交通运输部门档案管理中信息化建设的思考

李学艳

【摘要】本文首先分析论述了关于信息化建设在交通运输部门档案管理中的重要意义，然后重点概括了有关信息化建设的主要内容，并且通过其他领域的档案管理经验，制定出了加快交通运输部门档案管理信息化建设的可行性办法，其中从建立档案网络管理系统和档案的安全管理等方面给出了一定的建议。

【关键词】交通运输部门 档案管理 信息化建设

当前世界网络信息化迅速发展，很多个领域都涉及到档案的管理，同时档案管理也开始朝着信息化的方向发展，而交通运输管理部门也应积极学习档案信息化管理的办法以促进交通运输业的发展。交通档案的真实性和可靠性是档案的两个重要属性，施行档案的信息化建设，可以使这两大属性得到更好的保障，虽然现今交通运输部门档案信息化管理还处于开始阶段，但是通过学习和借鉴外界的经验，同时对适合自身的信息化管理办法进行不断的探索，就可以逐步实现对交通运输部门的档案实现网络信息化管理。

一、实现档案信息化建设的重要意义

档案的信息化管理有别于传统的管理模式，利用信息化管理办法，可以对非常庞大且复杂的档案数据进行有效、可靠的管理，信息化管理模式可以对档案进行快速、准确的分类，在需要查阅档案时可以进行快速、精准查找，不仅提高的工作的效率，同时也降低了工作的错误率。由于信息化管理办法依托于网络技术，除了对档案的保存和操作更加方便之外，还大大降低了运营成本，并且其创造的效益相较于以往传统的档案管理方式也大大提高，交通部门档案管理信息化建设是科技发展的产物，也是现代社会发展的必然趋势，如果现在不重视信息化建设，那么必定会被时代所淘汰，所以进行交通部门档案管理的信息化建设对于交通行业的发展都有巨大的意义。

二、档案信息化建设的主要内容

（一）档案的基础建设

由于档案的信息化建设依托于网络技术，所以要把加快局域网的建设放在首位，这也是所有工作的基础，通过计算机上软件和硬件的开发来实现对档案进行管理的目的，构建完整的网络体系以确保对档案信息的存储和传输。

（二）档案的数字化建设

通过有效的手段将传统的档案信息转变为电子信息，并将档案信息通过分类等方法进行存储，为了以后便于档案的管理和查阅，必须建立完整、准确的档案查找电子目录，这也是数字化建设的必要手段，最终使档案信息实现数字化管理。

（三）档案信息安全保障建设

相对于传统的纸质版档案，数字化档案信息将会面临新的安全威胁，在首要保证档案信息的真实性和可靠性之外，还必须建立网络安全防护墙，避免档案信息遭受到病毒或外来人员的恶意入侵，为做到对档案信息的安全防护，还应该建立一支专业的信息化保障队伍，通过技能培训使工作人员对业务更加熟悉，同时也可以做好对档案信息的安全保障工作。

三、实现档案信息化管理建设的办法

（一）档案管理网站的建设

档案信息的查询必须通过一个可视化窗口，那么就应该建立一个相应的交通档案信息管理网站，不仅可以实现对档案的存储，客户也可以通过网络浏览器对需要的档案信息进行实时的查询，了解到有关交通运输资料的最新信息，客户可根据关键词进行信息的检索来实现对所需信息的快速准确查询，另外在网站上设立专门的人工咨询窗口以便对客户提供问题的解答或者其它的帮助；为保证网站的正常运行，应尽量采用国内外较为先进、成熟的软硬件设备，不仅可以吸引更多的客户加入，也对档案信息化管理的正常运营提供了保障。

（二）档案信息的规范化建设

交通运输部门的档案信息管理也应遵从一定的标准和规范，也可与自身实际情况相结合，建立起适合自己发展的标准规范体系，在之后的发展运营当中不断的查漏补缺，将标准体系不断进行完善；档案内容的格式和存储也应遵从国家的统计标准，另外兼顾档案信息存储的快捷性和高效性，利用开发使用的软硬件实现对档案信息的安全管理；对于已经在网站进行存储的电子信息，为避免遭人修改，可将文件的格式进行相应的设定，从而保证档案信息的真实性，这些存储的电子文件需与纸质文件具有同等的效益。

（三）创新档案管理办法

公路工程作为交通运输部门档案管理资料中的一大方面，而公路工程资料众多，管理较为复杂，为合理安排管理资源，避免出现管理资源浪费的情况，必须采取合理的办法对这种类型的档案资料进行管理，从而促进交通档案管理的全面发展。

（四）档案管理人才资源的培养

在当代信息化发展的潮流下，要主动培养出一批具有高素质的专业技术人才队伍，在拥有先进软硬件的基础上，使这些技术人才能够对这些资源进行充分的利用；档案管理人员要主动去学习先进的技术管理经验和现代化的技术管理手段，要勇于面对工作中出现的一系列问题，并及时通过研究找到解决问题的办法。

四、结论

如今信息化管理方式已被运用到各个行业中，信息化管理在一定程度上提高了管理质量，同时使管理效率大为提升，信息化管理可以保障档案信息的真实性和可靠性，所以交通运输部门也应积极开展岁档案信息化建设的工作，在創建新的档案信息管理方式的同时，不断完善档案管理的要求规范，并积极培养相关技术管理人才，以更高效、安全的方式对交通运输部门的档案信息进行管理，促进交通运输行业的长足进步与发展。

参考文献：

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