“互联网+”时代档案服务外包存在的问题与对策

张晓娟

摘 要：随着互联网时代的到来，使得“互联网+”不断被各行各业所广泛运用。在“互联网+”时代的影响下，促使档案服务外包工作得以顺利开展。因此，本文对“互联网+”时代档案服务外包存在的问题进行简要的分析，并阐述改善“互联网+”时代档案服务外包的几点策略，为档案服务外包企业的可持续发展提出可参考性意见。

关键词：互联网+；档案服务外包；存在的问题；改善策略

随着科技技术的不断发展，使得“互联网+”在档案服务外包企业的发展过程中有着至关重要的作用。在进行档案管理的过程中，由于档案的数量不断增多，且其管理的内容相对较为复杂。因此，为使这一现状得到有效改善，应采取有效的措施进行改善，使其为档案服务外包企业的发展提供有效保障。

1 “互联网+”时代档案服务外包存在的问题

（一）档案服务外包缺乏安全性

档案服务外包缺乏安全性，其存在的风险主要分为两个方面：一方面，档案实体的损毁风险。档案实体在“互联网+”时代档案服务外包的过程中，存在着诸多安全隐患未被解决，其主要包括以下几个内容：第一，由于档案服务外包企业缺乏良好的工作环境，使得其工作条件未能满足档案管理的各项要求，进而给档案实体造成了巨大的影响。第二，在进行档案管理的过程中，存在搬运、拆盒等现象，若档案服务外包人员未有足够的档案管理意识，较为轻松的会给档案实体带来一定的损失。另一方面，档案信息的失密风险。由于档案信息的范围较为广泛，若档案中的信息一旦泄露，就会给社会以及个人带来巨大的危害。档案服务外包人员为使自身的利益达到最大化，将众多档案信息贩卖给不法分子，这不仅会给相关人员带来人身伤害，也会严重的影响着档案服务外包企业的形象。

（二）档案服务外包企业缺乏统一管理

档案服务外包企业缺乏统一管理，使得其整体的管理水平略低，其主要分为以下两个方面：一方面，档案服务外包行业较不发达。改革开放以来，使得档案服务外包行业依然处在发展前期。由于存在资金的严重缺乏、档案设备较不健全以及缺乏先进的技术等问题，致使档案服务外包企业只能采取落后的方式展开运营，也未能充分的发挥出企业自身所具有的优势，从而影响着档案服务外包企业的高效发展。另一方面，档案服务外包企业缺乏统一管理。档案服务外包企业若想在市场环境中占据着主导地位，就需要制定规范的管理体系。就现今档案服务外包企业的发展而言，其未能形成统一的管理体系，使得档案服务外包企业工作的开展情况依旧较为懒散，进而使档案服务外包企业的长远发展受到限制。

（三）档案管理人员缺乏专业素质

由于档案服务外包企业的工作人员缺乏专业素质，这成为限制档案服务外包企业高效发展的关键性影响因素。档案服务外包企业为有效发展自身的经济效益，不断降低档案管理的成本。档案服务外包企业将业务的开展工作作为企业运营的重点内容。因此，专业的档案管理人员则是少之又少[1]。档案服务外包企业大多数选用低学历或是在校学生，其主要体现在以下两个方面：一方面，由于在校学生缺乏一定的工作经验，其未对自身的收入有着较高的要求。另一方面，由于档案服务外包企业正处于发展阶段，其运营缺乏相关专业档案管理人员。在开展档案管理工作的过程中，只能进行技术水平略低的档案管理工作，缺乏一定的专业素质，也未能对档案服务外包企业的建设提供高水平、高标准的服务，进而影响着档案管理工作开展的质量和效率。

2 改善“互联网+”时代档案服务外包的几点策略

（一）加强档案服务外包的安全防范措施

为有效加强档案服务外包的安全防范措施，其主要体现在以下两个方面：一方面，加强工作环境的安全管理。为使档案服务外包企业的经济效益得以高效发展，首先应确保工作环境的安全问题。国家档案局所颁布的各项条例明确指出，应不断改善档案服务外包工作的开展情况，为使其得以顺利进行提供有效保障。不仅能有效降低安全风险的发生机率，也保证了档案信息的安全性，应当在档案管理的场所安装监控设备，针对视频内容档案服务外包企业应定期进行查看。若有违法乱纪的工作人员，可采取惩治的方式进行警告，严重者可直接开除[2]。除此之外，为防止档案信息出现混淆的现象，档案管理人员可采取有效的措施进行安全防护。比如，利用一定量的档案装具，将所有的档案信息进行分类。另一方面，加強档案信息的安全管理。为使档案信息得以安全保管，应采取法律的方式方法。为使档案信息的内容不外泄，在档案管理部门与档案服务外包企业签订合约的过程中，应当将保密条约列入合约中，对档案服务外包企业提出较高的要求，不得以任何理由向第三方泄露，一旦出现泄露的现象，档案服务外包企业将承担相应的法律责任。

（二）提高档案服务外包的统一管理

提高档案服务外包的统一管理，其主要体现在以下两个方面：一方面，改善档案管理部门的统一管理。国家档案管理部门可针对档案信息的内容，对档案服务外包企业展开定期的监督管理工作。若存在不合格的档案服务外包企业，国家档案管理部门可要求其进行整改，将整改的结果记录在档案中。若档案服务外包企业的各项指标都达不到标准，国家档案管理部门可随时取消其任职资格，在一定程度上，限制着档案服务外包企业的高效发展，为档案服务外包企业创造一个优良的工作环境。另一方面，加强档案服务外包企业的资质管理。就现今我国档案服务外包企业的发展而言，由于档案服务外包企业的管理条例较为复杂，为有效改善这一现状，就必须制定一个较为标准化的资质管理体系，有效促进档案服务外包企业的可持续发展。不仅要将企业自身所拥有的资金以及档案管理人员进行规范，还需要针对档案服务外包企业的业务工作以及档案管理人员的专业素质提出较高的要求。

（三）提升档案服务外包人员的专业素质和技术水平

有效提升档案管理人员的专业素质，应将企业领导的经营理念转变。档案服务外包企业的高效发展取决于企业领导的经营理念，只有不断将企业领导的经营理念转变，才能更好的适应现今不断变化的时代，为档案服务外包企业的长远发展打下基础。档案服务外包企业应将所开展的业务工作范围逐渐扩大化，使其为市场环境中的技术服务提供诸多便利条件。除此之外，还应不断培养档案专业人才，以此来提升自身的专业素质。档案服务外包企业为有效培养更多的人才，应不断对档案管理人员展开专业知识的培训，使其能够更好的掌握专业知识，深刻的认知到档案管理工作的重要性，并具有熟练的操作技能，将自身的优势发挥到最大化。还应熟知相关的档案法律法规，逐渐发展成为全能的优秀档案管理人员。

3 结论

综上所述，在“互联网+”时代的背景下，采取档案服务外包的形式，能有效降低档案管理工作的各类开销，并不断提升档案管理人员的工作效率和工作质量。但在档案服务外包企业的过程中，依然存在诸多问题有待解决。比如，档案服务外包缺乏安全性、档案服务外包企业缺乏统一管理等主要问题。为使这些问题得以解决，应采取有效的措施。比如，加强档案服务外包的安全防范措施、提高档案服务外包的统一管理等，进而为档案服务外包企业的发展做出巨大的贡献。

参考文献

[1]毕良军.基于“互联网+”环境下的档案利用服务工作出现的问题与对策研究[J].现代交际，2017，06：118+117.

[2]马仁杰，丁乙.档案信息服务评价的指标体系构建与应用[J].档案学通讯，2017，01：51-59.