文书档案管理中存在的问题及对策研究

杜跃光

摘 要：档案是企业内部活动所产生的一种资料记录，档案以一种文件的形式在企业内部流转，对档案资料进行科学的管理是企业长远发展的基本保障。文书档案整理工作质量是企业内部管理能力的最好体现，因此应该受到高层领导的重视。文书档案管理工作有着复杂性的特点，管理工作中还存在的很多的问题，本文将对这些问题进行深入分析，并找到相应的解决策略，希望能够为企业的现代化发展提供助力。

关键词：文书档案 管理工作 问题 对策 分析

引言

文书档案客观的记录了企业的行政、财务、人事活动，是企业成长轨迹最好的表达形式之一，档案中富有企业发展的财富与内涵，包含的信息资源是推动企业规范化、长远化发展的根本动力。在社会经济不断进步和科技不断发展的背景下，提高文书档案管理工作质量和效率，构建文书档案信息化管理模式，提升企业的综合实力，更好的体现文书档案管理的现实价值。

一、文书档案管理内涵

（一）文书档案的概念

在行政机关、企业单位、其他社会组织的日常活动中，一切文书、文件形式的资料信息都被称之为档案。对文书档案进行管理是企业单位内部工作的主要内容，文书档案整理、归纳、总结、存档都是管理工作的重要内容，将档案按照一定的原则进行分类，能够为其他部门工作的顺利开展提供依据。

（二）文书档案管理特征

1.文书档案管理工作具有复杂多样性特点。这种特点主要表现为：各种类型的档案信息记录都属于文书档案管理工作重点内容。将事件发生对象、发生原因、发生过程、产生结果，以书面文字的形式记录下来，产生文档形式的档案，就是文书档案管理工作的对象，通过载体记录信息，是档案管理的重要手段之一，纸张和实物分类整理，存放在档案室中，是档案整理、归档工作的主要内容[1]。企业或单位日常运营中会产生很多的资料与信息，这种资料种类繁多，因此管理起来也十分复杂。文书档案管理工作需要由专人负责，工作人员要具备较强的责任意识和热情的工作态度，才能够对复杂多样性特点的文书档案进行管理。

2.档案管理工作的主要依据是文书。文件资料的采集要经过一个漫长的过程，文件的记录、流转、整理、分类、归档都是以文书形式进行的，文书内容形成的过程就是档案形成的过程。对文书内容进行整理可以为档案整理工作的顺利开展提供基本条件，所以，文书管理工作效率会直接影响到档案管理工作质量。文书档案管理工作的另一个特点是规范性较强，档案资料是企业内部核心内容，任何形式的丢失或者泄露都会给企业造成严重的损失，保密是档案管理工作的原则要求。进行文书档案规范化、制度化管理，能够使企业运营更加稳定，很大程度上推动企业的长远发展。

3.文书档案内容和载体丰富多样。文书档案是一个企业或单位组织的根源，文书资料会涉及多个方面的内容，其中包括：人事、业务、财务等，对丰富多样的载体内容进行科学管理，对企业日常的运营管理来说十分必要。信息时代已经来临，科学技术的发展为企业提供了更加先进的办公软件，文书档案管理工作也逐渐走上了多样化的发展道路，常见办公自动化软件如Word，Excel，Powerpoint等，office软件的应用为文书档案管理工作创造了新的发展形势。

二、文书档案管理工作中存在的问题

（一）文书整理工作与档案管理工作无法协调

文书整理工作为档案管理工作开展的前提条件，因此两者有着密不可分的关系。文书资料的整理和档案归纳工作在本质上有一定的差别，现代企业的发展需要将两者进行协调，一体化进步是管理工作的核心[2]。所以，对文书工作和档案工作实行统一的规范化管理，构建一体式管理模式，是最科学也是最有效的文书档案管理手段。然后在实际的工作中，管理部门却没有了解到文书工作和档案工作之间存在的联系，出现了分离式管理现象，使文书档案管理工作缺乏科学性、合理性。这种现象存在的原因可以从两个方面进行分析，首先：管理人员的管理意识不高，对文书档案缺少专业认识，他们没有从事过类似的工作，因此专业水平和专业能力较低，无法协调文书工作和档案工作，降低了文书档案管理工作质量。

（二）管理工作人员的综合素质有待提高

部分企业的文书档案管理人员缺乏专业能力，没有接受过专业知识技能的训练，对于档案分类、整理、归档工作认识不到位，个人能力与综合素质较低；一些企业对于文书档案管理工作不够重视，因此在选择管理人员的时候，职业要求较低，很多没有经验、没有学历的人员都可以进行工作的应聘，导致管理队伍的整体素质较低，工作人员的管理手段与方式十分落后，是文书档案管理工作与时代脱轨。还有一些单位存在着管理人员身兼数职的现象，例如文秘，他们不仅要对办公室的来往文件进行收发，还需要负责外宣工作，投入档案管理工作的精力较少，对自身的管理范围不够明确，使文书档案管理工作缺乏专业水准。在这个信息时代中，如果工作人员没有信息化管理能力，无法掌握计算机技术，业务能力不高，那么就会给企业的稳定企业造成不良影响。

