基于语料库的外贸英语信函中程式化信息研究

莫丽娅

(西安翻译学院 英文学院，西安 710105)

基于语料库的外贸英语信函中程式化信息研究

莫丽娅

(西安翻译学院 英文学院，西安 710105)

语用学是语言学分支中以语言意义为研究对象的领域。本研究以语用学理论为依据，以外贸业务流程中的信函为语料，对所选的10封外贸英语信函中的信息分布进行描述，分析外贸英语信函中信息的分布特征、程式化信息的不同表达方式及其存在的根据，以期为商务信函的写作、跨文化交际研究提供一个不同的视角。

语篇；程式化信息；外贸；信函

一、引言

伴随着世界经济一体化进程，互联网技术的普及提高，以及中国对外开放的深入，中国企业参与国际贸易越来越频繁，做国际贸易生意会越来越多，并将成为常态化。在这种大趋势下，学会掌握外贸英语信函的写作和程式化信息的传递，就变得极为迫切和需要。外贸英语信函又称商务书信，是外贸业务中传递信息、磋商交易条件的主要途径和工具，具体表现在可用于建立业务关系、索要产品信息、向客户报盘、解决业务洽谈中出现的种种问题以及保持企业之间良好的公共关系。

当今时代电子邮件是使用最广泛、最快捷的信息传递手段，电子邮件本身就是一份“信函”，只不过它是“电子版”的、而非纸质版的，同时它还可以以附件的方式传送信函，因此二者之间在内容、礼仪、跨文化沟通、表达方式、语言规范等方面并无任何不同，不能因传送方式的改变而降低其要求。会撰写正式信函者，当然也能轻而易举地用电子邮件的形式表达同样的内容。正因为如此，不少英语国家的专家认为，从昔日的电报、电传到今天的电子邮件，只是一种交易磋商信息传输手段的进步，传统信函写作的重要性依然不变。

从功能角度来看，外贸信函特有的文体功能包括信息功能、交际功能、劝说功能等。信息功能旨在传递信息，有问必答，有求必应。而社交功能和劝说功能有助于建立良好的人际关系，看似冗余，实际上作用不容小觑。在长期的外贸实践中，已经形成了一种独特的语言“客套语”—程式化信息。研究以外贸业务流程中所涉及的信函为研究对象，对信函中的信息分布尤其是程式化信息进行分析，本研究建议在外贸英语函电课程教学中，教师应引导学生根据交际原则把程式化信息合理搭配，培养学生构建有效的商务语篇能力。

二、程式化信息研究简述

早在上个世纪60年代末，Lyons就提出程式化序列是一个整体，应用于特定场合的言语表达。Coulmas则认为程序套话是一种由标准化的情景环境出发或要求而产生的语言表达。程式化语言研究领域的泰斗级人物Wray所给出的定义是：程式化语言是由连续或非连续的单词或其他成分组成的预制性的多词组和，以整体形式在记忆中存储，在提取时不必经过语法的分析而生成。

国内也有学者对程式化信息进行研究，1996年广东外语外贸大学的程岸认为程式化信息与实义信息相辅相成，灵活使用程式化信息使外贸信函表达更得体、内容更完整、语篇更连贯。2004年广东外语外贸大学的刘件福提出程式化信息以词、短语或句子出现，是写信人用来表达自己对实义信息(传递事件或信息)的主观态度的各种语言手段。这些定义尽管所用术语不同，但指的都是相同的语言现象，在本文，我们统一用程式化信息来表达这一语言现象。

三、研究理论框架及其相关术语

外贸英语信函本质上是一种言语行为，属于使用书面语言来传递信息的语用学范畴。言语行为理论属于语言哲学的一个重要理论，根据这一理论，我们每说一句话包含了以下三种基本的言语行为，这对我们了解信息的传递与接收、交际效果的成功与否是很有启发的：

言内行为：即说了什么，说出的话语有确定的命题意义；

言外行为：说的意图是什么，说的话在交际语境中获得理解，引起反应；

言后行为：为特定意图说特定的话语，在听者的感情、思想或行动上产生一定的效果。

以贸易准备中的建立业务关系的信函为例，初次建交的开头通常为“我公司从……得到贵公司的名称和地址……”,交代信息来源，如果依言内行为来看，信函中应开门见山表达建立业务关系的意愿，但通过引言中的程式化信息，实现了言后行为，作者和读者的交际沟通便有了连贯性，能帮助读者更快获取函电信息，同时也拉近作者与读者双方的心理距离，促进沟通，这样的程式化信息可以整体储存在记忆中，在运用时不必经过语法的分析而生成。

