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浅谈电子信息档案管理风险的控制方法

2017-08-10王东华

卷宗 2017年21期
关键词:控制方法电子信息风险

王东华

摘 要:目前,人们生活中一个非常重要的,必须的工具的就是电子计算机,其具有多种多样的功能,这为企业的办公带来了巨大的变革,使企业办公变得更加方便快捷。而在信息技术时代,最新的档案方式就是电子信息档案,它对企业在高科技方面的创新发展意义重大。但是根据具体情况来看,电子信息档案并不全是优化,它也有自己的不足,具有更大的风险性。

关键词:电子信息;风险;控制方法;档案管理

目前,人們生活中一个非常重要的,必须的工具的就是电子计算机,其具有多种多样的功能,这为企业的办公带来了巨大的变革,使企业办公变得更加方便快捷。而在信息技术时代,最新的档案方式就是电子信息档案,它对企业在高科技方面的创新发展意义重大。但是根据具体情况来看,电子信息档案并不全是优化,它也有自己的不足,比如与传统的纸张档案相比,具有更大的风险性,如果没有积极制定防范风险的措施,那么很容易导致企业的数据被盗,所以,企业在使用信息档案时一定要注意信息的安全性,积极主动的制定一些避免风险的措施,以使信息资源更加安全。

1 避免风险的措施

提早预防,预防风险是躲避风险的最有用的方法,亦然最经济的方式,就电子档案而言,应该以它本身的已有的缺点为依据来实施控制管理,保证内部信息的安全性,主要措施有:

1、积极引进最新技术

在计算机使用的过程中,要结合多种防范措施进行保护。创新技术的应用在一定程度上增加信息的安全性,所以,要引进新的技术,使风险规避达到最优化。设置密码是最广泛使用的方法。在操作系统的电子信息文件的密码设置,培养计算机人才的监督控制的一些技术,避免了信息资源的外部因素的干扰。

2、制定制度

管理制度在保障信息的安全性中是不可缺少的部分,单位要及时主动制定严格的针对性制度进行防范,同时也可以根据实际情况制定制度。

3、及时消除风险

为了确保信息文件的数据安全,消除潜在的风险是非常重要的,在电脑的维修周期,单位尤其要注意随时可能出现的风险,并采取积极措施。由于计算机技术的的复杂性,只要及时且做到全面对待问题,那就能够把问题解决掉。例如,对于计算机的病毒,以及时应对潜在的风险,并采取措施是非常必要的。

4、及时进行预防和保护

一种消除电子信息的风险因素的重要措施,它能有效的避免外部因素的破坏信息数据,保证信息的安全。

2 控制风险的措施

一旦电子信息档案遭到外界影响,要想把危险降到最低程度,就要求管理人员最大程度地把危险掌控在严格的一定的范围内。目前不少单位在制订实践应变计划、恢复计划、电子讯息档案,从新安置等方法来减小风险,减小电子信息档案及相关资产价值自身或风险亏损。补救措施的方法有事先措施、过后措施。事先措施指的是在亏损产生前为减少损亏程度使用的方案,危害过后措施指的是损失发生后减少威害实行的方法。值得注意的是,如果有危险的电子文件管理,无论在什么样的情况下,单位应主动及时的处理。

分散风险的措施

在电子信息档案管理中,转移策略也是一种经常使用的规避风险的措施,转移策略实质上就是一种分散风险的方式,也就是把风险转到其他的地方,一般来说,可以从多个方面对风险转移的方法实施修改,如:修改配置模式、购买保险、外包给其他机构、或者与提供商签署服务合同等。经过此种方式的处理之后,我们就可以把复杂的风险问题进行简化,再对原先实施的电子信息档案管理策略优化改进,创造更加先进的电子信息档案管理系统。除此之外,还可以和网络供应商互相协调,让供应商的安全服务与电子信息档案的使用需要相匹配。另外,还要强调的是,外包同样也存在着风险,如果外包人员不符合合同的标准,那么后果也是很严重的。所以,为了预防人为因素给企业造成损失,那么,那些使用电子信息档案的人员要做的就是一定要严格遵守操作标准。

4 评估风险的措施

如果真的出现不可规避的风险时,单位最重要的就是要及时采取积极措施进行处理,并积极与其他措施相结合,尽最大努力把风险可能带来的影响控制在最小的范围。为使计划更加科学、有效的预防措施的目的,风险评估,风险的及时响应,对电子档案信息的综合分析,实施,和可能的后果的危险因素探讨。基本内容需要实施的评价是:危险概率,后果是很危险的,危险的成本分析,什么是适当的预防和控制方法。此外,管理者必须树立风险意识,防范各种风险,积极建立一套完善的规划体系。有一点要注意的是,如果一个已被确定的弱点来控制机制,这可以解释单位在工作中没有足够的重视安全。风险防范的最大的缺点是,许多管理者误认为电子档案信息没有危险,在档案信息管理中不考虑使用安全管理方案,给电子信息档案带来了很多的不方便的地方。文件管理的监督和控制,必须在管理的各个环节中的工作,这是档案管理工作中极为重要的一部分。在进行评价中,为了保障档案讯息的安全性,档案管理人员就必须要十分警悟,对存在的危害可以及时发现,并极大限度地把它抹杀在发展状态,对于已经发生的风险要积极采取处理措施,最大限度的减少风险带来的损害。

参考文献

[1]李丽英,商朝明;利用经营信息档案为商业企业搞活经营服务[J];档案天地;2001年02期

[2]李北山;谈信息档案的重要意义[J];农业信息探索;1989年01期

[3]张汉群;;档案信息化 信息档案化[A];信息社会档案学理论与实践[C];2006年

[4]熊娅;张勇;;基于信息档案中心的信息资源建设研究[A];2012年MIS/S&A学术交流会议论文集[C];2012年

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