浅析如何管理房产档案

郝玲

摘要：房产档案管理是房产管理的基础和核心。随着我国科学技术的不断发展，房地产业的不断发展，房产档案的存储数量也在不断增加，房产档案的利用率和存储量也在大幅提高，以前的通过人工处理为主要方法的进行房屋档案查询的方式渐渐地出现时间和空间利用效果差的问题。同时也有很多弊病：在人工管理时出现错误、工作效率低、错误量大、信息共享困难等。庞大的档案库和旧的管理模式已不能适应当前档案管理工作发展的需要，所以更好地管理房产档案应该建立完善的房产档案数字化管理规范。

关键词：管理；房产；档案

房产档案数字化给工作带来的方便、快捷显而易见，为了方便检索，提高馆藏的利用率。应该采取以下措施：

第一，档案馆应该投入人力、物力、财力，努力加强档案数字化建设，房产局应将计算机技术运用到档案管理之中，使其能基本完成产权登记、抵押查封登记、档案查询与缮证工作。第二，可以通过与电脑公司合作，开发一个包括房产档案管理在内的产权产籍管理信息系统。在运行中不断地进行修改完善，使其能够容纳包括产权档案接受、抵押档案接受、档案整理、档案入库及统计报表等工作流程。第三，为了适用这个管理信息系统，要对档案管理人员进行业务培训，培训内容包括库房纸质档案的整合和规范，制定完善和科学的档案入库、保管方法和制度，使管理规范化和条理化。第四，从建立集成信息管理系统入手，实行联网办公。从登记、收件、审批、缮证、归档，建立一套符合房屋产权管理规律和房产发展现状的计算机网络业务管理系统，以实现房屋产权管理工作计算机网络化、程序化和信息化。第五，进行GIS系统建设，而GIS的建设必须以房产档案数字化为基础。只有保证房产档案数字化才能保障GIS系统建设的顺利开展。档案数据的导入保证了GIS系统的正常运转，也为房产档案数字化创造了条件。第六，把档案分类别归类。将需要进入数据导入的档案量分为三大部分：第一部分：已有馆藏产权档案。第二部分：房产抵押、担保、司法查封档案。第三部分：当前日常业务所产生的新档案。

建立房产档案数字化应用应注意以下几个问题房产档案数字化是一项系统的管理工程，必须提高管理认识，合理规范规划、创造有利条件、分步实施。我认为当前应该注意以下几个方面：

（一）加强基础工作

档案数字化是一个庞大的系统工程。首先，要做好馆藏情况的摸底调查，对存量房产档案进行清理、检查和鉴定，确保房产档案资料的真实、完整。其次，要确保档案内容的精要，通过对档案鉴定来减轻档案载重。其三，要确保档案资料字迹清楚，排序符合规定。数字化后还应对数据质量、图像质量进行检查，保证准确无误。

（二）建立统一标准

房地产管理部门应结合行业特点制定出一整套完善的业务规范、行业法规、技术监督标准和管理规范规则，形成包括管理、业务、技术三个层面的房产数字标准规范管理体系，使数字化档案建设从最初就在法制化的道路上运行。国家档案局已就电子文件档案制定了标准，建立制订出一个统一的档案数字化标准十分重要，目前，我国电子文件管理已得到规范。

（三）保存双套档案

在相当长的一段时间内，房产档案保存应采取双套制，即在保存电子档案的同时也保存相对应的纸质档案，以确保档案信息内容的安全、完整、真实、可靠。房产档案数字化是档案工作中的一项新内容，数字档案的凭证性问题，数字化档案信息访问形式与安全控制问题，有许多难题需要逐步解决，如数字化档案信息压缩及存储的技术问题、信息的长期存取问题、标准化问题、法律法规方面的问题等等。

（四）培养人才队伍

培养的人才队伍包括：信息技术与计算机系统和网络设计与开发人才；档案信息分析、研究与咨询人才；数字档案系统运营与服务的管理人才以及房地产管理人才等。数字化房产档案管理是一项跨学科、专业性、技术性较强的工作。数字化房产档案管理人才应具备较全面的知识结构以及敏锐的信息意识、良好的信息道德、较强的信息能力，以适应数字档案建设和正常运行的需要。从长远来看，只懂得计算机技术和纸质等载体档案管理知识的人无法胜任此项工作。因此，建设一支以管理型人才为基础，以复合型人才为重点的人才队伍，是建立档案数字化至关重要的关键，如档案收集、处理与数据库加工人才。房产档案数字化的实施，为档案部门科学管理档案，对社会提供快捷、优质的档案信息服务有非常重要的促进作用。因此，房产档案部门应该抓住机遇，积极探索和努力实践，不断引进先进技术、整合机构、规范管理制度，全面完善房产档案数字化管理进程。

作为一个档案管理员，如何从自身更好地管理档案，我认为应从以下几个角度更好地工作，贡献自己的力量。

1.提高自身的专业素质

数字化房产档案管理是一项跨学科、专业性、技术性较强的工作。从长远来看，只懂得计算机技术和纸质等载体档案管理知识的人无法胜任此项工作。因此，要使自己成为一名复合型人才，因为数字化房产档案管理人才应具备较全面的知识结构以及敏锐的信息意识、良好的信息道德、较强的信息能力，以适应数字档案建设和正常运行的需要。在今后的工作中我将不断地提升自己，朝着这个方向努力，努力成为一名复合型人才，来适应数字化管理房产档案的需要。

在以后的学习中不断地学习房产档案数字化管理，我要从以下几个方面学习：

第一，实现房产档案馆数字化检索。建立健全数字化房地产档案馆，首先要完善好基础设施建设。一般性查询、检索无论傳统人工服务还是远程计算机服务均可无偿义务提供服务，但在网上深层次的查询或特殊问题的检索、下载、收藏等应为有偿服务。另外，关于档案开放范围和权限的相关问题，要设立相对应的访问权限，对于那些可以对外开放的档案，百姓可在相关网站上进行查询、检索、利用、下载。而只可对单位内部人员开放的档案，只能通过上内部局域网查询利用，不得外用。

第二，建立准确的房地产档案数据系统。利用数据分析程序对房地产市场的发展方向及其现状做出准确判断，由此可以使相关职能部门更准确得利用各种资料，使房产的供求关系基本保持平衡、各种组织结构基本保持合理性不变，力争科学化管理规范，更大程度避免风险。房产档案的信息不仅仅要提供给职能部门进行各方面的调控提供科学的支持，同时也应该为产权人产权交易时提供各种信息资料。由此也就表明必须建立一整套完整的房产档案信息管理系统，以方便管理人员能够从各个方面对房地产产权信息数据进行查找、处理以及分析利用。

参考文献：

[1]浅谈房屋产权档案的公开查询[J]. 李淑珍.城建档案. 2012（11）