除此之外，根据Grice提出的会话含义理论，会话含义是指那些遵守或违反合作原则下的“四准则”而推导出来的特殊会话含义。其中包括“量的准则”，即说话人传递的信息量要充足，也不要过多。但违反数量准则以产生会话含义的情况是最常见的。Leech(1983)提出了礼貌原则，对合作原则进行了进一步的补充。为了维护对方的“面子”，含蓄间接地表达其真实的想法，而让听者理解他的“言外之意”，把不礼貌的程度减弱到最低限度。外贸英语信函中也广泛采用这种有效的实现委婉的交流方式。外贸信函中除了向客户传达好消息或中性的消息，如建立业务关系信函、买方向卖方下订单或卖方确认订单，也有可能传达负面消息，如还盘函、拒绝订单信函、催促装运、索赔函或理赔函等。

以解决争议环节的索赔函为例，信函开头通常为“很遗憾得知……(不好的消息)。”这类程式化信息，起着缓冲或润滑剂的作用，减轻了不愉快消息带来的压力和打击。虽然责任方不在卖方，信函的开头依然是致歉的表达，并没有开门见山直奔主题，建议买方找其他人索赔。处理外贸中的争议，一般都有缓和语气的句子，避免让收信人有雪上加霜的感觉，即便不是自己的责任，也会做出如下的承诺，“若是我方责任，我们理应同意贵方所提的建议”，这样不仅可以减轻对方的焦虑，也让收信人觉得合作方很有责任感。写信人在陈述拒绝理赔的原因，出具相关的单据或官方的证明书，使回复有理有据。

四、外贸英语信函中信息分布特征分析

外贸英语信函是一种典型的商务语篇，是公司与目标用户的书面沟通，从而构建公司形象，其语言表达是否恰当，直接与公司的经济效益密切相关。本研究的语料选自公开出版的有代表性的10封外贸英语信函为语料来分析信息分布特征。

外贸英语信函外贸英语信函单词数实义信息频数及比例程式化信息频数及比例贸易的准备建交函9368(73.12%)25(26.88%)业务磋商询盘函13283(62.88%)49(37.12%)报盘函9448(51.06%)46(48.94%)还盘函132102(77.27%)30(22.73%)接受函9868(69.39%)30(30.61%)合同的履行支付函5828(48.28%)30(51.72%)装运函8165(80.25%)16(19.75%)保险函10479(75.96%)25(24.04%)解决争议索赔函140110(78.57%)30(21.43%)理赔函11772(61.54%)45(38.46%)

统计分析发现，外贸英语信函通常篇幅较短，言简意赅，所传递事件或信息的实义信息占据主要的篇幅，但程式化信息的比例也值得我们关注，尤其在询盘函、报盘函、支付函和理赔函中。询盘和报盘是业务磋商环节中买方与卖方针对价格的博弈阶段，信函中会有大量表示劝说或交际功能的语句。理赔函是解决争议阶段的信函，属于负面消息的传递，为了缓解收信人的压力，会有很多如道歉、承诺或希望的程式化语句。

五、外贸英语信函中程式化信息的传递方式

外贸英语信函写作中，信函撰写者向国际客商传递信息的同时，还通过不同的手段来表达写信人对信中所传递信息的态度，程式化信息的实现手段主要通过语气、情态和语体三方面来体现，体现书面交际中的商务礼仪和商业文化。

语气是推动话语发展的语义结构，英语中的语气意义常由疑问句、陈述句、祈使句和感叹句这四种句型体现出来。外贸英语信函中常用前三种句式来传达程式化信息。如询盘函中“我们从……得知……”，用陈述句提供信息来源的程式化信息。买方会用疑问句询问“能否就以下问题给予答复？”是表达希望索取商品信息的程式化信息，报盘函中包含陈述句如“感谢昨天传真发来的……”和祈使句“请随时联系我们”为表达情感状态的程式化信息。以上的程式化信息位置很灵活，与提供商品信息的实义信息交替出现，其功能都是使信函构成一个连贯的语篇，让收信人迅速进入理解状态。

了解感情色彩的表达手段，也是信函写作者要关注的。语言学上将表达情感的语义范畴称为“情态”，情态意义主要通过具有情态语义特征的情态词表达出来，体现写信人的主观情感或态度。在外贸英语信函中，情态在传递语篇程式化信息方面，表现也很突出。如询盘函中通常用情态动词礼貌地表达“愿望”，“意愿”。如果我们删掉这些情态动词，表达就会显得生硬、突兀，甚至没有礼貌。顾客喜欢与热情、友好、可爱的人打交道，自然而友好的写信风格，可以促使撰写者与读者产生“情绪感应”，彼此影响，促进沟通。

语体对程式化信息的传递主要表现在词汇、句法和语篇模式上。在词汇的选择上，信函的开头称呼语和结尾的表达多用套语，主要取决于写信人和收信人的熟悉程度。在句法层面，也有很多程式化信息，如报盘函中“该报盘到......为有效。”来表达实盘的有效期。还盘函中“贵公司的报价太高了。”来表达对方报价太高。在语篇模式上，外贸英语信函有固定的“三明治式”的写作模式：引言-正文-结束语，如果缺少任意一部分，都难以达到交际的目的。

