农村供排水公司存货管理的问题及改进对策

阚文华　宋婕　宋好

[摘要]存货的内部管理控制是公司经营活动中一项非常重要的活动，存货内部管理效益的好壞直接关系到公司的经营效益和资金运作的质量；而在其内部要达到有条不紊的管理目的，必须依赖良好的内部控制制度。本文针对存货管理特点，从公司存货管理概况、存在问题、改进措施及达到目标等方面进行了全面剖析，最终基本完成了构建科学、合理的存货管理体系，具有十分重要的现实指导意义。

[关键词]供排水公司；存货；内部管理

存货是指公司在经营过程中为销售、耗用而储备的各种物料，流动性强，经常处于不断销售、耗用、购买和重置中，是流动资产的重要组成部分，在公司的资产总额中占有很大比重。所以存货的内部控制就显得尤为重要，其管理的好坏将直接关系到公司营运资金的占用水平和运作效率。因此，对存货的内部控制应将其程序化、提升到更严密的高层次，以确保存货的安全、完整，有效预防管理中各种差错、及时发现并纠正各种管理缺陷、防止舞弊和浪费。

一、公司概况

我公司成立于2012年11月，由原来的分散供水转型到集中供水，从私有转型为国有，现注册资本壹亿元人民币，正处于快速发展的重要时期，公司存货管理面临重大挑战。随着公司业务的不断扩大，其存货涉及管材、管件、阀门、水表、水表箱、运行设备、药物和其他零星备件。由于存货类别、规格、型号繁杂，流动性又极强，涉及部门多，使用范围广，加之外包工程施工方、监理方管理制度不配套和经验不足，这期间存货管理不到位，存在太多的管理漏洞，而高效的存货内部控制可以减少公司物资浪费，进而保证△{十核算的真实性和完整性。为此，我们从查找问题入手，找出差距，对症下药，从存货的采购、出入库、使用、余废料管理及考核等进行了规范。

二、公司存货内部控制不规范

（一）制度建设不规范

1.制度不完善：未形成公司自身业务所需的相关采购、耗用、监管及考核整套制度；无规范流程，习惯按经验办事。

2.制度落实不到位：对已有制度宣传力度不深、配合力度不够、执行力不强、流于形式。

3.出现问题不总结规范：对已出现各种内控问题不严肃处理、引以为戒，并不去完善制度和流程。

（二）岗位职责不明确

1.部门职能不明确：部门之间分工与责任不清，且部门与部门之间协调效力低下，遇有问题相互推诿。

2.人员职责不明确：公司创办前期人员有限，未严格实行职责分离；供应部采购和库管有业务交叉；库管岗位未分设管账和管物岗位；库管岗位兼有其他工作，不重视库房管理，钥匙满天飞，不能做到非经授权的人员不得入库的原则。

3.存货采购不统一：采购部门多，无规范的申购、采购流程，程序混乱。

4.财务监管力度弱化：无法跟踪存货采购，准确核算货款，经常出现收到付款发票才知道要支付多少货款。

（三）存货出入管理不规范

1.库管不重视台账登记：出入存货台账登记不及时，账簿登记不规范、要素不齐全。

2.库管票据填写随意化：出入库票据一人全程经手，物料使用用途、地点不准确，材料名称填写不统一，退料来源混乱、单价乱填。

3.盘库流于形式：发现存货数量不对，常采取随意增减出库倒扣数据来达到账和物的一致。

（四）会计核算不明晰

1.成本控制岗位后移：公司存货核算岗位形同虚设，财务仅限于账房先生记账而已；财务未参与核实、监督过程，更不要说严格按照“权责发生制”实行核算。

2.存货计价方法不规范：未设立适合公司的存货计价办法，随意性大；特别是由于管理弱化导致的工程之间交叉用料、工程（含外包施工方）用料及退料混乱，一会先进先出，一会儿加权平均，一会后进先出，计价不一致，不能准确还原当时的出库价值，导致成本核算不实、变动幅度大，且不能准确按单个工程考核。

（五）后续监管不到位

公司存货的内部控制机制不健全，无连续的监督管理流程，缺乏公司存货内部控制的标准评价机制，或考核不到位，存货短缺责任不明，无法追究，公司财产损失一年比一年多，不能得到有效的控制。

