档案公众微信平台应用模式研究

郝永仙

摘 要：随着网络信息技术的不断发展，传统媒体的生存逐渐被压缩，新媒体的不断出现和应用，给社会发展带来的新鲜的活力。微信公众平台应用于档案管理中，是当前大环境下档案管理工作效率提升的必然要求，档案管理部门应当充分发挥出微信公众平台在档案服务工作中的优势。本文中，笔者首先分析了公众微信平台在档案信息服务中的可行性，然后分析了档案公众微信平台应用中存在的问题，最后详细探讨了档案公众微信平台的可行性发展思路，希望能够为今后相关内容的研究提供一定的参考依据。

关键词：档案服务；公众微信平台；应用模式

公众微信平台是腾讯公司在微信的基础上新增加的功能模块。公众微信平台中，无论是组织，还是企业，抑或是个人，都可以通过合理的程序建立一个微信公众号，利用该微信公众号，可以实现群发文字、图片、语音和视频消息的目的。 鉴于传统档案管理模式中，存在档案信息服务质量不高的情况，公众微信平台的应用，使得高质量的档案信息服务成为了可能，传播优秀档案文化的同时，还改善了档案管理的工作模式，给用户提供高质量的档案信息服务，提升用户的满意度。

一、档案公众微信平台应用的可行性

1.智能手机的出现和普及

近些年来，中国智能手机呈现出飞速发展的趋势，智能手机用户逐年上升，微信是依托智能手机及3G网络的发展而产生的，智能手机的普及对微信的发展具有极其重要的意义。随着智能手机网民数量的不断上升，微信用户数量必将呈现翻倍式增长。

2.微信所依托的企业平台强大

微信所属的公司腾讯是中国最大的互联网公司之一，也是中国用户最多、最广的互联网企业之一，超强的综合实力使得微信的发展有了强大企业平台依托，公众微信平台的应用变得更加就有保障性和可行性。

3.公众微信平台的多功能化

2013年8月15日，公众微信平台进行升级，公众微信平台此后分为两种类型，一种是订阅号类型，另一种是服务号类型。服务号可以为用户提供想要的服务，用户在接受服务号的信息时会有消息提示；订阅号主要是为用户提供信息和咨询，订阅号发送的信息将会显示在订阅号的文件夹中。

二、档案公众微信平台应用中存在的问题

1.平台的设计理念不足

公众微信平台设计中，Logo的设计是平台设计理念的基本要素。Logo的设计若是大气、富有内涵，则档案部门在用户严重的形象将会变得更佳，也就是说档案部门在公众微信平台上的Logo直接影响着用户对品牌的认知和关注度。现阶段，学校档案部门公众微信平台的Logo设计中并不规范，没有起到吸引用户关注的效果，甚至还有些Logo标识还影响了档案部门的公众形象，给用户一种不重视档案管理和服务工作的感觉，忽視了新媒体的传播作用和影响力。另外，有的学校档案公众平台的设计没有充分考虑到用于的需求，缺乏系统菜单的设置，用户无法通过公众微信平台公众号查询到现象的信息，长此以往用户慢慢流逝，公众微信号平台存在意义随之丢失。

2.信息推送规范性不足

档案公众微信平台应用过程中，其最大的功能之一便是向用户推送信息内容，信息内容可以是文字消息，也可以是图片信息，还可以是语音、视频内容等，这些推送来的信息内容达到用户手中，极大地丰富了用户的阅读体验。但是，综合当前档案公众微信平台推送的信息内容来看，其中的很多内容多为转发，题目繁多，缺乏系统规划，在选题和内容的编排上毫无章法可言。同时，档案公众微信平台应当给对档案管理部门负责，推送的信息内容应当是关于档案信息方面的内容，而部分档案管理部门将一些无关档案管理工作和服务的内容推送给用户，如干部捐款、群众路线教育等，浪费了大量资源的同时，还容易引起用户的反感，并没有起到实质性的效果。

3.服务意识的体现不足

档案公众微信平台的建立，其实质是为了提升档案管理部门的管理和服务能力，拓展档案公共服务的领域。然而，纵观当前各大学校档案公众平台应用的具体情况来看，平台与平台之间存在很大的差异性，服务理念和服务质量有着极大的差距，依然存在很多公众微信平台消息回复不及时的下现象。这种现象的存在，严重违背了档案管理部门建立公众微信平台的初衷，不仅无法拓档案管理部门的服务领域，还在一定程上降低了档案信息服务的质量。在当前的新媒体不断发展的形势下，档案公众微信平台服务意识的缺失是一种可怕的现象。所以，对于档案管理部门而言，应当不断完善公众微信运营的方式，让公众微信平台能够更好地适应档案管理部门自身的发展。