（三）缺乏高层领导人员重视

很多企业和单位的高层领导人员对文书档案管理不够重视，这一问题思想的存在限制了企业内部其他工作的开展，同时也使规范化档案管理制度无法创建。没有规范化管理制度的支持，科学的文书档案管理工作很难在企业内部开展起来，文书工作和档案工作的有效衔接受到了制约，从而严重影响档案管理质量的提升。

三、文书档案管理策略分析

（一）规范化管理

首先，需要全面的协调文书工作和档案工作，处理好两者的关系，为文书档案管理提供基础保障[3]。文书管理水平和档案管理水平的提高，需要工作人员重新组建管理模式，更新管理思想与观念，将日常的文书工作处理到位，创建与实行一体化管理体系，严格的执行档案规范化管理制度，对文件资料质量进行把关，保证文件格式标准，文件内容详尽，做好基本工作能够为档案的后期整理节省时间，提高整理工作效率。其次，文书管理人员需要明确的认识到文書档案管理工作的重要性，提高管理工作认识，强化自身管理意识和专业能力，对新出现的文本资料、文书信息以固定的形式进行整理、分类，将档案及时归档，突出档案管理工作的时效性；在文本资料信息整理过程中，一但发现信息缺失问题应该及时联系资料来源部门，和各个部门进行工作的沟通与交流，保证文档资料的准确性和完整性，为档案分类工作提供理论依据；文档分类整理是档案管理工作的本质要求，会使档案资料查找更加便捷。文书档案管理人员应该有较强的管理意识，将文书整理工作和档案归档工作做到无缝衔接，才能够从根本上提升档案管理效率，进而实现档案管理规范化发展[4]。

（二）制度化管理

首先，全面的开展文书档案检查工作，对现有的文书档案、财务档案、人事档案等卷宗进行过滤与筛查，过期或者无效的档案应该予以销毁，避免档案录入时出现错误，在档案查询时出现资料不对应的问题，筛查与过滤是档案管理工作的有效手段，能够提升档案管理效率；其次，对一些内容较多、编号较混乱档案进行重新分类与整理，能够保证档案管理质量。在文书档案重新归纳整理的过程中，工作人员应该严格的执行档案管理制度，遵守档案整理原则与要求，利用规范化的专业技能将文件资料进行重新的编号与组合，避免无编号、无内容、无目录问题的出现，努力的实现文书档案规范化管理，提高档案管理准确率和时效性，是促进现代化文书档案管理工作全面发展的重要条件。

（三）提高管理人员综合素质与能力

文书档案工作人员素质水平与专业能力是管理工作顺利开展的关键，也能够直接影响到企业内部运营质量[5]。所以，企业高层领导需要对文书档案管理工作予以高度的重视，在管理队伍组建的时候应该选拔一批高素质人才，并且坚持能力到位、技术过关的原则，工作人员上岗之初要进行专业培训，全方位提升文书档案管理队伍的综合素质与专业能力，保证工作人员的管理观念和思想始终走在时代的前沿，调动工作人员积极性和自动性，普及信息技术知识，打造全能型管理专业人才，使文书档案管理工作能够得到创新发展，从而真正的发挥出根基作用。

结束语

综上所述，文书档案管理是企业、单位、社会组织稳定长远发展的根基，对档案进行科学有效的管理是各项工作得以顺利开闸的重要依据。结合时代的需求培养全能复合型管理人才，为文书档案规范化、制度化管理提供基础保障，严格的按照管理流程开展工作，不断的提高文书档案管理质量与效率，从而为现代企业与单位建设目标的实现提供最有效的助力。

参考文獻

[1]何慧.探讨文书档案管理中存在的问题及对策研究[J].科技致富向导，2017（10）：152-153.

[2]高兰兰，顾海兵.基于文书档案管理中存在的问题及对策研究[J].科技创新导报，2016（60）：488-488.

[3]李红辉，王柳新，宋霞等.当前文书档案管理中存在的问题及对策研究[J]. 办公室业务，2016（18）：71-73.

[4]范爱玲.文书档案管理中存在的问题与对策之我见[J]. 东方企业文化，2014（01）：47-48.

[5]谭星辉，黄杰.浅析文书档案管理中存在的问题及对策[J].企业文化旬刊，2015（35）185-185.