六、外贸英语信函的写作规律与技巧

国际贸易场上，商业文书被广泛应用，而在商业文书中，数目最多的也是信件和便函。作为一名经理或从事国际贸易的人员，应当具备信函写作的一般知识，掌握写作规律与技巧，努力写好各种信函。写作如同音乐和绘画，有其特别的形式和规律。哈佛商学院总结出商务信函等书面语写作的三条规律：即交际沟通对象的内化规律；交际沟通信息的呈现规律；交际沟通身份的介入规律。

交际沟通对象的内化规律：写作的读者即为交际沟通对象。交际沟通对象对写作有着制约作用。这样，作者在写作中就要尽量考虑到读者的特点，自觉地根据其特点进行写作，以使自己的书信能为交际沟通对象所接受，从而达到最佳的交际沟通效果。由于作者在写作过程中考虑到交际沟通的对象，这样，交际沟通对象就象征性地进入了写作过程，并随写作的进程在书信中留下其影响，从而变成写作过程的内在因素，这种从写作过程的外在因素变成内在因素的规律，就是交际沟通对象的内化规律。

交际沟通信息的呈现规律：写作的内容即为交际沟通信息。信息必须通过一定的形式呈现出来，才能为交际沟通对象所接收并接受。交际沟通信息呈现过程特有的规律，就在于写作形式的选择和创造，其形式的选择要有利于交际沟通。交际沟通信息的呈现就是采取积极手段，通过影响的强度，控制沟通对象对信息的接收、接受。作者常用的积极手段有：适度的强调、合理的回避，必要的抑扬，以及利害陈述效应陈述等等。

交际沟通身份的介入规律：在写作中，作者具有双重身份，即作者的身份和交际沟通的身份。作者自身的知识、素养、写作能力影响着写作过程，并能体现于作品之中，书信的风格也鲜明地体现着作者的个性。但是，作者在写作过程中，不但要突出地表现自己的交际沟通身份，而且要积极地推销作者交际沟通的形象，这种表现和推销就是作者交际沟通身份的介入。身份的介入在于推销自己的交际形象，加强自己在交际沟通关系中的地位，从而更好实现自己的交际沟通目的。

上述写作过程的三条规律，对于理解外贸英语信函中程式化信息传递实质，都是大有帮助的。外贸英语信函的写作除了规律，也有技巧。商业信函的写作，应注意句读分明，简洁通顺，要把信函的主旨放在前面来说，更早地引起对方的注意。在写信函之前，应将所要传达的事情要点列出来，并进行整理编排，以达到条分缕析。信函写好后，还要认真修改，看主题是否鲜明、集中；看材料能否为表现主题、突出主题服务；看材料的组合是否达到了最佳的程度；看结构是否严谨；看手法是否为突出主旨服务；看语言是否准确；看标点使用是否正确妥当。学会掌握了这些技巧，才有可能写出好的信函，在交际沟通中收到好的实效。

七、结语

外贸英语信函是按照国际惯例、以英语书面形式参与国际贸易业务磋商及操作的沟通手段，同时为贸易双方的交易起到了“书证”的作用，因此在国际贸易的实际运作中处于不可或缺的地位。

外贸英语信函的写作实际上是交际参与者构建的书面交际行为，是写信人建构以读者为主体的人际意义过程。了解外贸英语信函中的程式化信息有助于准确、得体地理解或传达信息，建立一种良好的人际关系。在教学中应坚持以英语语言教学“交际法”的理论为指导，重点突出学生在国际贸易语境中英语语言应用能力的训练，帮助学生掌握规范的、符合现代英语习惯的表达方式，并能将之准确地应用到货物进出口贸易的各个环节。有意识地引导学生根据交际原则把程式化信息合理搭配，增强学生在书面交际活动中的人文意识，从而培养学生的外贸信函的特殊语篇能力。

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责任编辑：陈君丹

A Corpus-based Study on the Formulaic Information in the Business English Correspondence

MO Li-ya

(School of English Language and literature, Xi’an Fanyi University, Xi’an 710105, China)

Pragmatics, a sub-field of linguistics, studies the ways in which context contributes to meaning. Based on the theory of pragmatics, the study explores the distribution of information, the presentation of formulaic information, and the motivation of the expressions in 10 business letters. The research findings indicate that a corpus-based study on the formulaic information provides a new perspective for business letter writing and cross-cultural communication.

discourse； formulaic information； foreign trade； letter

2017-04-12

陕西省教育厅人文社科类专项科研项目(15JK2039)

莫丽娅(1981-)，女，湖北松滋人，讲师，硕士，研究方向为商务英语。

H315.9

A

1674-344X(2017)5-0005-04