平化、网络化、无边界化、柔性化等特点，使得企业的每个员工、每个团队、每个部门都成为企业文档的重要生成者，企业文档的“来源”随之出现了无边界化、网络化、多元化等特点；从文档的载体来看，计算机与网络技术的发展，电子文件大量形成，音频、视频等多媒体文件更加生动形象的记载着企业的发展历程；从文档的传播途径看，通过各种办公系统传输，利用网络发布、共享等等正在被越来越多的关注和应用。基于此，在企业档案收集工作中，以多维的视角，创新的思维来搭建企业档案收集工作的平台，有助于构建完整的企业组织记忆。

首先，从宏观上把握现阶段企业的活动脉络，为收集工作的顺利开展奠定良好的基础。为了立足于激烈的市场竞争，企业会不断的完善自身的发展战略，调整经营方向，转变管理理念，与之相适应的是不同阶段企业的研发、生产、经营、管理等业务活动呈现出种种变革。档案的收集工作，就要以现阶段企业的活动为依据来开展，也就是说，“从当前活动中产生的文档选择”。之所以这样说，是因为当前企业档案收集工作中往往存在着一定程度的滞后现象，某些企业制定出文档的收集范围，然后依此为蓝本：范围之内的—收集，范围之外的—事不关己，比如，企业中的重大突发事件档案，恰恰是组织记忆的一些关键节点，但往往由于档案收集范围没有涉猎而散落直至流失。企业档案的工作规范固然重要，但前提是工作规范必须与实践相匹配才能发挥其应有的作用，因此，全面把握企业现阶段活动脉络是健全和完善企业档案收集工作的重要保障，是完整构建企业组织记忆的基础。

其次，现代企业中，对数字档案资源的收集，直接决定着记忆的完整性。当经济全球化和信息网络化己经成为世界经济和社会发展趋势之时，企业信息化成为增强企业可持续发展、提高企业竞争力和经济效益的重要支撑。从利用计算机实现对产品的生产制造过程的自动控制，到利用计算机系统实现企业内部管理的系统化，到利用互联网开展电子商务，企业信息化不断深入发展，设计制造、生产销售、经营管理各个流程中的数字化信息大量产生，数字化的信息流成为企业正常运转的信息支持，数字化的信息流也在书写着现阶段企业运营的记忆。分散在不同系统、不同业务环节中的关键数字化信息，如果得不到及时的“沉淀”，一旦流失，必然造成企业组织记忆的残缺。因此，在企业档案收集工作中，应该及时控制有保存价值的数字文档信息。比如，很多企业都在积极建设知识库、知识平台、知识中心，以为企业的发展提供智力支持，然而，其中的很多关键知识、重要信息都处于一种“游离”状态，因为得不到及时的收集整理，在尚未充分发挥其重要价值知识便流失了；又如，据调查，邮件系统是目前很多企业，尤其是大中型企业开展管理活动的重要平台，而邮件系统中的邮件多处于失控状态，即便是非常重要的邮件也鲜有在企业档案的归档范围之中。因此，要确保企业组织记忆的完整性，必须对各种类型的数字文档信息进行合理的收集和管理。

档案管理的最终目标是提供利用，“建立方便人民群众的档案利用体系”是国家档案局提出的“三个体系”建设的重要内容。在企业档案工作中，企业档案提供利用的方式更是多种多样，通过提供利用档案的凭证价值和情报价值得到了很好的发挥。在企业组织记忆的激活与传承中，企业档案工作者需要更为系统、深入的整合档案资源，以生动形象，易于接受的方式，主动将组织记忆呈现给企业员工，在潜移默化中实现企业组织记忆的激活与传承。具体而言，从服务内容上，可以以时间为线，将不同阶段对企业的经营、管理、决策等有重要影响的文档加工整合，展示给员工；也可以以不同的主题（比如关于经营模式的、关于激励机制的等），将企业从成立至今的关键记录展示给员工；还可以以企业的重大事件为线，梳理企业发展的脉络。从服务方式上看，企业档案工作者更多的应该是主动服务，在企业组织记忆的激活与传承中，用户很难优先提出需求，因此，被动的服务方式极易导致此项工作丧失活力。

从实现形式上看，选择用户易于接受、乐于接受的形式，为用户提供愉悦的信息体验。充分利用多媒体等信息技术，让用户在享受听觉、视觉盛宴中传递信息。比如，档案展览，这是档案提供利用服务中一种“古老”的实现形式，然而，先进的科学技术赋予了其新的时代内涵，展板、照片的生硬模式远远被突破，网页、音频、视频等为档案展览增添了新的色彩，不失为一种用户喜闻乐见的形式。又如，通过微电影的形式，结合企业当前的关注点，将展现企业组织记忆的文档立体的传递给员工，使组织记忆在员工娱乐体闲的过程中自然激活。

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作者简介

杜斌，（1974-3），女，河北唐山人，医师，档案助理馆员，主要研究方向：档案管理。