三、完善公司存货内部控制的对策

（一）建立健全制度

针对存在问题，在调查研究的基础上，公司先后制定了《采购管理制度》、《出入库管理制度》、《库房管理制度》、《废料确认及处理流程》、《物料的监管及余料退还流程》、《安全库存标准（试行办法）》、《申购时间和申购期限要求》、《库房差错率考核试行办法》、《供应商管理制度》、《合同制度》等制度，并经相关部门讨论通过后下发执行，为推行制度的落实，进行全员培训、考试、绩效考核，并实行责任追究和赔偿，实行新制度后，公司存货损失呈直线下降。具体落实如下：

1.采购实行备案制度：由于我公司属于国有企业，又是用自有资金进行采购，故不属于公共资源交易中心业务受理范围。为确保采购过程透明、有章可循，公司重大决策会议通过，结合自身的实际情况和管理需要，在《采购管理制度》上报区国有资产监督管理局备案后，采购工作以此为准绳，按采购类型分门别类对应采购方式进行规范采购。

2.工程实行预决算制度：成立规划监督部全权负责工程预决算工作，年初根据公司年度目标任务，全面实行预决算制度和月度进度匹配考核，加强预算管控，严格按程序增减预算，以提高工程预算的准确性。同时实行单个工程编号、单个合同、单个实施、单个验收、单个用工用料结算和考核。

3.严格执行存货采购流程：为确保所采购的存货为经营所需，避免产生存货的积压，造成保管和资金的浪费，在采购方式的确认后，强调营销、规划、工程、供应及外包施工方、监理方的通力配合，按预算和安全库存控制两个方面进行采购，减少存货的库存积压。

4.严格执行出入库制度：公司建立健全了出入库制度和流程，严格检验入库手续，所有采购回来的材料、工具、设备等进库时必须经库管人员验收入库（含供应商直接送达分库房或施工方工地的材料），在数量、质量、规格型号方面出现问题的由库管人员承担责任；出库单统一样表分类编号，按程序审签后各总分库管出库或由供应商直接发货。

5.借助外力不断规范：聘请工程审计专家到公司针对工程规范进行讲课和现场专题交流；同时按照区审计局工程审计规范要求对货物采购、出入库及工程、监理实行过程监督；加大宣传和缺陷查找，不断完善影像、图标、文字等档案资料，开展流程考核。

6.增强全员内部控制意识：从领导层开始转变观念，以适应公司发展需求为目的，不断学习先进管理理念和提高决策能力，要求公司全员参与存货管理。

（二）科学设立存货管理岗位

1.采购归口：公司将采购业务分为办公类和业务类，除办公类采购以外的业务类采购由供应部专人负责，接受区国资局和公司纪检组监督。

2.设立总分库管：供应部设总库管、片区设分库管岗位，管物和管账分开，责任到人。

3.配备专职库管员：库管员归属于公司供应部垂直管理（片区协管），供应部和各片区均设立专职库管员（分设管账和管物两个岗位）对库旁存货管理负全责。

4.设立成本会计岗位：财务部设立此岗位，全程跟踪物料进、出、退、废、转拨、盘点等业务，清晰核算每月成本。

（三）规范存货出入管理

1.建立规范的台账：库管要及时、规范登记出入库台账，日清日结，月末清理当月发生的入库、出库手续并进行汇总核实，填制汇总报表，并按照财务规定准确及时地提交票据并报送相关报表。对工程台账进行单个管理，按照工程耗用材料的统计及工程进度的全面跟踪（按工程进行编号管理，分别与规划预算、营销台账、财务收款比对），并按月整理完善各工程的所有进度、验收及图文资料、报表。

2.安全库存：引导员工及管理层对存货要有本质的认识，要加大宣传和部门沟通；根据材料历史使用情况、供应商状况、最短供货时间以及资金的周转情况，并利用存货软件信息等为依据，力争做到安全库存，有依有据，对存货进行定性和控制。