三、档案公众微信平台的可行性发展策略

鉴于档案公众微信平台应用过程中存在上述问题，这些问题的存在阻碍了学校档案管理部门服务水平的提升，需要在今后的应用过程中加以解决。接下来，笔者在参考相关文献资料的基础上，结合自身的工作时间，就档案公众微信平台的可行性发展策略进行探究。

1.建立在线咨询的模式

学校档案管理部门开通微信服务之后，可以向广大用户公布微信号、微信昵称或者公众号的微信二维码，让用户在微信搜索栏中能够搜索到档案管理部门部门的微信账号，然后进行添加操作。档案管理部门在收到用户的添加请求之后，可以在本部门的档案信息数据库中进行检索，将用户想要的信息以微信消息的形式反馈的用户。为了使得服务更加深入人心，学校档案管理部门还以在微信消息发送的形式上下功夫，除了习以为常的文字消息之外，还可以将消息的发送形式变得更加形象、生动，如语音消息、视频消息、图文混合消息等，通过上述丰富的内容发送形式，让用户可以全方位地了解档案原件信息。当然，学校档案管理部门还以对用户的资讯问题进行频率统计，然后根据统计获取到的数据信息，筛选问题频率最高的前十个问题建立对应的解答信息数据库，用户今后再提问这些问题时，档案管理部门可以通过微信自动回复，提供全天候的信息服务。

2.向公众传播档案文化

微信传播信息的形式丰富多样，通过公众微信平台进行档案文化信息的传播，可以体现出明显的优势，精确传达想要的信息。利用公众微信平台传播档案文化信息的时候，主要可以从两方面体现出来。第一，将文字信息和图片信息有效地结合在一起，向用户传播档案知识内容，同时还可以传统档案技术常识、档案界的学术研究成果等。第二，充分发挥出中文字、图片、语音、视频的优势特点，将其有效地结合起来，全方位地向用户展示档案资料信息。例如，以图片的形式一些老档案，吸引用户的阅读兴趣。又比如，还可以通过视频的形式向用户展示服务功能。用户通过对文字、图片、语音、视频信息的吸收，在无形中提升了档案管理和保护的意识。

3.完善档案信息资源共享机制

微信开展活动的形式比较多，微信群聊便是其中之一。微信群类似与QQ群，在微信群中用户可以表达自己的意见和建议，发表自己对学校档案管理工作的看法。对于学校档案管理部门而言，通过微信群可以增强用户之间的交流、互动，同时还可以为具有相同需求的用户建立讨论组进行探讨。学校档案管理部门应当充分发挥出公众微信号的应用优势，督促广大用户积极分享推送的信息内容，在不断的分享过程中，越来越多的人知道相关的档案文化知识内容，逐渐成为潜在的档案信息接受者。此外，学校档案管理部门还以建立“档案征集”的主题模块，开发民间档案信息资源，不断充实档案信息数据库。

4.加强对现有服务模式的改善

当前，学校檔案管理部门在为用户提供服务的过程中，往往表现得非常被动，并且服务的内容和模式比较单一，通常是用户有需求之后才“动手”。利用公众微信平台，将最大化地改善这一现象，将原本被动式的服务变得主动、生动和及时。主动式的服务要求学校档案管理部门主动向用户发送问候、公告和资讯等，改变用户对档案管理部门的看法。生动式的服务要做到文字、图片、语音、视频的合理搭配、合理利用，最大限度地吸引用户的眼球。即时性服务体现出信息传播的及时性，让用户第一时间接收到最新消息。

四、结语

总而言之，档案公众微信平台的应用，改善了传统的档案工作管理模式，极大地提升了档案管理部门的服务质量，促进了学校档案管理部门工作的顺利开展。随着信息化时代的到来，人们对信息的需求量不断增加，传统的档案管理模式已经满足不了用户的对档案信息资源的实际需求，档案管理部门应当建立起公众微信平台，从建立在线咨询的模式、向公众传播档案文化、完善档案信息资源共享机制以及加强对现有服务模式的改善等方面出发，提升档案管理部门的水平。

参考文献：

[1]张倩男. 微信在档案信息服务中的应用研究[D].广西民族大学，2014.

[2]刘福利. 开发利用的新平台：微信档案信息资源[J]. 北京档案，2014，09：18-20.

[3]胡康林，胡星. 基于微信公众平台的档案信息服务研究进展[J]. 档案管理，2015，06：34-36.

[4]宁建红. 基于微信公众平台的O2O模式应用程序研究[J]. 上海电机学院学报，2014，06：352-356+361.