如何打破岗位垄断？

我是一家小型工艺设计公司老板，人员规模在60人左右。这几年正值快速扩张时期，急需一个主管专门负责公司内部行政与人事工作。行政部只有一个小姑娘，自从我创业以来，就一直在公司里，大概有六年的时间了。创业前期，她经常因为人事行政工作加班加点，因此我对她非常信任，但其专业能力有较大欠缺，还不足以担当行政人事主管。

最近，我陆续招聘了几个行政人事主管，能力方便我都比较认可，但都是不到俩月就离职了。我和这些离职主管聊过，但感觉他们并没有说出离职的真实原因。后来与一个部门主管吃饭闲聊时，听说正是因行政专员的不支持，导致行政主管无法开展工作而离职。由于我对这个行政人事专员很信任，公司内部已经把她当作老板的“代言人”。例如，新来的行政人事主管说要公司各个部门的员工都提交一份信息表，无人响应。但这位行政专员一说，大家都交上了。

随后，我找这个小姑娘进行了深入沟通，但似乎并不凑效。对于像这样的公司“元老”，我是该辞退还是留用？

—李泽民 海豚会会员

四步搞定棘手元老级员工能力不足难题

在中小企业发展过程中，这是常常会遇到的问题，可按下面四个步骤加以解决：

第一，深入沟通。沟通永远是遇到问题的第一解决方式。在案例中，老板与小姑娘沟通时可能仅仅就行政人事主管的问题进行沟通，没有就她自身将来的发展规划及在公司内部的发展路径进行沟通。在沟通过程中，老板需要真正地了解小姑娘个人的职业规划，并且让其评估一下个人目前能力状况是否能够满足其职业发展规划（行政人事主管），以及是否有解决方法等。

第二，系统培训。经过沟通，如果小姑娘也认可自身能力不能满足将来个人职业规划，可选择对其进行系统知识与技能培训，补其短板。但在培训之前，老板应與之签订相关协议，防止其培训后离开公司，造成不必要的损失。

第三，调配岗位。若经过培训后，行政人事专员的能力依然不能适应公司发展的需要，则进行岗位调配。经双方沟通协商后，可将其调配到个人能力能够胜任的岗位，并使之离开行政人事部门，防止其将来为新任行政人事主管工作开展带来阻力。

第四，劝退离职。经过沟通协商后，若行政人事专员仍然不同意调配岗位，为了公司发展，可以将其劝退。但在劝退过程中，要按照相关法规进行赔偿、补偿等，避免出现法律纠纷问题。

在企业发展过程中，往往会遇到有些元老级的“员工”自身能力不能满足公司发展的需要，在解决这一问题的过程中，把公司的发展始终放在第一位，但对于公司有特殊贡献的创业级员工，要给予特殊照顾，妥善解决好才不至于伤及其他员工。

——袁燕华 清研智库高级研究经理

岗位设计，打破垄断，提高留任成功率

案例所描述的情况是典型的“岗位垄断”现象。所谓岗位垄断，是指一个岗位由一个员工长期从事，该员工掌握着该岗位的全部资源和信息，无论是内部的组织工作还是外部的协调工作都由该员工一个人负责，任何人包括该员工的上级主管都无法在他的工作上插手，就算插手也解决不了问题。案例中的“元老”级别的小姑娘就是这样一个岗位垄断者。

实际上，老板对行政人事专员的信任不是没来由的。一个公司，在从无到有、从小到大的发展过程，除了老板把公司当家之外，排在第二位的人当属行政人事人员。小姑娘作为公司和员工的接口，无论新员工招聘还是老员工离职，都要由行政人事专员经办，如果比较擅长和员工聊天、谈心的话，员工们会把她作为和公司交流的重要途径，而她也成为员工留任的关键要素。

她存在的价值实际上非常大，不仅在员工和公司之间扮演润滑剂的作用，在对于留住人才以及激发员工士气等方面也发挥不可替代的作用。因此，老板根本无需纠结对于行政人事小姑娘是留还是走，而是要解决好管理的问题，也就是所谓的打破“岗位垄断”，下面谈三点解决措施。

1. 做好工作分析，划分行政工作与人事工作的范围和界限

公司的发展阶段决定了行政人事工作要从事务性走向专业化。因此，公司需要认真审视目前所处的发展阶段，明确当前阶段公司业务运作对行政人事工作的要求，对行政人事部的工作职能定位和职责进行细化梳理，形成系统化职责文件，以此作为行政人事工作开展的基础。特别重要的是要把行政工作和人事工作分开，分别定位。

2. 做好岗位设计，明确岗位分工

尽管行政与人事工作进行了专业化分工，但由于公司的规模还处于初级阶段，目前两项工作仍归属同一个部门。因此，在部门工作职能清晰的基础上，对行政人事部的岗位进行重新设计，设一个主管岗位，一个行政专员岗位，一个人事专员岗位。明确各岗位的工作职责与任职资格要求，形成岗位说明书，作为员工管理和招聘的基础。

3. 晋升老员工，招聘新员工

对于“元老”级的行政人事小姑娘，给予晋升机会，晋升为行政人事主管，在工作分工上全面管理部门工作，兼职行政专员岗位，在行政工作方面投入80%的精力，其余20%的时间精力放在人事工作的监管上。

对于新员工的招聘，主要定位是人事专员，主要任职要求是从事人事工作1年以上，参与人事工作的招聘、培训、绩效、薪酬的几个模块，对人事工作有热情等。这样的定位比原来老板的要求低，但有效留任的可能性就大多了。

这样设计的理由有两个方面。首先，从招聘职位来讲比以前低，招聘从主管变为专员，职位在行政人事小姑娘的领导下；其次，专业做了划分，小姑娘负责自己擅长且可快速提升的行政工作，新员工负责人事工作，两个专业互相没有交叉，减少信息不对称，也有利于打破岗位垄断。

通过上述措施，公司可留住以司为家的老员工，优化了公司的管理机制，细化了岗位分工，打破了岗位垄断，对外部专业人员敞开了大门，大大提高外部人才的留任率和专业化工作的效率。

——赵日磊 盛高咨询合伙人