3.业务培训：熟练掌握各种材料标准名称、规格型号、用途、质量要求、安装注意事项，填写规范；购买网络库管软件，充分利用现代化管理技术，全面推进软件信息化管理，供应部总库房、片区库管、成本会计同时使用，数据共享。熟练掌握库管软件的使用及

4.盘点清查：为加强存货管理，有效避免存货积压或短缺给公司造成损失，保證存货的账账、账实相符，发现差异，及时查找原因，分清责任，达到盘存控制的目的，公司供应部、财务部、纪检部门定期或不定期的安排专人对存货的库存情况进行清查盘点，编制盘点报告，并针对发现的问题进行调查处理。

5.余料退库：加强存货的使用及回收修复使用管理，健全存货回收制度，进一步提高存货的使用效率。

6.废料处理：按月对维修及工程余料进行统计汇总及回收。收回的报废存货（材料、工具等），需在旧件回收登记表上进行登记，按季以报表的形式上报供应部，并严格按照废料的处理流程进行处理，不得擅自留存、变卖处置。对所有机具类（工具、设备等）按可用、报废情况登记造表，每月清理、整理一次，建立了以旧换新的管理办法。

7.领用退回：假如生产经营领用的物料有退回的，应填制退料单，对所退物料质量、数量等进行验收后接收，进行账务处理，并查明退料原因，再通过分析采取相应处理措施。对不实际退回库房的存货管理，盘点后办理“假退料”手续，以明确保管责任，财务部成本会计定期或不定期对总分库管领料单、领料明细、领料单汇总表是否一致进行检查核实，防止出现舞弊问题。

（四）财务控制

1.成本会计控制：建立成本会计控制制度，从采购成本到生产成本实施数量及时点、价值记录的全过程控制。对于生产过程中的各种记录，如送货单、派工单、领料单、入库单、退料单等凭证资料汇集到成本会计，由成本会计进行审查和核对，了解和控制生产过程中存货的实物流程，同时会计部门设置相应的会计账户，会同有关部门对生产过程中的成本进行核算和控制。通过成本核算和奖惩考核控制生产经营部门用料，促使树立节约光荣，浪费可耻的节约意识。通过成本分析，针对现状，确定下一步的相关控制措施。

2.准确核算存货：建立适合公司业务及发展的信息化系统，采用专用软件进行总分库管理，设立由分库与供应部总库、总审与财务部成本会计、成本会计直接抽查分库的循环方式进行台账核查程序，为存货的准确性提供强有力的保障，也为成本会计正确核算存货打下坚实基础。

3.规范存货计价：成本会计采取个别计价法对发出存货计价，同时结合盘点对存货进行库龄分析，按照成本与可变珊净值熟低计量，确定是否计提存货跌价准备，经公司重大决策委员会批准后，方可进行会计处理，并附有书面记录材料备案。

4.供应商往来管理：供应部每月底与供应商对供货明细台账（规格型号、数量、单价）进行明细及货款核对，签双方字确认交财务部。

5.存货结算要求：供应部建立供应商供货明细台账，并每月底向供应商发函对账，再与成本会计核对后按合同约定结算。

（五）监管考核到位

1.实行片区负责人和库管员同责制：对材料的计划、出入库规范、账物卡的一致性、库房管理的有序规范和安全负责，对库房信息的及时上报负责。纪检组、供应部、财务部不定时对库房进行流程、票据、管理等进行规范检查和月度盘点，同时比对规划部、工程部、施工方、监理方的月度用料及工程进度，对领、用、余料进行全面分析，共同形成对各库房的综合评估，作为月度绩效和年终目标奖的考核依据。

2.差错控制纳入考核：供应部、财务部每月对各库房管理、查库情况、差错率、存在问题等做出总结，提出书面奖惩考核意见，同时收集相关依据。

事实证明，强化公司员工的内部控制意识，逐步培养公司内部各部门员工，尤其是存货流程有关的工作人员的内部控制意识，通过明确存货岗位工作人员的职责，细化存货管理流程，加强监督控制、建立公司存货内部控制评价机制、强化公司员工的内部控制意识等措施的实施是可以有效地改进公司存货的内部控制现状的，相信随着公司市场化程度的提高，公司存货的内部控制效益会越来越有较好地改观。